Виды инвентаризации и ее задачи
Инвентаризация сверяет данные об активах и обязательствах организации - соответствие фактического наличия с учетными данными. Необходимость и порядок проведения инвентаризаций утверждены Приказом Минфина № 34н от 29.07.98 (в редакции приказа Минфина № 74н от 11.04.2018) (далее - Положение 34н) и составлены на основании Федерального закона № 402 от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете».
ВНИМАНИЕ! С 1 апреля 2025 г. инвентаризацию проводят по правилам ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация". Начать применять этот Стандарт можно и раньше.
Как провести годовую инвентаризацию при применении ФСБУ 28/2023, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
По своим задачам инвентаризация может быть нескольких видов.
Обязательная и инициативная. Обязательные инвентаризации проводятся по основаниям, изложенным в п. 27 Положения № 34н:
- Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Обычно проводится в ноябре-декабре, чтобы до конца года внести в учет все корректировки. Группы материальных ценностей, которые проверялись после 1 октября, в годовую инвентаризацию можно не сверять. Основные средства разрешается инвентаризировать раз в 3 года, а библиотечные фонды - раз в 5 лет. Особые условия предусмотрены для районов Крайнего Севера и для коллективной материальной ответственности.
- При передаче имущества в аренду или продаже, а также при реорганизации предприятия.
- При смене лиц, ответственных за сохранность имущества.
- В случае выявления случаев хищений, недостач, намеренной порчи материальных запасов или основных средств.
- В случаях форс-мажорных обстоятельств - стихийных бедствий, ЧС, пожара и т. д.
Инициативные инвентаризации назначаются распоряжением руководителя: например, регулярно, раз в месяц, проводить инвентаризацию ГСМ по каждому транспортному средству или остатков денежной наличности в кассе организации.
Плановая и внеплановая. Плановые инвентаризации заранее утверждаются руководством или прописаны в Учетной политике компании (например, годовая инвентаризация активов и обязательств). Внеплановая назначается отдельным приказом по решению руководства при необходимости, например при чрезвычайной ситуации, повлекшей за собой порчу имущества.
Полная и выборочная. При полной (сплошной) инвентаризации проверке подвергаются все группы активов и обязательств. При выборочной - только некоторые.
Натуральная и документальная. При натуральной инвентаризации проверке подвергаются объекты, имеющие вещественное выражение: основные средства, материалы, хозинвентарь и т. д. Их пересчитывают, проверяют состояние физических показателей: вес, объем, целостность и прочее. Документальная ревизия проводится для сверки наличия и правильности оформления бухгалтерских и финансовых документов, нематериальных активов, расчетов и т. д.
Основными задачами инвентаризации, кроме сопоставления данных бухгалтерского учета с фактическим наличием матценностей, являются:
- проверка технического состояния машин, механизмов, различных агрегатов и вычислительной техники, их целостность и функциональность;
- проверка соблюдения правил хранения и эксплуатации техники и механизмов;
- выявление неучтенных материальных ценностей, имущества, пересортицы и других несоответствий номенклатуры;
- выявление имущества, которое утратило свои торговые или функциональные свойства, не приносит прибыли, подлежит перепродаже или списанию с баланса.
Подготовка документации для проведения полной и выборочной инвентаризации
Методические указания о проведении инвентаризаций утверждены приказом Минфина № 49 (в редакции от 08.11.2010) (далее - МУ Минфина № 49).
Во-первых, положение о проведении инвентаризации необходимо разработать и утвердить заранее, либо в составе Учетной политики, либо отдельным положением. Туда же полезно включить все особые условия, когда может быть назначена внеплановая или выборочная ревизия.
Скачать приказ об утверждении инвентаризации
Положение после согласования с подразделением утверждается Приказом руководителя компании.
Во-вторых, на предприятии должна быть создана постоянная инвентаризационная комиссия, в которую входят ответственные за бухгалтерский учет имущества и обязательств, руководители подразделений, которые несут моральную ответственность за сохранность и наличие ценностей, представитель внутреннего аудита компании или службы безопасности, другие заинтересованные лица. Материально ответственных лиц обычно в комиссию не включают.
Утвердить инвентаризационную комиссию можно приказом по форме ИНВ-22 (постановление Госкомстата РФ № 88 от 18.08.98).
Использование данных форм на предприятии необязательно, однако большинство организаций, для которых корректное оформление положений и документов по инвентаризации актуально, предпочитают использовать формы Госкомстата.
В-третьих, перед инвентаризацией учетная служба должна проверить правильность оприходования всех учетных документов или передать непроведенные документы в инвентаризационную комиссию. Многие организации практикуют составление расписок материально ответственными лицами о том, что все имущество оприходовано или списано и все учетные документы переданы в бухгалтерию.
Цели и задачи выборочной инвентаризации
- Основная задача выборочной инвентаризации - контроль за сохранностью и состоянием материальных объектов в конкретной группе товаров, материалов, основных средств и т. п. Обычно выборочные инвентаризации являются следствием сплошной годовой инвентаризации, когда на каком-то участке или специализированном складе выявлены серьезные отклонения фактического наличия и учетных данных.
- Другой стандартной причиной выборочной ревизии является смена материально ответственного лица. Новое МОЛ сверяет остатки вверяемых ему материальных ценностей и принимает их под свою ответственность. Понятно, что проверке подвергаются только ценности на узком участке учета и хранения.
- Причиной выборочной инвентаризации может стать некое необычное происшествие: хищение, стихийное бедствие, пожар, - если оно затронуло какое-то отдельное подразделение компании.
- Торговые организации, ведущие тщательную аналитику динамики продаж, могут выявить «стоповые» товары или товарные группы, продажи которых ведут себя нестандартно при соблюдении общей политики продвижения торговых позиций.
- Еще один повод регулярного проведения выборочных инвентаризаций - наличие ценностей, которые редко используются в производственном цикле или деятельности предприятия. Определенные химические ингредиенты для проведения специфической экспертизы или особый инвентарь, эксплуатируемый в редких случаях, могут быть объектом периодических регулярных ревизий с целью установления наличия, сохранности, годности объектов.
В любом случае для достоверного результата выборочной инвентаризации необходим отлаженный механизм документооборота, алгоритма принятия материальных ценностей ответственными лицами и документального оформления результатов инвентаризаций.
Составление документов для проведения инвентаризации
Уже было рассмотрено выше, что для выборочной, особенно внезапной, ревизии необходимо утвердить ее механизм в Учетной политике и издать указ о проведении инвентаризации, ее сроках, условиях и составе комиссии - постоянной или рабочей.
В программных решениях 1С для выборочной инвентаризации необходимо провести определенные документы и распечатать формы для осуществления пересчета.
- Для контроля полноты проведения документов можно воспользоваться встроенными формами отчетов по синтетическому учету - оборотно-сальдовыми ведомостями по субсчету учета или номенклатурной группе.
Сформированная ведомость, например, по счету 10 в разбивке по номенклатурным группам поможет выяснить, какие материалы и хозинвентарь и по какой стоимости числятся на учете в организации. Обороты по движению можно также расшифровать по документам, чтобы сверить фактический учет с имеющимися документами.
Можно также воспользоваться реестрами документов или универсальным отчетом для вывода перечня документов по учету товарно-материальных ценностей.
- Для проведения пересчета нужно сформировать инвентаризационную опись с указанием группы материалов для выборочной инвентаризации. Для проведения пересчета можно распечатать черновик без указания фактического наличия объектов.
- По окончании подсчета результаты нужно занести в документ «Инвентаризационная опись», распечатать в двух экземплярах с подписями членов комиссии и МОЛ и предоставить на утверждение руководителю.
- Далее, если, например, при инвентаризации выявлена недостача, в инвентаризационной описи ставится запись о выявленном отклонении. На основании результатов руководителем принимается решение об отражении результатов:
- Если недостача или перерасход признаны обоснованными, отклонение может быть отнесено на счет 91.2 «Прочие расходы».
- Если недостача не обоснована и выявлено виновное лицо, расходы закрывают за счет виновного лица (например, из заработной платы или внесением денежных средств в кассу предприятия).
- Если виновное лицо не выявлено, то расходы по недостаче относят на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В любом случае недостающие ценности списываются с учета. Это можно сделать непосредственно из документа «Инвентаризационная опись» введением документа по кнопке «Создать на основании».
В дальнейшем по результатам выборочной инвентаризации руководство организации может принять решение о проведении повторной выборочной ревизии, например, только по одному виду материалов с выявленными отклонениями. Или принять решение о назначении регулярных ревизий по утвержденному графику или составу рабочей группы.
Заключение
Задачей выборочных инвентаризаций является повышение эффективности учетных функций или порядка принятия и хранения материальных ценностей. Для торговых организаций выборочная инвентаризация товарных групп или позиций направлена на повышение прибыльности коммерческой деятельности компании.
Выборочные инвентаризации проводятся в рамках положения, утвержденного руководством в составе Учетной политики компании или отдельным документом. Порядок и основания могут быть прописаны в таком положении. Иначе для выборочной ревизии издается отдельный приказ или распоряжение, в котором указываются основания для проведения, состав проверяемых объектов и рабочей группы или инвентаризационной комиссии.
На основании итогов выборочных инвентаризаций может быть разработан определенный план мероприятий: дополнительные ревизии, совершенствование документооборота и бухгалтерского учета, смена материально ответственных лиц и другие оптимизирующие меры.
