Ко дню расторжения трудового договора работодатель должен подготовить для работника целый комплект документов, в т.ч. о начисленных суммах по зарплате и взносам, а также о трудовом стаже. Вместе с прочими обязательными документами нужно выдать и форму СЗВ-М при увольнении сотрудника. Объясним, как правильно это сделать.
О форме СЗВ-М
Ежемесячно подаваемый в ПФР отчет по форме СЗВ-М только подтверждает сам факт работы в компании или у ИП. Сведения, отражаемые в документе, весьма ограничены:
- реквизиты работодателя (название, ИНН/КПП, регистрационный номер в ПФР);
- отчетный период (месяц);
- фамилия, имя, отчество сотрудников;
- страховые номера лицевых пенсионных счетов (СНИЛС) и ИНН работающих граждан.
Форма разработана для отслеживания трудоустройства человека, с целью возможной корректировки пенсионных отчислений, и подается в ПФР ежемесячно. В документ включаются сведения о лицах:
- работающих по трудовому договору;
- заключивших договора ГПХ;
- получающих авторское вознаграждение;
- в иных случаях, упомянутых в п. 2.2 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996.
В документе для ПФР все сотрудники перечисляются единым списком.
Читайте также: Сроки сдачи СЗВ-М в 2020 году: таблица
Обязательно ли СЗВ-М выдавать при увольнении
Согласно Федеральному закону от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ на работодателя возложена обязанность по выдаче СЗВ-М застрахованным лицам. Установленный срок - 5 дней (календарных) со дня обращения работника. Также в п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ прописано, что СЗВ-М при увольнении работника выдается ему в последний день работы. На этом основании можно сделать заключение, что вручать заполненный документ при расторжении договора необходимо в обязательном порядке, иначе работодателя могут признать виновным в нарушении трудовых прав.
Нужно ли для сотрудника формировать отдельный документ
В отчете СЗВ-М, подаваемом в ПФР, перечислены все сотрудники, трудоустроенные в компании в отчетном месяце. Фамилия, имя, отчество и СНИЛС каждого из них признаются персональными данными (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, п. 8 ст. 6 закона № 27-ФЗ). Передавать эти сведения третьим лицам компания может лишь в строго определенных случаях, с письменного согласия работников (ст. 7 закона № 152-ФЗ). Поэтому работодателю придется оформлять отдельную выписку из СЗВ-М при увольнении, в которой будут отражены сведения только об одном сотруднике.
Читайте также: Как проверить отчисления работодателя в Пенсионный фонд
Какой период отражать в выписке
В законодательстве нет отдельной нормы, касающейся порядка заполнения при увольнении СЗВ-М. За какой период сформировать выписку – за все время работы (но не ранее апреля 2016, когда впервые была введена эта форма отчетности) или только за последний месяц, решает сам работодатель. Наиболее логичным вариантом представляется выдача документа за последние месяцы работы, сведения о которых еще не переданы в Пенсионный фонд.
К примеру, при увольнении сотрудника 04.09.2020 г. компания еще не отчиталась по форме СЗВ-М за прошедший месяц - август (срок подачи документа в ПФР – 15 число следующего за отчетным месяца), а сентябрь еще не завершился. Поэтому стоит заполнить и вручить увольняющемуся 2 бланка СЗВ-М – за август и сентябрь 2020 г.
Косвенно подтверждало позицию о том, что сведения представляются лишь за последний отчетный месяц, ГУ - ОПФР по г. Москве и Московской области в письме от 03.04.2018 № В-4510-08/7361. Тогда, при необходимости, бывший сотрудник сможет запросить остальные сведения позднее - по письменному заявлению компания выдаст их в 5-тидневный срок.
Форма выписки из СЗВ-М при увольнении в 2020 г.
Выписка представляет собой полноценную форму СЗВ-М за необходимый период (бланк утв. постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п). Единственное ее отличие от подаваемого в ПФР отчета – в списке указываются сведения только по увольняющемуся сотруднику. Подписывает бланк руководитель или уполномоченное лицо работодателя. При наличии ставится печать. Датируется документ последним днем действия договора с работником. Затем следует выдача на руки работнику выписки из СЗВ-М при увольнении. Образец заполнения документа для сотрудника, уволенного 18.09.2020 г., показан ниже:
Для выписки не имеет значения дата отправки отчета в ПФР, так как документ формируется в последний рабочий день увольняющегося сотрудника. И, наоборот, день расчета и получения СЗВ-М сотрудником не влияет на дату сдачи отчетности в ПФР.
Подтверждение факта выдачи СЗВ-М
Чтобы избежать возможных конфликтов с работником, стоит зафиксировать факт вручения ему документа. Рекомендуется СЗВ-М при увольнении сотрудника выдавать ему под роспись - в специально разработанном журнале учета или проставив отметку о получении на втором экземпляре бланка. Однако обязанности подтверждать выдачу документа у работодателя нет.
