Как заключить договор займа между работодателем и сотрудником

Оформление документов на заем сотруднику

Договор займа между сотрудником и работодателем должен оформляться в письменной форме, если речь идет об организации. В долг можно дать как наличными, так и безналичными средствами. В случае ИП письменный договор потребуется только тогда, когда сумма займа будет больше 10 тыс. рублей. Однако рекомендуем оформлять договор на бумаге всегда, это позволит подтвердить акт сделки, если возникнут какие-либо споры.

Составляем договор займа

В договоре нужно учесть и зафиксировать следующие нюансы:

• Сумму займа.
• Цель получения займа (от этого зависит вопрос использования ККТ при возврате займа)
• Период, по истечении которого денежные средства будут возвращены. Если конкретный срок не будет указан, то подразумевается, что работник должен возвратить деньги в течение 30 дней после письменного требования. Данный срок исчисляется в календарных днях.
• Способ возврата займа: целиком или частями, наличными или безналичными средствами. Возможен вариант удержания из заработной платы, при этом может быть утвержден абсолютно любой процент от ее суммы. Если обе стороны согласны, то удерживаться может даже 100% зарплаты.
• Процент вознаграждения за пользование денежными средствами или указание, что заем беспроцентный.
• Порядок начисления процентов. Подразумевается, что начисление процентов начинается со дня, который следует за днем выдачи займа. Однако в договоре можно прописать и другие условия.
• Реквизиты обеих сторон и подписи. Каждую подпись подписант должен поставить лично.

Заем может быть выдан на безвозмездной основе, т.е. без начисления процентов. Однако это условие должно быть напрямую указано в договоре. Если в договоре не сказано «беспроцентный», то он считается процентным, хотя бы даже не был указан размер процентов. Проценты в таком случае начисляются по особому правилу ГК РФ (п. 1 ст. 809): по ключевой ставке Центробанка.

Отдельно в этом плане следует рассматривать заем до 100 тыс. руб., который был выдан работнику со стороны ИП. В этом конкретном случае заем считается беспроцентным, если процентная ставка не определена.

Вполне допустимый вариант – прописать возврат суммы займа из заработной платы работника (ПисьмоРоструда от 16.10.2019 N ТЗ/5985-6-1). Однако тут возникает вопрос, нужно ли проводить сумму возврата через ККТ. Ответ на него дает ФНС России в письме от 18.09.2018 N ЕД-4-20/18186@:

• Если заем брался не на покупку товаров, работ услуг, то кассовый чек не нужен;
• Если заем брался на покупку товаров, работ, услуг, то кассовый чек нужен.

Передаем деньги по документу

В дополнение к договору нужен документ, который подтвердит получение денег заемщиком. Для организации это может быть

• Платежное поручение о переводе денег на карточный счет работника (на зарплатную карту),
• Расходный кассовый ордер.

Для ИП возможен вариант расписки в получении денег взаймы.

Налоговый учет займа работнику

Основная сумма долга никак и нигде не учитывается, поскольку возвращается заемщиком обратно. Ее не нужно относить ни на доходы, ни на расходы. Вознаграждение в виде процента учитывается в доходах как при общей системе налогообложения, так и при упрощенной.

Отражение процентов в доходах происходит:

• каждый месяц (в случае срока займа в несколько кварталов) — при общем режиме налогообложения;
• на дату фактической оплаты процентов — при упрощенной системе налогообложения.

Процент от займа не учитывается в доходах, если применяется патент. Однако есть свои нюансы. При работе ИП на патенте с УСН доход облагается налогом. Если в сочетании с патентом применяется общий режим — то же самое, т.е. процент от займа облагается НДФЛ.

Предоставляя заем работнику, применять кассовый аппарат не требуется.

Расчет материальной выгоды сотрудника

Предоставление беспроцентного займа либо займа с низкой процентной ставкой влечет за собой статус налогового агента для работодателя. Вследствие этого при учете нужно определять материальную выгоду, которую получил заемщик. Это требуется для начисления НДФЛ.

К низкопроцентным займам относят займы, процентная ставка по которым составляет меньше ⅔ от ставки рефинансирования ЦБ РФ. Материальная выгода в этом случае считается по формуле:

Матвыгода (заем под низкий процент) = Сумма займа × (⅔ ставки ЦБ при займе в рублях (либо 9% при займе в валюте) − Ставка по договору займа) × Количество дней пользования займом в месяце / 365 (366) дней

Для определения НДФЛ рассчитанное по этой формуле значение умножается на ставку НДФЛ:

• 35% — в случае резидентов РФ,
• 30% — в случае нерезидентов РФ.

Формула для расчета материальной выгоды с беспроцентного займа будет значительно проще:

Матвыгода (заем без процентов) = Сумма займа × ⅔ ставки ЦБ при займе в рублях (либо 9% при займе в валюте) × Количество дней пользования займом в месяце / 365 (366) дней

Расчет производят в последний день каждого месяца, в течение которого работник пользуется заемными средствами. При расчете используется ставка ЦБ РФ на ту же дату.

НДФЛ удерживается с ближайшего перечисления денежных средств сотруднику. Перечислить средства государству работодатель обязан в этот же день, либо на следующий рабочий день. В случае материальной выгоды, взносы на травматизм и страховых взносы оплачивать не требуется.

Беспроцентный займ для сотрудника на суммы от 600 тыс. руб. будет обязательно взят под контроль Росфинмониторингом. В случае перечисления крупной денежной суммы через банк у организации могут быть запрошены договор займа с физическим лицом, а также пояснения.

Могут ли простить долговые обязательства

Организация или ИП вправе простить долг сотруднику – закон это не запрещает, т.к. работник – физическое лицо

Оформляем прощение долга сотруднику

Для того чтобы простить заемщику долг, должно быть заключено специальное соглашение о прощении долга. Работодатель также может отправить работнику особое уведомление. Данные документы обязательно должны содержать следующую информацию:

• Дата и номер договора займа.
• Полные сведения о долге, включающие его размер, вид, а также период образования.
• Подтверждение прощения долга.

В соглашении должно быть четко указано, о какой именно сумме и за какие месяцы идет речь. Если данная информация не будет четко прописана в документе, то это означает, что сотрудник полностью освобождается от долга перед работодателем.

Налоговые последствия прощения долга работнику

Прощение долга само по себе не предполагает возможности сразу и напрямую учесть его сумму в расходах. Это касается как общего режима, так и упрощенной системы налогообложения. Долг может быть учтен на расходы только в случае признания его безнадежным, что возможно по истечении трех лет (это срок исковой давности).

Прощенный долг является доходом, поэтому облагается НДФЛ по ставке 13%. Налог должен быть исчислен в тот день, когда прекратились обязательства. Например, это может быть дата подписания соглашения о прощении долга.

Аналогично, как и в случае НДФЛ по материальной выгоде, налог должен быть удержан с ближайшей выплаты сотруднику. Оплата налога государству осуществляется не позднее следующего рабочего дня. Если работодатель не может самостоятельно удержать НДФЛ до конца года как налоговый агент, то до 1 марта следующего года о сумме выплаты необходимо сообщить в ФНС и сотруднику. В этом случае физическому лицу направят уведомление об уплате НДФЛ напрямую. Обязанность по перечислению денежных средств будет на работнике. Начисление страховых взносов на прощенный долг не требуется.

Долг можно простить работнику еще одним способом — оформив дарение. В этом случае налогооблагаемая база уменьшается на 4 тыс. руб. Обязательным условием такой схемы является отсутствие других подарков от работодателя в течение года. При дарении существует некоторая неясность со взносами. По мнению Минфина, взносы должны начисляться, а по мнению ФНС, нет. Важно, чтобы выдача займов не была регулярной. В противном случае работодателя могут заподозрить в выплате серой заработной платы или скрытых премиальных.

***

Таким образом, при оформлении договора займа с работником важно учесть следующее:

• Рекомендуется заключать договор в письменной форме.
• Предоставление суммы займа и ее возврат не учитываются при формировании налоговой базы.
• Вознаграждение в виде процента от суммы займа учитывается в качестве дохода как на общем режиме, так и на «упрощенке».
• В случае предоставления беспроцентного займа (либо займа по сниженной ставке — менее ⅔ ставки рефинансирования) возникает необходимость расчета материальной выгоды и удержания НДФЛ. При этом используется налоговая ставка в 30% или 35%.
• Долг работнику может быть прощен. В этом случае с его суммы удерживается НДФЛ по ставке 13%.