Инструкция по ведению делопроизводства

Для чего нужна инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству в РФ является одним из важнейших инструментов управления и выполняет следующие функции:

• определяет порядок работы с документами в организации;
• определяет порядок хранения и уничтожения документации;
• обеспечивает стабильность и непрерывность делопроизводства;
• определяет перечень лиц, которые будут нести ответственность за ведение «бумажной» работы;
• обеспечивает оперативный документооборот внутри организации и за ее пределами;
• устанавливает требования к указанию реквизитов и оформлению документов внутри организации.

Статья по теме: Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ - акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье. Подробнее

Виды инструкций по делопроизводству

Примерная инструкция разрабатывается государственными ведомствами для организаций определенной отрасли и устанавливает для них требования к порядку работы с документами. На ее основе организации формируют свои индивидуальные инструкции.

Типовая инструкция по делопроизводству составляется государственными ведомствами для однородных по характеру деятельности субъектов хозяйствования и используется ими в качестве обязательного нормативного акта.

Индивидуальная инструкция разрабатывается непосредственно организациями с учетом требований, изложенных в типовых и примерных инструкциях.

Статья по теме: График документооборота: образец Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — это грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота. Подробнее

Разработка инструкции по делопроизводству

В крупных компаниях функция подготовки инструкции возлагается на службу документального обеспечения. Также в этом процессе обычно принимают участие юристы и работники архива. В небольших организациях разработку инструкции обычно поручают секретарям или сотрудникам кадровой службы. С содержанием инструкции по делопроизводству необходимо ознакомить всех сотрудников, ответственных за документационное обеспечение деятельности. Также проект документа нужно согласовать с руководителями структурных подразделений и заместителями руководителя организации, которые курируют затронутые в тексте инструкции вопросы.

В больших организациях для общего и кадрового делопроизводства составляются отдельные инструкции. В маленьких компаниях эти два направления чаще всего регламентируются одной инструкцией, содержание которой отображает требования к работе с административной документацией и с документами по личному составу. Так как разработка данного документа является ответственным делом, которое требует много времени и усилий, предварительно лучше получить консультацию в государственном архивном учреждении.

При составлении инструкции следует руководствоваться нормативными актами:

• национальным стандартом «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019», утвержденным Приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст);
• национальным стандартом «ГОСТ Р 7.0.97-2016», утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 14.05.2018);
• примерной инструкцией по делопроизводству в госорганизациях, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;
• методическими рекомендациями, утвержденными для федеральных органов власти Приказ Росархива от 25.12.2020 N 199.

Статья по теме: Как составить номенклатуру дел Деятельность любой организации неминуемо связана с накоплением огромного количества разнообразных документов. Для их систематизации используется номенклатура дел, она позволяет «разложить по полочкам» исполненные документы и значительно облегчить их использование. Что такое номенклатура дел? Обязательно ли ее вести? Каких правил нужно придерживаться при составлении? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Подробнее

Как составить инструкцию по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству в Российской Федерации должна отображать весь процесс документирования в организации и связанные с ним технологические операции. Количество разделов и их содержание будет зависеть от особенностей деятельности организации.

Документ может иметь следующую структуру:

1. Общие положения. Здесь прописывают сферу действия инструкции, нормативно-методическую базу, ответственность за несоблюдение указанных в ней требований. Также в этом разделе нужно указать подразделение, которое отвечает за организацию работы с документами.
2. Основная часть. В нее можно включить разделы, которые будут регламентировать следующие вопросы:

• составление и оформление документации;
• работа с документами;
• учет объема документооборота;
• работу с документацией по личному составу;
• хранение документов и подготовку к сдаче в архив и др.

3. Приложения. В этот раздел нужно включить справочно-иллюстративный материал: образцы бланков документов, примеры их оформления и пр.

Подготовленный документ подают на подпись и утверждение гендиректору.

Инструкция по делопроизводству на 2022 год не должна содержать размытых положений, к формулировке каждого пункта необходим ответственный подход. Документ вводится в действие после утверждения соответствующего приказа.