Как провести инвентаризацию в ГИИС ДМДК

Что такое ГИИС ДМДК

Для организации контроля за движением драгоценных металлов, камней и изделий из них, а также, чтобы подтверждать их подлинность и легальность происхождения, в РФ была создана информационная система ГИИС ДМДК. На основании п. 3 Правил контроля за оборотом драгметаллов, утвержденных постановлением № 270 от 26.02.2021, ювелирные изделия до их ввода в оборот должны быть промаркированы и зарегистрированы в системе.

Участник оборота размещает при регистрации ценностей следующие сведения:

• артикул изделия (при наличии);
• название продукции;
• количество (если возможно);
• страна происхождения (в соответствии с Классификатором ОКСМ);
• название и адрес изготовителя (импортера) — при наличии;
• наличие драгоценных металлов и камней в продукции, ювелирном изделии (при наличии);
• вес, проба;
• дата изготовления.

На каждое изделие прикрепляется уникальный идентификационный номер (УИН), по которому можно проверить изделие на подлинность. Кроме того, оператором ДМДК формируется идентификационный номер партии.

С 01.09.2024 QR коды с УИН нужно было физически нанести на все изделия из золота, в  том числе и на остатки. Теперь требование по физической маркировке распространяется и на остатки. Запрещается оборот товаров без УИН и гравировки DM. Разрешено только хранение продукции без маркировки.

В добровольном порядке участник оборота может разместить также цифровые фотографии изделий.

Вся информация с момента ввода в оборот ценностей и до момента их вывода заносится в ГИИС ДМДК, в том числе документы, оформленные по результатам инвентаризации.

В каких случаях необходимо проводить инвентаризацию в ГИИС ДМДК

При инвентаризации товаров и материалов проверяют их фактическое наличие и состояние, результаты фиксируют в специальных актах и описях. Для проведения проверки создают инвентаризационную комиссию

Согласно п. 16 Правил учета и хранения драгоценных металлов и камней и изделий из них, утвержденных постановлением № 731 от 28.09.2000, необходимо ежегодно проводить инвентаризацию в ГИИС ДМДК по состоянию на 1 января, а также в других установленных законодательством случаях: например при смене материально ответственного лица (МОЛ), реорганизации или ликвидации юрлица (при прекращении деятельности ИП) либо, если обнаружено хищение, порча драгметаллов, камней, изделий из них.

Инвентаризация художником-ювелиром драгметаллов, драгоценных камней, полуфабрикатов и самих ювелирных изделий, лома и отходов драгметаллов, а также отходов драгоценных камней проводится единолично один раз в год (по состоянию на 1 января).

Инвентаризация художником-ювелиром драгметаллов и драгоценных камней проводится и при:

• выявлении фактов хищения;
• в случае стихийного бедствия, пожара или иных ЧС, вызванных экстремальными условиями.

Инвентаризация может быть полной или частичной. В первом случае проверяют наличие всех товаров по всем местам продажи и хранения. Частичную проверку, в частности, организуют, если:

• обнаружили факты хищения;
• выявили нарушения правил приемки, отпуска или списания имущества;
• увольняется материально ответственное лицо;
• материальные ценности имеют очень большую номенклатуру.

Частичную инвентаризацию проводят в отношении конкретного МОЛ или подразделения, где выявлены нарушения. Кроме того, юрлицо вправе проводить добровольные проверки матценностей в любое время и в любом объеме по решению руководителя. Сроки проведения инвентаризаций в ГИИС ДМДК во всех случаях организация определяет самостоятельно.

Например, плановая инвентаризация в ГИИС ДМДК проводится ежегодно по состоянию на 1 января года.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил проведения инвентаризации драгоценных металлов и камней, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Какие нужно оформить документы при проведении ежегодной инвентаризации в ГИИС ДМДК

Согласно п. 30 Инструкции по учету и хранению драгметаллов и камней, утвержденной приказом № 231н от 09.12.2016, инвентаризацию проводят на основании приказа руководителя. Его можно издать в произвольной форме (но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ) или использовать унифицированный бланк ИНВ-22. В приказе в том числе следует отразить:

• сроки проведения проверки;
• основания для проведения инвентаризации;
• список проверяемых объектов;
• перечень членов инвентаризационной комиссии.

Важно! В состав комиссии не должны входить МОЛ, отвечающие за проверяемые ценности.

Результаты проверки заносят в инвентаризационные описи или акты, которые составляют в двух и более экземплярах. Один из них передают материально ответственному лицу (если установлена коллективная ответственность – каждому из МОЛ), второй остается в бухгалтерии, а также размещается в ГИИС ДМДК в виде PDF-файла. Форму акта можно разработать самостоятельно, но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона № 402-ФЗ, или использовать унифицированные:

• ИНВ-8 — для драгоценных металлов;
• ИНВ-9 — для драгоценных камней;
• ИНВ-8а — для драгметаллов в составе приборов, оборудования и других изделий.

Перечень форм, которые будут применяться, необходимо зафиксировать в учетной политике.

Перед началом инвентаризации у лиц, ответственных за сохранность вверенных им ценностей, берется расписка о том, что вся документация по приходу или расходу ценностей сдана в бухгалтерию и что неучтенных ценностей у них нет.

Во время инвентаризации прием и отпуск ценностей прекращается. Если проверка продолжается длительное время, ценности можно отпускать МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Поступившие в этот период ценности МОЛ также принимают в присутствии членов комиссии, заносят в отдельную опись, но в акт инвентаризации не включают. Описи нужно приложить к акту инвентаризации.

Согласно п. 32, 36 Инструкции, необходимо составить отдельные акты (описи) для ценностей, которые:

• отданы в переработку (обработку) другим юрлицам;
• находятся в пути;
• хранятся в нераспакованной специальной таре;
• поступили или были отпущены во время проверки;
• не являются собственностью организации (находятся на ответственном хранении, получены для реализации, переработки, испытаний, экспертизы, приняты в залог и др.).

В этих актах отражают номера и даты приходных и расходных накладных, названия передающих или принимающих юрлиц, названия ценностей, их количество и массу.

Если выявлены расхождения между результатами инвентаризации и данными учета, составляют сличительные ведомости. Их форму разрабатывают самостоятельно (но с указанием реквизитов из ст. 9 закона № 402-ФЗ) и закрепляют в учетной политике.

Рассмотрим, как провести инвентаризацию в ГИИС ДМДК, пошагово.

Как провести инвентаризацию в ГИИС ДМДК

Перед началом проведения инвентаризации в раздел «Моя организация» обязательно добавьте приказ о составе инвентаризационной комиссии. Иначе система не даст провести саму инвентаризацию, а выдаст ошибку.

Далее в систему следует внести сведения об оприходовании и списании изделий. Для этого в левой части на панели выбираем «Документы» и находим «Акты инвентаризации».

Нажимаем кнопку «СОЗДАТЬ» и "Сохранить".

В ГИИС ДМДК акт инвентаризации разделен на 4 блока:

1. В первом блоке «Общие» нужно заполнить:

• дату проведения ревизии;
• учетный номер инвентаризации;
• выбрать основание (в условиях примера «Плановая на 1 января»).

2. Во втором блоке «Перечень объектов учета, выявленных по результатам инвентаризации» привяжите (по кнопке "ДОБАВИТЬ ПАРТИЮ") все изделия, которые нужно оприходовать, и нажмите на "Сохранить".

3. В третьем блоке «Перечень объектов учета, не обнаруженных по результатам инвентаризации», отразите те УИНы, которые нужно списать через кнопку «Привязать партии». После выбора нажмите на "Прикрепить выбранные" и на кнопку "Назад".

4. В четвертом блоке прикрепите документы по инвентаризации. Для этого нажмите кнопку «Прикрепить документ» и выберите приказ о создании инвентаризационной комиссии, который загрузили в разделе «Моя организация», а затем нажмите на "Прикрепить выбранные".

Далее по кнопке «Добавить реквизиты» загрузите акты инвентаризации и приказ о проведении инвентаризации в формате pdf, и нажмите на кнопку «Сохранить».

Когда инвентаризация ювелирных изделий в ГИИС ДМДК завершена, поднимитесь на верх формы, нажмите кнопку «Сохранить» и «Зарегистрировать и подписать», и потвердите подпись данных в появившемся окне "Потверждение подписи данных", нажав на кнопку "Подписать".

В итоге, будет создан «Акт инвентаризации». «Акту» присваивается статус «Зарегистрирован». Партии из блока «Перечень объектов учета, выявленных по результатам инвентаризации» будут отображены в разделе «Объекты учета».

Итоги

Инвентаризация в ГИИС ДМДК проводится в обязательном порядке всеми участниками ювелирного рынка. В документе отражаются только итоги инвентаризации: излишки и недостачи, а также прикрепляются все подтверждающие документы.