При выявлении недостач, порчи имущества предприниматели и организации инициируют расследование обстоятельств, приведших к потерям. При отсутствии виновных лиц сумма убытка списывается в расходы. Если же виновный сотрудник определен, ущерб становится его задолженностью перед работодателем.
Как провести списание недостачи: проводки
В бухучете сумма, подлежащая возмещению, относится со счетов учета матценностей (01, 10, 41, 50 и др.) на счет учета недостач и потерь 94, после чего списывается на виновное лицо, то есть переносится на счет 73 «Прочие расчеты с персоналом» (субсчет 73.2). При каждом удержании сальдо по счету задолженности работника будет уменьшаться, что будет соответствовать оставшейся сумме долга.
Если речь идет о материалах, которые в учете отражены по балансовой стоимости, а возмещение производится по рыночным ценам, сумма превышения рыночной оценки над балансовой признается доходами будущих периодов. Такие суммы учитываются на счете 98 «Доходы будущих периодов» и также взыскиваются с виновного лица.
Возмещая недостачу, виновное лицо может выбрать вариант с добровольным погашением убытка через кассу (Дт 50 – Кт 73.2) или путем внесения денег на расчетный счет работодателя (Дт 51 – Кт 73.2). Если сумма ущерба значительная, его можно гасить постепенно посредством удержаний из зарплаты (Дт 70 – Кт 73.2). При этом ежемесячно удерживать можно не более 20% от заработка виновного лица, лишь в определенных случаях удержание может составлять 50% (ст. 138 ТК РФ). Если лицо несет ограниченную материальную ответственность, удержание возможно лишь в размере его среднего заработка (ст. 241 ТК РФ).
Пример 1
При инвентаризации в отделе продаж выявлено отсутствие одной морозильной камеры. Виновным признан управляющий магазином (несущий полную матответственность), согласившийся добровольно погасить ущерб путем ежемесячных удержаний из зарплаты (по 20% в месяц). Первоначальная стоимость камеры составляет 131 200 руб., износ равен 36 000 руб. Как будет отнесена недостача на виновное лицо?
Проводка по отнесению недостачи на виновного сотрудника будет составлена в комплексе с целым рядом корреспонденций:
- Дт 01/Выбытие – Кт 01 – 131 200 руб. – снята с учета морозильная камера, недостача которой выявлена инвентаризацией;
- Дт 02 – Кт 01/Выбытие – 36 000 руб. – списан износ камеры;
- Дт 94 – Кт 01/Выбытие – 95 200 руб. (131 200 - 36000) – списана остаточная стоимость ОС (морозильная камера);
- Дт 73.2 – Кт 94 – 95 200 руб. – недостача отнесена на виновное лицо (проводка зафиксировала задолженность работника перед предприятием в размере остаточной стоимости ОС, утраченного организацией по вине сотрудника);
- Дт 20 – Кт 70 – 44 000 руб. – бухгалтер начислил виновному лицу зарплату за полностью отработанный месяц;
- Дт 70 – Кт 68/НДФЛ – 5720 руб. (44 000 х 13%) – из зарплаты удержан НДФЛ;
- Дт 70 – Кт 73.2 – 7656 руб. ((44 000 - 5720) х 20%) – произведено частичное погашение ущерба, остаток долга за работником составляет 87 544 руб. (95 200-7656).
В течение следующих 12 месяцев виновное лицо сможет полностью возместить нанесенный ущерб предприятию (при условии сохранения текущего уровня заработка).
Пример 2
На складе обнаружена недостача товаров на 7000 руб. Рыночная оценка пропавшего имущества составляет 7500 руб. Виновное лицо определено, возмещение будет осуществляться удержанием из его зарплаты. Полная сумма возмещения не превышает 20% от заработка виновного сотрудника, поэтому взыскание производится единовременно. Проводки в учете:
- Дт 94 – Кт 41 – 7000 руб. – товары отнесены в категорию недостач (по результатам инвентаризации);
- Дт 73.2 – Кт 94 – 7000 руб. – недостача в учете относится на виновного сотрудника;
- Дт 73.2 – Кт 98 – 500 руб. (7500 - 7000) – разница между рыночной и балансовой стоимостью, подлежащая возмещению;
- Дт 70 – Кт 73.2 – 7500 руб. – произведено удержание ущерба из зарплаты;
- Дт 98 – Кт 91.1 – 500 руб. – зафиксировано списание разницы между взысканной суммой и балансовой стоимостью.