Как перейти на электронные чеки ККТ?

Когда можно выдать электронный чек?

Для начала рассмотрим установленный законом порядок применения электронных кассовых чеков. В соответствии с п. 2 ст. 1.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ продавец товара или услуг выдает кассовый чек:

1. При офлайн-расчетах (то есть, на кассе обычного магазина, сервиса):

• на бумаге — в общем случае;
• на бумаге и в электронном виде, либо только в электронном — при условии, что покупатель (клиент) до момента расчета предоставил продавцу номер телефона или e-mail для получения электронного чека.

При этом, законодатель не запрещает продавцу самому попросить телефон или электронный адрес покупателя перед расчетом (например, как раз для того, чтобы воспользоваться возможностью выдать только электронный чек).

Может ли подотчетное лицо подтвердить расходы, приложив к авансовому отчету распечатанный электронный чек? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно.

2. При онлайн-расчетах на сайте интернет-магазина — в электронном виде (п. 5 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

Кроме того, электронный чек может выдаваться без бумажного:

• при зачете предоплаты за товар (п. 2.1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ);
• при безналичном расчете не через сайт интернет-магазина (то есть, например, по квитанции, переданной покупателю для оплаты через банк) при условии, что покупатель предоставил номер телефона или e-mail.

При этом, электронный чек за оплату по квитанции должен быть сформирован не позднее дня, идущего за днем совершения расчета, но не позднее момента передачи товара (подп. 1 п. 5.3 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

Также следует выделить особую схему предоставления кассового чека — с применением QR-кода, который предусмотренными законом № 54-ФЗ способами предъявляется покупателю (клиенту). При этом, не предполагается использования бумажного носителя. Поэтому чек по QR-коду по существу также будет электронным.

Электронный чек в виде QR-кода: когда можно выдать

Положениями п. 5.6 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ определены случаи, при которых продавцы товаров и услуг вправе применять онлайн-кассы вне места совершения расчетов (то есть, вне офиса или кассы). В числе таких случаев — оказание клиенту услуги вне места расположения кассы предприятия, как вариант — в месте расположения самого клиента (например, это могут быть услуги такси, курьерской службы, кейтеринга).

В случаях, указанных в п. 5.6 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ, продавец может передать покупателю чек именно в виде QR-кода, о котором идет речь (подп. 2 п. 5.7 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). Данный код должен быть отображен на мобильном гаджете или компьютере продавца — так, чтобы покупатель смог считать его своим смартфоном. Используя считанный QR-код, покупатель может затем загрузить на свой смартфон электронный кассовый чек (п. 3.1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

Еще один предусмотренный законом вариант применения QR-кода (для последующей загрузки электронного чека) — его отображение на дисплее аппарата для автоматической торговли, к которому удаленно подключена онлайн-касса (подп. 2 п. 5.1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

Во всех случаях код должен быть хорошо считываемым. То есть, достаточно большим даже для распознавания камерой смартфона с невысоким разрешением. Также на экране, на котором отображается QR-код, не должно быть пятен или наклеек, препятствующих считыванию кода покупателем.

Электронный чек без QR-кода: как применить?

Продавцу, который собирается выдавать покупателям электронные чеки, следует иметь в виду, что вместо QR-кода, в котором «зашифрованы» данные по чеку, покупателю можно направить — также на телефон или на e-mail – сведения, идентифицирующие чек (подп. 3 п. 5.7 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ):

• регистрационный номер ККТ;
• сумма, дата, время расчета;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта, через который покупатель может бесплатно загрузить полноценный электронный чек с применением соответствующих сведений (как правило, в этом случае указывается адрес сайта Оператора фискальных данных, с которым у продавца заключен договор).

На практике это означает возможность передать клиенту сведения по чеку в электронном виде (по существу — передать ему «электронный чек») в случае, если у клиента нет возможности отсканировать QR-код.

Отметим, что возможность передачи приведенных выше сведений в электронном виде вместо чека, может быть реализована в принципе при любых расчетах (п. 3 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). Важно при этом соблюдение знакомого нам правила — телефон или e-mail должны быть запрошены до момента расчета. При этом может потребоваться дополнительно разъяснить покупателю, что соответствующие сведения по составу практически равнозначны кассовому чеку. Не исключено, что покупатель потребует более «оригинальный» кассовый чек — в том числе бумажный. Поэтому, рассматриваемый вариант имеет смысл считать запасным — хотя и совершенно законным – способом соблюсти требования закона № 54-ФЗ.

Электронный чек: на что обратить внимание?

При применении электронного чека также следует иметь в виду, что:

1. В случае, если покупатель на кассе настаивает на получении именно бумажного чека (даже при наличии у продавца контактных данных для передачи электронного документа), то отказать в его распечатке продавец не вправе (письмо ФНС России от 24.03.2022 № АБ-3-20/2677@).

Таким образом, даже если у продавца есть все необходимое для регулярной выдачи покупателям электронных чеков, могут встречаться принципиальные покупатели, которым нужны именно бумажные фискальные документы. У магазина и сервиса всегда должна быть наготове касса с заправленной бумажной лентой для подобных случаев.

2. Поскольку телефон и e-mail — персональные данные, то продавец должен разъяснить клиенту цель получения таких данных, а также осуществить ряд действий, предписанных законодательством.

Прежде всего, заблаговременно — фактически, еще до начала деятельности по продаже товаров и услуг, уведомить Роскомнадзор о намерении осуществлять обработку персональных данных (ч. 1 ст. 22 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Согласие на обработку ПД в данном случае получать необязательно — так как продавец использует контакты покупателя для выполнения обязанности, установленной законодательством (то есть, положениями закона № 54-ФЗ).

3. Передача покупателю электронного чека (сведений для идентификации чека) возможна не только через SMS или на e-mail в чистом виде, но и иными способами.

Например, через мессенджер, личные сообщения в соцсети. В этом случае чек может включаться в сообщение в разных форматах — в виде картинки, PDF-документа. В сообщении можно направить сведения для идентификации чека — в соответствии с «запасным» механизмом, рассмотренным нами выше.

Также допускается информирование покупателя о возможности получать чеки, в которых указан номер или e-mail покупателя, через сервис «Мои чеки онлайн» от ФНС. Однако, во избежание споров с налоговиками данный способ следует задействовать в крайнем случае — если возникли объективные сложности с отправкой клиенту чека (сведений для его загрузки в электронном виде). Дело в том, что соответствующее информирование необходимо будет задокументировать, приняв от покупателя письменное подтверждение о получении консультации. Это уже полноценная обработка персональных данных, требующая согласия на то со стороны покупателя.

4. В случае желания или даже вынужденной необходимости передать покупателю только электронный чек (например, если в кассе закончилась бумажная лента) продавцу следует запросить телефон или e-mail до момента расчетов.

Если попросит после — покупатель вправе отказать (и истребовать затем бумажный чек).

5. Указание телефона или e-mail покупателя в электронном чеке — обязательно, поскольку данные сведения представляют собой обязательный реквизит документа (п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ).

Если пренебречь данным требованием, то возможны штрафы по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.

Рассмотрим теперь, как перейти на электронные чеки — учитывая приведенные выше законодательные особенности, на практике.

Переход на электронные кассовые чеки: пошаговая инструкция

В целях перехода на электронные чеки продавцу потребуется:

1. Настроить онлайн-кассы на включение обязательных реквизитов в электронный чек — в соответствии с действующими форматами фискальных документов (ФФД).

Как мы уже отметили выше, к таким реквизитам относятся телефон или e-mail покупателя, на которые отправляется фискальный документ. Вместе с тем, есть ряд иных реквизитов, обязательных для включения в электронный чек. В их числе, например:

• версия используемого ФФД;
• номер чека за смену;
• адрес e-mail продавца или Оператора фискальных данных.

Однако, на практике обязательных реквизитов для электронного чека довольно много. Те, которые требуется отражать в электронном документе при расчетах с покупателями, следует определять на основании положений форматов, утвержденных приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. В общем случае здесь используется Таблица 20, приведенная в данном приказе. Там указаны обязательные реквизиты для кассового чека — основного фискального документа, формируемого на онлайн-кассе.

Особое внимание следует уделить столбцам «Обяз.» и «Форм.» рассматриваемой таблицы. В первом указан номер, обозначающий степень обязательности применения реквизита (по описанию и тегу, приведенным в первых двух столбцах) в печатном, электронном чеке (либо в том или другом). По общему правилу, если стоит цифра 1, то реквизит практически всегда обязателен, если 2 или 3, то могут быть исключения в части обязательности его применения. Точное правило зависит от конкретной версии ФФД, по которому работает онлайн-касса. Основные принципы определения обязательности реквизита по столбцу «Обяз.» приведены в Таблице 3 по приказу № ЕД-7-20/662@.

В столбце «Форм.» отражается применимость соответствующего реквизита в печатной или электронной форме чека. Если стоит буква П, то реквизит обязателен для печатной формы чека, если Э — для электронной, если ПЭ — для обеих.

2. Протестировать внедряемую инфраструктуру, на базе которой будут передаваться электронные чеки.

Нужно убедиться, что:

• чеки успешно передаются Оператору фискальных данных;
• сведения по чекам корректно «зашифровываются» в QR-кодах;
• чеки успешно загружаются по идентификаторам (фискальному признаку, регистрационному номеру ККТ и прочим, что отражены в подп. 3 п. 5.7 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

3. Проинструктировать работников магазина на предмет взаимодействия с покупателями при применении электронных чеков.

Можно выписать инструкции, в которых будет изложен алгоритм согласования передачи электронного чека. Важнейшая формулировка в ней — согласование до момента расчетов. Также можно распечатать и разместить на кассе положения закона № 54-ФЗ, на основании которых покупателю предлагается получить электронный чек вместо бумажного.