Нужно ли ежемесячно оформлять акт об оказании услуг?
Какой документ, по мнению инспекторов, подтверждает оказание услуг аренды?
Как известно, чтобы учесть расходы при расчете налога (НДФЛ или при упрощенной системе) необходимы подтверждающие документы. Достаточно ли для подтверждения расходов по аренде договора аренды, акта приема-передачи помещения, счета на оплату, выставленного арендодателем и платежек, доказывающих оплату счета? Или необходимо ежемесячно составлять акт выполненных работ (оказанных услуг)?
Этот вопрос нередко возникает в работе коммерсантов. Налоговый кодекс по этому поводу каких-либо разъяснений не дает.
В одном из первых своих писем, посвященных этому вопросу, Минфин России посчитал необходимым ежемесячно оформлять акт об оказании услуг по аренде (письмо от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/505). Аргументы такие: данные учета должны подтверждаться первичными учетными документами. Согласно закону о бухучете (Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ) оправдательными документами должны оформляться все хозяйственные операции, то есть каждый арендный платеж необходимо подтвердить актом об оказании услуг.
Все последующие разъяснения Минфина полностью на стороне коммерсантов. В письме от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742 указано, что для подтверждения расходов достаточно договора аренды, акта приемки-передачи арендованного имущества, документы, подтверждающие оплату арендных платежей. Ежемесячно оформлять акт оказанных услуг по договору для документального подтверждения расходов в виде арендных платежей не нужно, если иное не вытекает из условий сделки. То есть если договор оговаривает необходимость актов, к примеру: «арендные платежи перечисляются ежемесячно на основе заключаемого акта выполненных услуг», то оформлять акты придется ежемесячно.
В письме Минфина России от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559 затронут не только вопрос аренды, но и субаренды. Вывод такой же: составлять ежемесячно акт не нужно. А в перечне документов, являющихся обоснованием для учета расходов в дополнение к вышеназванным финансисты упоминают график арендных платежей. Но этот документ не обязателен, вполне достаточно договора, акта приемки-передачи и платежки на перечисление платы.
Отметим, письма касаются организаций, уплачивающих налог на прибыль, но разъяснения справедливы и для индивидуальных предпринимателей на общем или «упрощенном» режимах налогообложения. На общем режиме, при расчете НДФЛ бизнесмены руководствуются правилами главы 25 Налогового кодекса, регулирующей уплату налога на прибыль. «Упрощенцы» включают в расходы арендные (в том числе лизинговые) платежи в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций (подп. 4 п. 1 и п. 2 ст. 346.16. НК РФ).
В новом своем письме от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118 Минфин России вновь подтвердил свою точку зрения: ежемесячные акты оказанных услуг для учета арендных платежей не нужны.
Налоговая служба упоминает в первую очередь акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды. Дело в том, что сдача имущества в аренду является оказанием услуг. Услугой признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ). Соответственно если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора, и, следовательно, у арендатора есть основание для включения в состав расходов сумм, уплаченных арендодателю. Данные основания возникают вне зависимости от подписания акта приема-передачи услуги, тем более что требование об обязательном составлении актов приема-передачи услуг в виде аренды ни главой 25 Налогового кодекса, ни законодательством о бухгалтерском учете не предусмотрено (письмо ФНС России от 5 сентября 2005 г. № 02-1-07/81).
