Для оформления отпуска по беременности и родам (БиР) работодатель должен получить от сотрудницы заявление и больничный лист, выданный медицинским учреждением. Чтобы рассчитать размер полагающихся в этом случае выплат, бухгалтерия работодателя составляет справку для расчета декретных. Рассмотрим на примере, что нужно указать в этом документе, чтобы ФСС не отказал в возмещении расходов.
Форма справки
Работодатель самостоятельно разрабатывает форму справки, так как утвержденного официально бланка для нее нет. О необходимости составления отдельного расчета пособия по БиР, прилагаемого к больничному листу, сказано в п. 67 Порядка № 624н, утв. приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 г. При проверке обоснованности начисления расходов Фонд соцстрахования запрашивает справку-расчет, поэтому без нее не обойтись. Закрепляется выбранная форма в учетной политике работодателя.
Необходимые реквизиты справки-расчета пособия по беременности и родам
Так как расчет можно отнести к первичным бухгалтерским документам, то требования, к нему предъявляемые, должны соответствовать п. 2 ст. 9 закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Какие реквизиты необходимы:
- наименование документа;
- дата составления;
- название компании;
- должность составителя;
- подпись ответственного лица.
В содержании справки должны быть отражены все необходимые сведения для расчета декретного пособия и сам расчет.
Чтобы не возникало путаницы при проверке начисления пособий, в справке для расчета декретных в 2020 году следует указывать и дополнительные реквизиты. К ним относятся:
- регистрационный номер компании в ФСС, код подчиненности;
- фамилия, имя, отчество сотрудницы, которой начисляется пособие, номер СНИЛС;
- номер больничного листа;
- период отпуска.
Вся остальная необходимая информация указывается в тексте справки.
Выбор расчетного периода
Начисление пособия предполагает несколько шагов в алгоритме расчета. Прежде чем непосредственно приступать к вычислению причитающейся суммы, необходимо определиться с годами расчетного периода.
В общем случае к расчету принимается заработок, облагаемый взносами на случай болезни и материнства, за 2 года, предшествующих году наступления декретного отпуска. В 2020 году для расчета берут выплаты за 2018 и 2019 годы. Но если женщина в этот период находилась в предыдущем декрете или отпуске по уходу за первым ребенком, можно применить замену лет.
Замена лет производится будущей матери при условии, что:
- в заменяемых годах есть периоды отпуска по БиР или по уходу за ребенком до 3-х лет;
- сотрудница выразила намерение о смене расчетного периода, подав работодателю соответствующее письменное заявление;
- размер пособия при замене лет увеличится.
Вместо заменяемых лет в расчетный период включаются года, непосредственно предшествующие им.
Например, сотрудница уходит в отпуск по БиР в 2020 г., заработок для расчета пособия берется за 2018-2019 годы. Если же в 2018 или 2019 г. сотрудница была в отпуске по уходу за старшим ребенком, то для замены можно выбрать 2017 г. Если и в 2017 г. имелись такие периоды, то берется 2016 г. и т.д.
Далее производится начисление пособия.
Что отразить в расчете
В содержании справки должны быть указаны все основные сведения. Желательно отразить следующую информацию:
- выбранные для расчета года;
- размер учитываемого заработка;
- количество дней расчетного периода (730 за 2 года, но оно может уменьшаться, если были исключаемые дни, и увеличиваться, если в расчете участвует високосный год);
- получившийся средний заработок;
- число дней отпуска по БиР, согласно больничному листу;
- сумму начисленного пособия.
Размер пособия
Бухгалтерии необходимо учитывать величину предельной базы по взносам ФСС для выбранных лет. В 2019 г. - это 865 000,00 руб., в 2018 г. – 815 000,00 руб. Это влияет на максимальный размер пособия. В 2020 г. за каждый день декретного отпуска сотрудница может получить не более 2301,37 руб.
Минимальное пособие привязано к МРОТ – в 2020 г. его размер не может быть ниже, чем 398,79 руб. в день (при условии, что сотрудница трудоустроена на полный рабочий день, иначе оплата производится пропорционально рабочему времени). Если бухгалтерия производит расчет исходя из «минималки», в справке-расчете это нужно указать.
Если у сотрудницы общий трудовой стаж менее полугода, то пособие за месяц не должно превышать уровень МРОТ (в 2020 г. – 12130 руб.).
Оформляется справка-расчет на отдельном листе, прилагаемом к больничному. Печать ставить на расчете не обязательно. Если был выписан следующий больничный, продлевающий отпуск, например, при осложненных родах, то в справке нужно указать не только номер второго листка нетрудоспособности, но и первичного документа.
Ниже приведен пример оформленной справки-расчета при стандартной продолжительности отпуска по БиР 140 дней.
