Если руководство организации приняло решение доверить одному или нескольким сотрудникам подписание различных документов – необходимо закрепить их полномочия соответствующим распоряжением. Для этого издается приказ на право подписи. Такая практика распространена в компаниях, руководители которых чисто физически не могут визировать все текущие документы.
Когда издается приказ на право подписи документов
Приказ предоставляет конкретному лицу право подписывать первичные и иные документы от имени руководителя организации в тех случаях, когда тот не имеет возможности сделать это лично. Данный документ необходим при делегировании соответствующих полномочий лицам, которые не имеют их в силу должностных обязанностей. Издание приказа является наиболее универсальным способом закрепления за сотрудниками права подписи определенных первичных документов. Перечень сотрудников надо согласовать с главным бухгалтером.
Приказ на право подписи не имеет унифицированного образца, его оформляют в произвольной форме. В документе нужно прописать данные сотрудника и перечень документов, в которых он сможет ставить свою подпись. К приказу надо приложить образец подписи работника.
Руководитель должен утвердить перечень лиц, которые смогут подписывать первичную документацию (ст. 7, 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011; письмо Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Приказ на право подписи документов может также понадобиться, если:
- Руководитель единолично не успевает подписывать всю первичную документацию, например, в связи с большим ее объемом.
- Руководитель временно отсутствует на своем рабочем месте по причине ухода в отпуск, временной нетрудоспособности, командировки и пр.
- График работы руководителя не совпадает с графиком работы субъекта хозяйствования.
Наделить правом подписи определенных документов можно руководителей соответствующих подразделений, а также иных сотрудников, например:
- бухгалтеров;
- экономистов;
- менеджеров;
- сотрудников кадровой службы;
- сотрудников отдела продаж;
- логистов;
- сотрудников обособленных подразделений и отдаленных филиалов и пр.
Читайте также: Как проверить нотариальную доверенность
Чем приказ на право подписи отличается от доверенности
Приказ на право подписи издается в том случае, если такими полномочиями наделяются сотрудники организации. Доверенность же можно оформить на любых лиц, в том числе и на сотрудников аутсорсинговой компании. Составление приказа регламентируется трудовым законодательством, а составление доверенности – гражданским. Составлять приказ рекомендуется, если есть необходимость в подписании исключительно внутренних документов. Если же документы будут передаваться третьим лицам (накладные, счета-фактуры и т.п.), может понадобиться и оформление доверенности.
Читайте также: Образец доверенности на право подписи документов
Как правильно составить приказ на право подписи документов
В верхней части распорядительного документа прописывают полное наименование организации, затем указывают название документа, дату и место его составления. К примеру «Приказ о наделении сотрудника правом на подписание первичных документов» или «Приказ о наделении правом подписи». В качестве основания для издания приказа можно указать «В целях исполнения правил, установленных ст. ст. 7, 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011».
Далее идет распорядительная часть. Она начинается со слова «Приказываю».
Затем нужно указать должность и Ф.И.О. работника (работников), который будет наделен правом подписи, и срок, на который он наделяется такими полномочиями.
В обязательном порядке необходимо перечислить документы, которые сотрудник сможет подписывать. Перечень должен быть максимально точным, это поможет избежать возникновения недоразумений и конфликтных ситуаций в будущем.
Приказ подписывает руководитель организации. Лица, перечисленные в распоряжении, должны ознакомиться с ним под подпись. Ответственным за составление приказа обычно назначают секретаря, сотрудников кадровой службы, юриста.
Приказ можно оформить на одного работника или нескольких. Правила оформления приказа определяются руководством организации, они должны быть закреплены во внутренних локальных актах. Представленный ниже образец приказа на право подписи документов можно взять за основу при подготовке документа.
