Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении

Когда возникает отпуск авансом?

Согласно ст. 122 ТК право на ежегодный отпуск возникает у физлица спустя полгода после начала деятельности по трудовому договору, а при согласовании с работодателем, – и ранее обозначенного срока. Длительность очередного отдыха не может быть менее 28 календарных дней (ст. 115). В случае расторжения взаимоотношений по инициативе сотрудника компания может удержать при увольнении выданные суммы за отпуск, предоставленный авансом.

Основание – получение сотрудником отпускных за предстоящий календарный год, который отработан не полностью. Право удержания переплат работодателем в целях окончательного расчета с персоналом дается организациям ст. 137 ТК, где перечислены актуальные юридические основания взыскания сумм.

Не разрешается производить удержания по отпускам авансом при увольнении:

1. В связи с отказом сотрудника переводиться на другое место занятости по медицинским причинам или при отсутствии подходящего вида работы на предприятии.
2. По причине ликвидации компании либо индивидуального предпринимателя.
3. В связи с официальным сокращением персонала компании/ИП.
4. По причине смены владельца бизнеса.
5. Вследствие призыва работника на военную или альтернативную гражданскую службу.
6. При восстановлении по решению трудовой инспекции или судебных органов ранее уволенного сотрудника.
7. По причине медицинского несоответствия состояния здоровья выполнению трудовых обязанностей.
8. В связи со смертью ИП.
9. По различным обстоятельствам, признанными Правительством РФ форс-мажорными.

Если хотя бы одно из приведенных оснований имело место, работодатель не вправе производить удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск. Если же прекращение трудовых обязательств происходит по другим причинам, решение о взыскании излишне выданных сумм должно быть принято не позже 1 месяца с момента окончания периода, установленного для возврата задолженности.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении – каким способом?

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, удержание перерасхода выполняется с учетом нормативных требований ст. 138 ТК. Согласно Кодексу, устанавливается ограничение общего размера всех удержаний в 20% при каждой выплате заработка. Если же сумма переплаты по отпускным выплатам превышает указанный предел, сотрудник может в добровольном порядке погасить долг путем возврата наличных денег в кассу организации или через безналичный перевод на банковский счет.

Удержать излишне выплаченные суммы можно на основании приказа руководителя. Как правильно составить такой документ, узнайтек в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно. 

Когда физлицо отказывается возвращать средства, взыскать сумму работодатель может только в судебном порядке. Так как сложившаяся судебная практика по этому вопросу отличается противоречивостью, рекомендуется завершать все расчеты при увольнении сотрудников. Избежать удержаний по отпускам, предоставленным авансом за следующий год, можно с помощью подписания соглашения о прощении задолженности. При этом у работодателя возникает необходимость исключения величины таких расходов из обоснованных – соответствующие разъяснения содержит письмо УФНС по г. Москве № 20-12/061148 от 30.06.08 г. Это ведет к обязательной корректировке налога с прибыли. Пересчитывать страховые взносы не требуется (письмо Минфина № 03-03-05/85 от 23.04.10 г.).

Как выполнить перерасчет излишних отпускных

Для расчета суммы авансовых отпускных необходимо определить число неотработанных дней, уточнить информацию по среднедневному заработку, вычислить величину перерасхода. Количество неотработанных дней рассчитывается по специальной формуле:

Число дней = Продолжительность очередного отпуска в днях / 12 х Количество фактически отработанных месяцев.

В целях бухгалтерского и налогового учета все корректировки делаются в месяце увольнения работника, прошлые периоды при этом остаются без изменений. Этот порядок касается налога на прибыль, НДФЛ, а страховые взносы пересчету не подлежат.

Пример

Калькулятор по теме: Калькулятор дней отпуска Эксперты нашего сайта подготовили удобный калькулятор расчета отпускных дней. Воспользуйтесь нашим калькулятором и безошибочно подсчитайте, сколько дней отпуска положено сотруднику.

Продавец магазина увольняется по собственному желанию 01.02.22 г. Право на очередной отпуск за период с 31.10.21 г. по 30.10.22 г. использовано в декабре 2021 г., годовой отпуск отгулян полностью в объеме 28 календарных дней. При расчете отпускных сотруднице учитывался среднедневной заработок размером в 571 руб.

Для начала необходимо посчитать количество дней работы, за которые предоставлен отдых излишком. На день увольнения продавец отработала в текущем году (для определения прав на отпуск): ноябрь, декабрь 2021 г., январь 2022 г., то есть всего 3 месяца.

Далее считаем отработанные дни = 28 / 12 х 3 = 7 календарных дней. Произвести удержание необходимо за (28 - 7) = 21 календарный день.

Расчет суммы удержания = 21 день х 571 руб. = 11 991 руб.

Для отражения операции удержания отпускного аванса бухгалтер выполняет сторнировочную проводку:

Д 20 (прочие счета затрат) К 70 на 11 991,00 руб.