Ежеквартально налоговые агенты, выплачивающие вознаграждения физическим лицам, должны отчитываться в ИФНС по форме 6-НДФЛ. Форма расчета утверждена Приказом ФНС от 14.10.2015 г. № ММВ-7-11/450@ (ред. от 17.01.2018). В 6-НДФЛ сумма удержанного налога отражается по определенным правилам, несоблюдение которых может привести к нарушению контрольных соотношений. За недостоверность отчетности предусмотрен штраф. Рассмотрим, как заполнить форму по удержанным суммам подоходного налога в соответствии с требованиями налоговой службы.
Заполнение раздела 1 Расчета 6-НДФЛ
Сумму удержанного НДФЛ в 6-НДФЛ показывают по строке 070 раздела 1. В указанную строку ставят сумму налога, которую налоговый агент удержал у получающего доход человека в соответствии с гл. 23 НК РФ. Так как удержание возможно при реальном получении дохода, то данные в строку 070 попадают только после того, как денежные средства выплатят или возместят иным способом физлицу. После удержания налог нужно перечислить в бюджет.
Исчисленный и удержанный налог в 6-НДФЛ по строкам 040 и 070 может не совпадать, и это не является ошибкой. Такая ситуация чаще всего возникает когда заработная плата, начисленная в одном отчетном периоде, выплачивается работникам в следующем квартале. НДФЛ следует удержать в момент выплаты дохода физлицам, поэтому по строке 040 исчисленный с такой зарплаты налог отразится, а по строке 070 – нет, т.к. доход в отчетном периоде еще не выплачен, а значит и налог на отчетную дату еще не удержан.
Подобный неудержанный налог нельзя включать в строку 080, предназначенную только для отражения НДФЛ, который агенту не удалось удержать с натуральных доходов или с материальной выгоды.
Пример 1: Суммы исчисленного и удержанного налога в 6-НДФЛ в разделе 1 совпадают
Организация начала свою работу с 1 декабря прошлого года. В штате числятся 3 человека с общим доходом 105000 рублей в месяц. Вычетов у сотрудников нет. Сумма начисленного НДФЛ за каждый месяц – 13650 рублей (105000 х 13%). Зарплата выплачивается ежемесячно 10 числа, без задержек. Зарплата декабря выплачена в январе.
Как заполняется форма за 1 квартал:
Доход за январь-март - 105000 х 3 = 315000 рублей.
НДФЛ за весь квартал - 315000 х 13% = 40950 рублей.
стр. 010 – 13 %;
стр. 020 - 315000,00;
стр. 040 - 40950 – начислен налог за 1 квартал;
стр.060 – 3, число работников, получивших доход;
стр. 070 - 40950 – удержан подоходный налог с зарплаты за декабрь, январь и февраль текущего года. Так как мартовскую зарплату выплатят только во 2 квартале (10 апреля), удержания за март в расчет 1 квартала включать не нужно.
Пример 2: Суммы исчисленного и удержанного налога в Разделе 1 отличаются
Возьмем условия из примера 1, только изменим дату начала работы организации – с января текущего года.
стр. 010 – 13%;
стр. 020 - 315000,00;
стр. 040 – 40950;
стр.060 - 3 человека;
стр. 070 - 27300 – удержанный налог за январь и февраль ((105000 + 105000)х 13%). Налог с зарплаты за март будет удержан в день ее выплаты 10 апреля и отразится в отчете 6-НДФЛ за полугодие.
Следует учитывать, что сумма перечисленного налога в 6-НДФЛ не отражается. Но налоговики могут решить, что удержанный НДФЛ перечислен в бюджет не полностью, если разница между удержанным (стр. 070) и возвращенным физлицу (стр. 090) налогом будет больше суммы, поступившей в ИФНС на отчетную дату.
Выплата дохода в натуральной форме
Когда доходы выдаются в натуральной форме, удержание налога сразу произвести невозможно. НДФЛ удерживается из любых следующих денежных доходов этого лица в размере, не превышающем 50% от выплачиваемой суммы дохода (п. 4 ст. 226 НК). Строка 070 раздела будет заполняться только после денежной выплаты, из которой будет удержан НДФЛ. Так же поступают при исчислении материальной выгоды.
Если денежных доходов, из которых можно удержать налог, больше не будет, агент отражает неудержанную сумму в строке 080. В срок до 1 марта года, следующего за отчетным, агент должен сообщить о неудержанной сумме физлицу и налоговикам, направив справку 2-НДФЛ с признаком «2».
Удержанный налог: заполнение раздела 2
Сведения в разделе 2 указывают по датам выплат доходов, разделяя на периоды начисления.
Показатели раздела 2 группируются в блоки по строкам 100-140:
-
стр. 100 дата фактического получения дохода (определяется согласно ст. 223 НК РФ);
-
стр. 110 день удержания налога (в день выплаты дохода физлицу);
-
стр. 120 срок перечисления НДФЛ в бюджет (следующий день после удержания, а по отпускным и больничным – последний день месяца, в котором выплачен доход);
-
стр. 130 сумма полученного дохода;
-
стр. 140 сумма удержанного НДФЛ.
Следует учитывать, что даже если суммы доходов выплачены физлицам в один день, сроки перечисления налога могут отличаться. Например, для заработной платы срок уплаты – не позже следующего дня после выплаты, а для отпускных, выплаченных в тот же день – последний день месяца. При заполнении формы это нужно учитывать и указывать такие доходы отдельными блоками.
Значение строки 070 раздела 1 может быть равно сумме строк 140 раздела 2 только за 1 квартал, так как раздел 1 заполняется по нарастающей с начала года, а раздел 2 – только за три последних месяца отчетного периода.
Пример
Менеджеру Сергееву за апрель 2019 года была начислена заработная плата в размере 25000 рублей (день выплаты зарплаты 15 число). НДФЛ с зарплаты – 3250 руб. С 1 по 6 мая Сергеев был на больничном, по листку нетрудоспособности начислено 5000 рублей, в том числе НДФЛ 650 рублей. 15 мая менеджер увольняется. Ему начислена зарплата за май 4195,80, из нее удержан подоходный налог 545 руб., и компенсация за отпуск 22000 рублей, НДФЛ с нее 2860 рублей. Все деньги Сергеев получил одновременно, в последний день работы 15 мая 2019 года.
Рассмотрим, как заполняется раздел 2.
Так как даты получения и перечисления не совпадают, объединять их в один блок нельзя.
1 блок – зарплата за апрель:
стр. 100 - 30.04.2019
стр. 110 - 15.05.2019
стр. 120 - 16.05.2019
стр. 130 - 25000,00
стр. 140 - 3250.
2-ой блок – больничный:
стр. 100 - 15.05.2019
стр. 110 - 15.05.2019
стр. 120 - 31.05.2019
стр. 130 - 5000,00
стр. 140 - 650.
3-ий блок – зарплата за май и компенсация за отпуск. Так как все даты по этим доходам совпадают, их можно объединить:
стр. 100 - 15.05.2019;
стр. 110 - 15.05.2019;
стр. 120 - 16.05.2019;
стр. 130 - 26195,80 (4195,80 + 22000,00);
стр. 140 - 3405 (545 + 2860).
Объединить зарплату уволившего сотрудника с ФОТ по другим работникам можно только в случае увольнения в последний день месяца – иначе даты получения дохода, отражаемые в стр. 100, не совпадут: для зарплаты это последний день расчетного месяца, а для расчета при увольнении – последний день работы сотрудника.