ФНС России 16 сентября сообщила о появлении на сайте ведомства типовых сценариев внедрения электронного документооборота на предприятии. Отмечается, что данные сценарии помогут организации «комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов».
ФНС выделяет 2 типовых сценария:
- «Первые шаги и быстрый результат» (предполагает быстрое подключение к системе оператора ЭДО и оперативную настройку обмена электронными документами с контрагентами);
- «Комплексный подход и дальнейшее развитие» (предполагает цифровизацию всех бизнес-процессов при переходе на ЭДО и полную интеграцию системы оператора ЭДО с текущей IT-архитектурой компании).
Как следует из опубликованной информации, первый сценарий больше подходит малому бизнесу, второй – среднему и крупному. Реализация первого сценария, предложенного ФНС, включает следующие основные этапы:
1. Предварительную подготовку и анализ данных.
На данном этапе хозяйствующему субъекту нужно:
- сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме;
- определить круг лиц, уполномоченных подписывать документы;
- проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО);
- предварительно определить тип подходящего IT-решения.
2. Подключение к оператору ЭДО.
Предприятию здесь необходимо:
- выбрать оператора электронного документооборота;
- выбрать подходящий тариф по обмену документами;
- оформить заявку на подключение к оператору;
- заключить лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.
3. Техническую подготовку и внедрение ЭДО.
Фирме в рамках данного этапа требуется:
- получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации;
- настроить доступ пользователей в систему оператора электронного документооборота (авторизацию и аутентификацию);
- настроить процессы обмена документами в системе электронного документооборота - их типы, маршруты согласования и подписания.
4. Тестирование и обучение.
Речь идет о проведении:
- тестового обмена документами с контрагентами;
- обучения сотрудников (работе с системой ЭДО).
5. Старт обмена электронными документами с контрагентами.
В рамках данного этапа потребуется:
- известить контрагентов о переходе на ЭДО, заключить с ними соглашение об использовании ЭДО;
- разослать приглашения в системе ЭДО для начала обмена документами;
- оформить заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, работающими через других операторов ЭДО;
- начать обмен документами с контрагентами.
Также ФНС рекомендует внести изменения в учетную политику организации (ИП это необязательно, так как предприниматели в общем случае не ведут бухучет) в части положений по переходу на электронный документооборот.
Напомним, с 01 января 2022 г. ЭЦП будет оформлять ФНС бесплатно.