В процессе осуществления деятельности любая организация может столкнуться с получением требования от территориального налогового органа предоставить определенные документы. Пакет документов может пересылаться налоговикам почтой, передаваться лично или в электронном виде по ТКС. К собранным бумагам необходимо прикрепить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, образец которого приведем далее.
Что собой представляет сопроводительное письмо в налоговую службу
Сопроводительное письмо является своего рода поясняющей запиской к отправленной в ИФНС бухгалтерской и налоговой документации. В нем указывают, какие именно документы и в каком количестве были отправлены. Благодаря этому сотрудники налоговой инспекции без труда смогут понять назначение полученных документов. А в случае утери их части отправитель сможет доказать свою правоту.
Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов выполняет следующие задачи:
-
облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками;
-
позволяет четко понять, что представляет собой каждый отправленный документ;
-
определяет назначение передаваемых для проверки бумаг;
-
позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты предоставленного пакета документов;
-
упрощает регистрацию принятых бумаг в канцелярии налогового органа.
Сопроводительное письмо обязательно составляют в ответ на запросы и требования налоговой. Требование о предоставлении документов может быть получено в таких случаях:
-
при проведении камеральной проверки;
-
при проведении выездной проверки;
-
в процессе проведения встречной налоговой проверки.
Если организация решила не присылать на проверку какие-либо затребованные бумаги – в сопроводительном письме необходимо обосновать причину такого решения.
Какие документы нуждаются в сопроводительном письме, а какие – нет?
Сопровождаться письмом должна практически вся официальная документация, отправляемая в ИФНС. Действует общее правило, согласно которому письмо необходимо прикреплять ко всем документам, в которых не указана информация об отправителе и получателе.
Без письменного сопровождения можно отправлять такие документы:
-
первичную налоговую декларацию (без приложений);
-
жалобы на действия или принятые решения сотрудников ИФНС (при отправлении в вышестоящие инстанции);
-
экземпляры исковых заявлений.
Если налоговая декларация отправляется с подтверждающими документами – к ней следует приложить сопроводительное пояснение.
Рекомендации по составлению письма
Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов не имеет строго унифицированной формы. Его составляют, руководствуясь общими правилами, разработанными для деловой корреспонденции. Письмо в налоговую является официальным документом, поэтому в его содержании не должно быть ничего лишнего.
Отправитель должен учитывать такие моменты:
-
письмо в печатном варианте необходимо составлять на листах формата А4;
-
при наличии фирменных бланков компании можно распечатать сопроводительное пояснение на таком бланке;
-
текст письма следует начинать такими формулировками: «Отправляем по Вашему запросу…», «Предоставляем Вам…» и т.п.
-
в тексте обязательно должен присутствовать перечень отправленных документов (наименование, общее количество страниц, количество экземпляров);
-
в сопроводительном пояснении следует указать причину предоставления документации (к примеру, указание на конкретный запрос органов ИФНС).
Реквизиты, которые необходимо указать в письме:
-
наименование территориального органа налоговой службы, в который направляются документы;
-
полное наименование организации-отправителя, ее ИНН/КПП, юридический адрес;
-
обращение к конкретному сотруднику ИФНС (согласно правилам деловой переписки);
-
перечень приложенных документов;
-
номер и дату запроса, сделанного налоговой инспекцией (указывают, если письмо отправляется в ответ на запрос ИФНС);
-
должность и Ф.И.О. лица, составившего письмо;
-
подпись ответственного лица.
Как составить сопроводительное письмо
-
В левом верхнем углу документа проставляют его номер и дату составления, ниже прописывают номер и дату запроса налоговой службы, в ответ на который было отправлено письмо.
-
В правом верхнем углу указывают полное наименование отделения ИФНС, его адрес, Ф.И.О. сотрудника налоговой, которому адресовано письменное пояснение.
-
Затем прописывают заголовок документа (к примеру, «О направлении документов»).
-
В тексте письма указывают причину, по которой оно было отправлено в ИФНС.
-
Далее следует привести перечень документации, подлежащей отправке.
-
В заключительной части указывают должность и Ф.И.О. ответственного должностного лица.
Приложенные копии документов должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации на каждом листе.
