Допустимы ли в первичке арифметические ошибки, опечатки и исправления? Ответ зависит от вида документа и существенности недочета. Некоторые описки могут привести к искажению баланса, другие станут основанием для корректировки налоговых отчислений не в пользу налогоплательщика, а какие-то останутся незамеченными.
Оценка существенности ошибок в первичке
Типы ошибок при оформлении первичной документации:
- применение неутвержденных приказом руководителя предприятия форм первичных бланков;
- отсутствует один или несколько обязательных реквизитов;
- в документе не указаны ответственные лица и нет их подписей;
- присутствуют исправления;
- неразборчиво заполнен бланк;
- вместо ручки для заполнения используется карандаш;
- отсутствуют прочерки в пустых ячейках и колонках.
Внесение исправлений в первичные документы разрешается в отношении ограниченного перечня бланков. Процедура актуальна при существенности допущенной ошибки. Степень значимости оценивается по критериям возможности идентификации всех данных и соответствия требованиям налоговых органов.
Примеры недопустимых ошибок:
- Отсутствует дата составления документации или она написана с опечаткой.
- Допущено использование недостоверной информации в номере ИНН.
- Неправильно указан объем произведенных работ.
- Документ подписан неуполномоченным на это лицом.
- Допустимы ли в первичке арифметические ошибки – неправильное отражение количества товара или его стоимости, суммы рассчитанного налога может привести к появлению налогового спора.
- Несовпадение значения сумм в числовом варианте и в указании его прописью.
Способы исправления ошибок в первичных документах
В каких случаях описки можно оставить без корректировки:
- если допущенная ошибка не мешает идентификации продавца и покупателя;
- если можно без обращения к дополнительным документам определить названия товаров, работ или услуг;
- есть возможность четко выделить имущественные права и их стоимость (письмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется на основании п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Возможно использование таких способов:
- Внесение правильных данных в первоначальный вариант документа. При этом неверное значение перечеркивается одной линией, сверху прописывается новый текст или числовые данные. Важно, чтобы можно было разобрать и прежние цифры со словами, и новые. Рядом с зачеркиванием проставляется надпись «исправлено», которая заверяется подписями ответственных лиц и обязательно указывается дата внесения изменений в документ.
- Оформление корректирующего документа аналогично созданию корректировочного счета-фактуры.
- Метод красного сторно необходим для аннулирования ранее проведенных документов.
Исправления в первичных документах не должны осуществляться при помощи ластика, корректоров, путем подчисток лезвиями. Если необходимо устранить недочет в виде недостающих реквизитов, то разрешается дописать их от руки. Эта норма распространяется и на документы, набранные на компьютере.
В каких первичных документах не допускаются исправления?
Указаниями ЦБ от 11.03.2014 под № 3210-У установлено, что исправлять внесенные данные нельзя в кассовых документах (п. 4.7). К числу таких бланков относятся расходные и приходные ордера. А вот кассовая книга с платежной ведомостью включены в категорию документации, для которой допускаются корректировки. В случае с кассовой книгой порядок внесения изменений такой:
- Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах, оформленных на бумажных носителях, должно сопровождаться указанием даты внесения изменений, подписей с расшифровками лиц, отвечающих за заполнение данного бланка.
- Электронные документы, которые уже были подписаны, нельзя изменять.
Если ошибка была произведена несколько дней назад, а замечена только сейчас, когда она искажает данные и в последующие дни, исправлять надо все листы с неверными сведениями. Если ошибка заключается в пропущенном чистом листе кассовой книги, этот незаполненный бланк перечеркивается и подлежит аннулированию.
В каких первичных документах не допускаются исправления? Кроме кассовых, не разрешается внесение корректировок в платежных бланках (п. 2.4 Положения от 19.06.2012 под № 383-П). Под запретом и исправления в бланках строгой отчетности, которые применяются при осуществлении наличных расчетов.
Если в одном из таких документов при заполнении была допущена ошибочная запись, бухгалтер не может замазывать цифры или надписи корректором, подводить ручкой или перечеркивать отраженные в бланке данные. В этом случае допускается только оформление нового экземпляра ордера или поручения.
