Для отражения любых операций, связанных с наличными деньгами, организации, согласно плану счетов бухгалтерского учета, используют счет 50 «Касса». Данный счет является активным, то есть поступление в кассу организации отражаются в его дебете, а выплаты либо выбытия - по кредиту. Информацию, которая проходит по данному счету, традиционно можно разделить также с точки зрения ведения синтетического и аналитического учета, в данном случае - денежных средств.
Стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации определение «касса» не предполагает обязательного использования компанией контрольно-кассовой техники. Речь идет о более широком понятии, которое включает в себя как выручку, полученную от покупателей и заказчиков наличными, если таковая имеется, так и любые другие расчеты, в которых задействованы, что называется, живые деньги.
Синтетический и аналитический учет кассовых операций
Синтетический учет кассовых операций – это общие данные о движении наличности в кассе организации. Они могут отражаться по различным открываемым к счету 50 субсчетам. Так, субсчет 50.1 «Касса организации» предназначен для учета непосредственно денежных средств, то есть наличности. Обычно это рубли, но если компании в силу специфики деятельности необходима валюта, то для каждой отдельной национальной единицы открывается отдельный субсчет.
Субсчет 50.2 «Операционная касса» используют, например, организации транспорта и связи. На нем учитываются денежные средства в обслуживающих клиентов кассах, то есть в данном случае речь идет о специфических денежных средствах, которые не совсем можно соотнести с самой организацией, а лишь с видом ее деятельности (например, по реализации билетов). Также исходя из определенной специфики деятельности или конкретной необходимости может быть открыт субсчет 50.3 «Денежные документы». На нем учитываются почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы - в сумме фактических затрат на приобретение.
Сам по себе счет 50 может корреспондировать с достаточно большим количеством других счетов в рамках бухучета организации. Так, переводы между кассой и расчетным счетом оформляются проводками между счетами 50 и 51 «Расчетные счета». По аналогии «Касса» может корреспондировать со счетом 52 «Валютные счета». Счет 57 «Переводы в пути» предназначен для отражения тех списаний по кредиту счета 50, которые по причинам, например, банковского характера не сразу отражаются в выписке, то есть в дебете счета 51.
Наличные расчеты с контрагентами отражаются в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Распространенная ситуация - выдача зарплаты сотрудникам наличными - оформляется проводкой по кредиту счета 50 в дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Поскольку любые наличные расходы проходят в компании через подотчетных лиц – ее сотрудников, то подобные операции предполагают оформление записей между «кассовым» счетом и счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Это далеко не полный перечень счетов, двойная запись по которым в связке со счетом 50 формирует данные синтетического и аналитического учета кассовых операций. Впрочем, тут нужно отметить, что аналитика по 50 счету сама по себе является показательной как раз с точки зрения корреспонденции с теми или иными счетами бухучета. Так, открыв анализ счета 50 за определенный период, бухгалтер без труда сможет оценить объемы наличной выручки, трат, совершенных через подотчетников, прочие показатели в рамках аналитического учета расчетов наличными. Кроме того, современные бухгалтерские программы позволяют вводить более детальные параметры при оформлении тех или иных проводок, в том числе касается это и аналитического учета кассовых операций. Конечно, для небольшой компании, у которой либо не так много операций, либо все они являются однотипными, подобные возможности не имеют большого значения. Однако фирмы покрупнее вполне могут воспользоваться правом разрабатывать собственные регистры аналитического учета, чтобы иметь возможность получения более детальной информации исходя из потребностей учета и анализа.
Так, к примеру расчеты с подотчетниками, то есть записи между счетами 50 и 71 могут дополнительно разделяться на хозрасходы в рамках деятельности организации и списания на командировочные расходы сотрудников. Информация по расчетам с контрагентами может оказаться полезной с точки зрения данных о предоплатах и конечных расчетах. Если же в организации имеются несколько ККМ, то выручка по ним также может отражаться в отдельных регистрах. Словом, ограничений в данном случае нет. Использование всех подобных дополнительных данных в аналитическом учете устанавливается учетной политикой, а значит, зависит исключительно от желания и потребностей самой компании.
