Ученический отпуск работника

Какое образование дает право на учебный отпуск

Есть несколько вариантов образования, дающего право на отпуск для сдачи сессии

Обучение в школе

Работодатель обязан знать, что школьникам на очно-заочной форме обучения полагается дополнительно к основному учебный отпуск.

Эту форму обучения человек выбирает самостоятельно, в любой школе. Фактически она заменила вечерние школы, в которые принимали только работающих.

Первое высшее или среднее профессиональное образование

Работник может попросить оплачиваемый ученический отпуск, если обучается впервые, причем в вузе/ссузе и на факультете, которые прошли государственную аккредитацию, а именно

• либо получает первое высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура),
• либо среднее профессиональное образование. 

Аспирантура или адъюнктура

Эти отпуска предусмотрены для научных или научно-педагогических кадров, которые обучаются  

• в аспирантуре,
• адъюнктуре,
• ординатуре,
• по программе ассистентуры-стажировки.

Ознакомьтесь с детальным алгоритмом оформления учебного отпуска, о котором рассказали эксперты "КонсультантПлюс". Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

Условия предоставления отпуска

Отпуск работодатель обязан предоставить только, если работник напишет заявление на учебный отпуск, а к заявлению приложит справку-вызов. Это документ, который выдает ему образовательная организация по его просьбе. 

Без справки-вызова отпуск не предоставляется. Однако у работников, которые просят отпуск ради научной деятельности, например, для защиты диссертации, может быть другой документ - например. решение диссертационного совета о назначении даты защиты.

Какой отпуск полагается работнику на обучение

Продолжительность отпуска зависит от образования, года обучения, ситуации (сессия или госэкзамен). Кроме того, есть случаи, когда отпуск оплачивается и когда не оплачивается.

Случаи, когда предоставляется оплачиваемый отпуск на обучение

Сразу оговоримся - оплачивается отпуск заочникам (т.е. очная или очно-заочная форма обучения). Проверьте, что указано в справке-вызове - и сделайте вывод, надо ли оплатить отпуск.

Случаи, когда предоставляется неоплачиваемый отпуск на обучение

Неоплачиваемый отпуск вы обязаны предоставить обучающимся очно или для сдачи вступительных экзаменов (ряд вузов проводит внутренние испытания дополнительно к результатам ЕГЭ, например, на творческие профессии - дизайнер, артист и т.п.)

Сколько точно дней можно дать и можно ли их разделить

Можно ли сократить или разделить учебный отпуск, разъяснил Роструд:

• предоставление учебного отпуска меньшей продолжительности, чем та, которая указана в справке-вызове (даже при условии, что об этом просит сам работник) будет не в полной мере соответствовать требованиям действующего законодательства;
• разделение учебного отпуска на части не предусмотрено (разделен на части может быть только ежегодный оплачиваемый отпуск).

Отпуск в связи с обучением, пишет ведомство, предоставляется на основании справки-вызова, утвержденной приказом Минобразования России от 19.12.2013 № 1368. В документе указывается продолжительность сессии, сроки ее начала и окончания для того, чтобы определить длительность учебного отпуска. Отсюда, вероятно, и вывод ведомства о том, что сокращение фактического отпуска относительно того, что «прописан» в справке, недопустимо: при сокращении отпуска у работника есть риск пропустить те или иные мероприятия в рамках сессии.

Можно ли отозвать из учебного отпуска

В вопросе отзыва обучающегося из отпуска Роструд категоричен - отозвать из учебного отпуска нельзя. Законом предусмотрен только отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска, а не из учебного.

Можно ли отказать в учебном отпуске

Как утверждает Роструд заочникам отпуск предоставляется обязательно. Даже в тех случаях, когда работник не выполнил план или нужен организации во время отпуска по производственой необходимости - отпуск обязательно нужно предоставить.

Отказать в учебном отпуске заочнику можно только, если у него нет справки-вызова. 

В каком размере оплачивается учебный отпуск

Оплата отпуска на обучение заочникам производится в размере среднего заработка.

Заработок исчисляется по правилам ст. 139 Трудового кодекса РФ: то есть, вычисляется средний дневной заработок за 12 календарных месяцев до отпуска. Затем полученная величина умножается на количество дней отпуска.

Пример расчета оплаты за ученический отпуск

Работник компании получает первое высшее образование. Он обучается на 1 курсе, в текущем году им еще не оформлялся ученический отпуск. Работник написал заявление об уходе в учебный отпуск на 20 дней в связи с очередной сессией, что подтверждено справкой-вызовом. Общий заработок за предшествующие 12 календарных месяцев составил 854 675,88 руб. (в этом периоде не было дней, исключаемых из среднего заработка).

Алгоритм действий бухгалтерии:

• выведен средний показатель дневного дохода работника – 2430,82 руб. (854 675,88 / 12 / 29,3);
• оплачиваться будут все дни отпуска, так как годовой лимит не был исчерпан;
• начислены отпускные в сумме 48 616,40 руб. (2430,82 х 20).

Из этой суммы подоходный налог удерживается в обычном порядке, на отпускные необходимо начислить все виды страховых взносов.

В бухучете величина начислений по ученическому отпуску показывается в кредите счета 70, выплата отражается по дебету 70 счета.

Как правильно предоставить учебный отпуск

Запросите у работника заявление на учебный отпуск. В тексте заявления должно быть указано приложение: справка-вызов. Соответственно, справку-вызов из образовательного учреждения работник должен предоставить и приложить к заявлению.

Подготовьте приказ на учебный отпуск. Его период должен соответствовать справке-вызову.

Внесите данные о предоставлении отпуска в личную карточку работника. В табеле учета рабочего времени отметьте период учебного отпуска согласно правилам делопроизводства (например, буквой "У").

Учебный отпуск в ряде случаев необходимо оплатить (см. выше случаи, когда нужно оплачивать учебный отпуск). Перевести деньги работнику необходимо хотя бы за 3 дня до начала отпуска (можно раньше, но не позже, см. Письмо Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1). На оплату за учебный отпуск начисляются НДФЛ и страховые взносы.

После выхода работника из отпуска истребуйте у него отрывную часть справки-вызова. Этот документ заполнит образовательная организация, и таким образом работник подтвердит ,что действительно был на занятиях (письмо Минтруда России от 28.10.2020 № 14-2/ООГ-16409).