Лист ознакомления с личным делом

03.05.2018
0
Команда СП

Как правило, почти все работодатели ведут у себя личные дела трудящихся, которые содержат их личные документы. Обязательно ли проводить процедуру ознакомления работников с личным делом под роспись?

Личное дело работника

Личное дело состоит из различных документов, касающихся непосредственно конкретного человека. Формирование этого комплекта документов в обязательном порядке нужно только для государственных юридических лиц, остальные работодатели ведут их на свое усмотрение, а соответственно и сами определяют перечень документов, которые будут в них включены.

Личное дело: порядок ознакомления

Нужно ли знакомить человека с данными, которые содержатся в его личном деле? В законодательных актах нет прямого указания на это, но, согласно статье 89 ТК РФ, работодатель не может отказать работающему у него человеку в праве ознакомиться с его персональными данными.

Если работник изъявил такое желание, то целесообразно факт ознакомления зафиксировать письменно. Сделать это можно, сформировав лист ознакомления с личным делом.

Также многие компании практикуют периодическое ознакомление трудящихся у них лиц с их личными делами, например, 1 раз в 12 месяцев. Делается это для того, чтобы своевременно отслеживать изменения личных данных трудящихся и факт их предоставления в отдел кадров. Такие мероприятия и их периодичность можно прописать в локально-нормативных актах, например, в инструкции по документообороту.

Хранится лист ознакомления непосредственно в личном деле, – отдельно либо подшивается вместе со всеми документами.

Лист ознакомления с личным делом: образец

Законодательство не устанавливает, как должен выглядеть лист ознакомления с личным делом, образец этого документа каждая организация разрабатывает самостоятельно.

В него можно внести следующие реквизиты:

  • Наименование организации, которая его составляет.
  • ФИО работника, которому принадлежит личное дело.
  • Реквизиты личного дела, к которому он прилагается.
  • Место для подписи ознакомленного лица и даты.
  • Место для примечаний. Например, в нем может указываться причина ознакомления.

Ознакомление работника с документацией, содержащейся в личном деле, происходит в присутствии кадровика или другого работника, ответственного за их ведение.

Лист ознакомления с личным делом – это документ, где работник расписывается в том, что его ознакомили со всеми документами, содержащими его персональные данные. Данный документ не обязателен и работодатель ведет его на свое усмотрение. Составляется он в свободной форме, утвержденного бланка нет.

Оставить комментарий