Счет-фактура и УПД: в чем разница?

Так в чем отличия?

Форма УПД включает передаточный документ и счет-фактуру. Ее используют ИП, организации, договорившись со своими партнерами об использовании и прописав эту договоренность в соответствующем договоре. Допускается оформление, заполнение УПД в бумажной либо в электронной форме, но при реализации прослеживаемых товаров — только в электронной.

Отсюда следует, что, если в договоре будет указано, что, например, продавец, применяя ОСНО, должен выставлять именно счет-фактуру, то УПД не оформляется.

Однако, можно выписать УПД со статусом 2 и к нему оформить счет-фактуру.

Разбор основных ситуаций

Основные отличия УПД и стандартного счета-фактуры связаны с особенностями применения и зависят от конкретной ситуации:

1. УПД может иметь статус 1 либо 2. Заполненный бланк, где указан статус 1, свидетельствует о том, что его используют, как первичный документ и одновременно как счет-фактуру. Тогда заполняют все реквизиты типового бланка с учетом норм ст. 169 НК РФ, а отдельно оформлять счет-фактуру продавцу не требуется.

2. Если в бланке указан статус 2, то его используют только, как передаточный документ (первичный). Чаще как накладную, заполняя бланк по правилам заполнения первичного документа. Тогда получается, что продавец, который применяет ОСНО, должен к нему оформить еще и счет-фактуру, что является целесообразным для него (если это будет соответствовать условиям договора).

Обращаем внимание: если продавец применяет ОСНО, то он может использовать форму универсального документа со статусом 1. При работе на спецрежиме ПСН (УСН) продавцы используют данную форму со статусом 2, т. е. только, как накладную (акт).

Нужно учитывать, что с 1 января 2025 года компании (ИП) на спецрежиме УСН становятся плательщиками НДС. Им можно будет использовать только УПД со статусом 1.

3. Говоря об отличиях УПД от счета-фактуры, отметим, что для некоторых ситуаций (продаж) УПД попросту не подходит, заменить счет-фактуру он не может. Например, когда продавцу на ОСН перечисляют предоплату (полностью либо частично), тогда покупателю выставляется стандартный счет-фактура, форма которого установлена ПП № 1137 (послед. ред. от 16.08.2024).

Какой штраф будет выписан, если выставить УПД на аванс, читайте в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите бесплатный пробный демодоступ.