Приказ об утверждении графика отпусков

Что представляет собой распоряжение об утверждении графика отпусков ?

Данный документ вводит в действие график отпусков, одобренный руководством компании. В нем установлен порядок вступления в силу утвержденного графика, а также иные нюансы его применения.

Приказ об утверждении графика отпусков издается руководителем компании после согласования с профсоюзом организации (при наличии) и работниками - льготниками по ТК РФ конкретных дат предоставления им ежегодного отдыха. Документ не имеет унифицированной формы.

Распоряжение должно быть составлено и утверждено не позднее чем за две недели до начала нового отчетного года. Приказ об утверждении графика отпусков составляют в единственном экземпляре, после утверждения директором организации его сдают в кадровую службу.

Надо ли составлять приказ в обязательном порядке или можно обойтись без него ?

Приказ об утверждении графика отпусков, образец которого можно найти далее, не является обязательным документом. Некоторые компании вовсе его не составляют, и это не является нарушением законодательства РФ. Однако, большинство организаций продолжает использовать данный документ. Рассмотрим некоторые нюансы, которые помогут понять, когда приказ надо составлять в обязательном порядке, а когда можно обойтись и без него

Если в организации график отпусков составляется по типовой форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, то составлять приказ нет необходимости. Форма № Т-7 уже содержит графу «УТВЕРЖДАЮ», в которой руководитель должен проставить свою подпись. Издавать отдельное распоряжение в этом случае не надо. Оно будет целесообразно только, если есть необходимость в отражении в документе дополнительной информации, относящейся к графику отпусков.

Но если организация применяет форму графика отпусков, разработанную самостоятельно (но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ), и в ней отсутствует графа об утверждении, то необходимо составлять соответствующий приказ.

Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к справочно-правовой системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

Что предшествует составлению приказа ?

Перед составлением распоряжения следует утвердить график отпусков персонала компании. Процедура состоит из нескольких этапов:

1. Направление кадровой службой в адрес всех начальников подразделений служебной записки, в которой указано требование о необходимости предоставления сведений о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников.
2. Составление проекта графика отпусков на основании положения или локального акта, регулирующего порядок утверждения документов и порядок делопроизводства.
3. Согласование графика с профсоюзом (если таковой имеется в организации).
4. Получение одобрения главного бухгалтера, юриста, заместителей руководителя и др.
5. Утверждение приказа руководителем компании.
6. Регистрация документа в кадровом журнале.
7. Ознакомление с графиком отпусков всех сотрудников под подпись.

Как составить приказ ?

Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации (ИП). Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.

Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы, то его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:

• название работодателя - составителя;
• дату составления и номер;
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подтверждение ознакомления с приказом лиц, упомянутых в качестве исполнителей распоряжения.

Составленный график отпусков можно включить в приказ в качестве приложения. Удостоверять документ печатью нет необходимости.

Оформление документа

1. Сначала следует оформить «шапку» приказа. В верхней части документа указывают полное название юридического лица (Ф. И. О. ИП) - работодателя, номер и дату составления, а также ОГРН (ОГРНИП).
2. Далее прописывают суть распоряжения.
3. Документ должен содержать ссылку на законное основание. В данном случае указывается «Статья 123 ТК РФ».

После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» перечисляют по пунктам суть распоряжений:

• в 1-м пункте указывают сам факт утверждения графика на конкретный год;
• во 2-м пункте прописывают должность и Ф. И. О. лица, ответственного за ознакомление работников с утвержденным графиком;
• в 3-м пункте указывают лицо, ответственное за контроль исполнения данного приказа.

Ниже указывают приложение (непосредственно сам график отпусков). Документ подписывает руководитель, а ответственные лица подтверждают своими подписями ознакомление с текстом приказа (например, начальник отдела кадров).

Образец приказа об утверждении графика отпусков подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите к образцу документа.

Итоги

Приказ об утверждении графика отпусков не обязателен и составляется добровольно. Его оформляют, если в графике отпусков отсутствует подпись руководителя под словом "Утверждаю".