Эффективность работы склада в немалой степени зависит от того, насколько правильно в нем ведется учет движения товаров. Все поступающие ТМЦ должны быть оприходованы, а их движение необходимо соответствующим образом отобразить в учете. Документы складского учета можно оформлять вручную, но это достаточно трудоемкий процесс. Поэтому на многих складах устанавливаются системы автоматизации, позволяющие формировать первичную документацию в электронном виде с возможностью последующей распечатки.
Чем регулируется ведение складского учета
Основным нормативным документом является Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н (ред. от 24.10.2016). Данный приказ содержит указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. В частности, в нем указано следующее:
-
Все операции по движению складских запасов необходимо оформлять первичными учетными документами.
-
Каждая организация имеет право самостоятельно устанавливать перечень документов, необходимых для ведения учета запасов на складе, или использовать унифицированные формы.
-
При ведении учета допускается использование программных продуктов.
-
Во всех первичных документах складского учета материалов и товаров должна быть проставлена подпись материально-ответственного лица с расшифровкой.
-
Руководство склада должно установить перечень сотрудников, которые будут иметь право принимать и отпускать ТМЦ. Перечень необходимо согласовать с главным бухгалтером.
С чем связана необходимость ведения складского учета
Контроль за движением ТМЦ является основой прибыльного торгового бизнеса. Если руководство склада владеет информацией о фактических остатках запасов, оно сможет правильно оценить потребность в поставке очередной партии. Также оно сможет контролировать сотрудников и своевременно выявлять факты кражи ТМЦ.
Ведение складского учета позволяет проконтролировать:
-
объем продажи товаров;
-
групповой оборот товаров;
-
остатки на складе;
-
номенклатуру товаров, находящихся в складе и в торговом зале;
-
сроки хранения товара.
Документы складского учета материалов
Первичные документы являются основой для создания учетных записей, с их помощью все складские операции отображаются в бухгалтерском учете. Практически все складские документы учета товаров имеют утвержденную на государственном уровне форму. Но предпринимателям и фирмам предоставлена возможность вносить изменения в утвержденные формы с учетом специфики своей деятельности, или разрабатывать собственные документы. При этом надо строго следить за тем, чтобы они соответствовали требованиям ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и включали все необходимые для «первички» реквизиты.
Все приходные и расходные складские документы можно фиксировать в специальном реестре, который составляют в двух экземплярах. Один экземпляр остается на хранение у заведующего складом, а второй в установленные сроки необходимо передавать в бухгалтерию организации. Ко второму экземпляру реестра прикладывают соответствующие складские документы и расписку бухгалтера о принятии им «первички».
Какие основные первичные документы следует оформлять при проведении конкретных операций, рассмотрим далее.
Приемка товаров
-
Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т), товарная накладная (форма № ТОРГ-12) от поставщика. Подтверждают факт приемки-передачи товаров, являются основанием для списания товара у грузоотправителя и оприходования у грузополучателя. В комплект документов может входить также спецификация и счет-фактура.
-
Приходный складской ордер (форма № М-4) выписывается на основании накладных и подтверждает поступление ТМЦ на склад.
-
Форма ТОРГ-1. Составляется при приемке ТМЦ определенного качества, количества, массы, комплектности. В нем указываются выявленные факты несоответствия условиям, приписанным в договоре или накладных.
-
Акты о приемке материалов, товаров (формы № ТОРГ-2, ТОРГ-3) составляются в том случае, если товар от поставщика поступил не в полном объеме или при расхождении по качеству. Если отсутствует счет поставщика заполняют акт ТОРГ-4.
Перемещение ТМЦ
-
Требование-накладная (форма № М-11). Ее оформляют, если происходит перемещение ТМЦ внутри подразделений организации.
-
Форма ТОРГ-13. Оформляется при передаче товара или тары между подразделениями.
Хранение ТМЦ
-
Форма ТОРГ-11 (Товарный ярлык). Применяется для учета товаров в местах их хранения, содержит основные сведения о каждой товарной позиции (наименование, количество, сорт и др.).
-
Карточка количественно-стоимостного учета товаров (форма № ТОРГ-28).
-
Карточка учета материалов (форма № М-17). Составляется на каждый номенклатурный номер ТМЦ.
-
Если склад специализируется на услугах хранения товарно-материальных ценностей, можно применять учетные формы № МХ-1 – МХ-21.
Отпуск ТМЦ со склада
-
Форма № ТОРГ-12. Оформляется при реализации товаров покупателю.
-
Накладная на отпуск материалов на сторону № М-15. Составляется при передаче ТМЦ из одной фирмы в другую.
-
Форма № ТОРГ-16 – Акт списания товаров. Оформляется в случае порчи ТМЦ в процессе складского хранения.
Применение для складского учета унифицированных бланков или самостоятельно разработанных форм документов следует отразить в приказе об учетной политике.
Предусмотрены ли штрафы за отсутствие документов?
Первичные документы складского учета необходимо оформлять в обязательном порядке, их отсутствие считается грубым налоговым нарушением. Если сотрудники склада нарушат требования действующего законодательства и это обнаружат налоговики, организация будет привлечена к ответственности. Размер штрафов регламентируется ст. 120 НК РФ:
-
10 тыс. руб. если правонарушение совершено в течение одного налогового периода;
-
30 тыс. руб. при повторном правонарушении;
-
если нарушение повлекло занижение налоговой базы, штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб.