Относящееся к группе организационно-распорядительных документов, штатное расписание регламентирует одно из важнейших направлений в деятельности предприятия – комплектацию кадрами и распределение фонда заработной платы.
В этом обзоре рассмотрим вопросы, связанные со штатным расписанием – является ли оно обязательным, кто составляет, согласовывает и заверяет документ, как составить приказ об утверждении штатного расписания, а также, сколько действует «штатка».
Правовой регламент
В действующем законодательстве нет прямых указаний на обязательность наличия штатного расписания в номенклатуре дел субъекта экономической деятельности. Однако Трудовой Кодекс РФ в ст. 15 и ст. 57 упоминает о необходимости согласованности трудовых функций, указанных в трудовом договоре, со штатным расписанием, что фактически указывает на его обязательность в пакете организационно-распорядительных документов предприятия. Обязательным документом для работодателей считает «штатку» и Роструд (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).
Назначение и действие штатного расписания
Штатное расписание (ШР) регламентирует:
-
структуру предприятия – образование отделов и подразделений с учетом характера выполняемых работ;
-
перечень должностей, необходимых для осуществления заявленных видов деятельности, с указанием количества штатных единиц по каждой из них, с учетом планового объема выполняемых работ;
-
размеры должностных окладов, доплат и надбавок по каждой позиции, включенной в ШР по структурному формированию и предприятию в целом.
Форма штатного расписания имеет унифицированный стандарт – форма № Т-3, но, в то же время, законодатель сохраняет за субъектами хозяйствования право использовать собственную форму штатного расписания (Письмо Роструда № ПГ/409-6-1от 23.01.2013).
Штатное расписание:
-
разрабатывается специалистами экономической и кадровой служб предприятия;
-
в сформированном виде согласовывается с профсоюзным комитетом (при его наличии);
-
утверждается руководителем предприятия,
-
вводится в действие после того, как руководитель подписывает распоряжение или приказ об утверждении штатного расписания.
Читайте также: Штатная расстановка: образец заполнения
Период действия
Штатное расписание обычно разрабатывается на длительный период. Если в «штатке» ничего не меняется, утверждать документ ежегодно не нужно - приказ об утверждении нового штатного расписания издается только при внесении в него изменений.
Обычно новая «штатка» начинает свое действие с начала календарного года, но в связи с различными обстоятельствами расписание может измениться в любое время. Сроки для внесения изменений в ШР и издания приказа законодательно не установлены, поэтому следует ориентироваться на локальные нормы или исходить из потребностей предприятия.
Все текущие изменения в штатное расписание, связанные с необходимостью реструктурировать подразделения, дополнить или сократить должности, изменить размеры должностных окладов и т.п. вносятся в соответствии с установленной процедурой – разрабатывается изменение к штатному расписанию, которое согласовывается с профсоюзом и утверждается руководителем. Для введения новых положений ШР в действие, руководителем издается приказ о внесении изменений в штатное расписание или о новом ШР.
Читайте также: Районный коэффициент в штатном расписании
Приказ об утверждении штатного расписания: образец и содержание документа
Приказ об утверждении штатного расписания легализует его действие на предприятии, и должен быть составлен в соответствии со стандартами, предъявляемыми к распорядительным документам. В его содержании должны быть отражены обязательные сведения:
-
юридическое наименование предприятия в полном написании;
-
статус документа (приказ, распоряжение);
-
регистрационные данные приказа (наименование, дата издания, номер);
-
основные показатели штатного расписания;
-
дата введения в действие;
-
назначение лиц, ответственных за соблюдение норм документа;
-
подпись руководителя.
Читайте также: Дополнительные обязанности работника: как оформить
Особенности формирования приказа об утверждении штатного расписания на 2020 год
Приказ на ведение штатного расписания, как правило, не содержит преамбулы, а начинается сразу с распорядительного указания – «Приказываю». В то же время не является нарушением указание пояснений, о том, в связи с чем издается данный приказ. Эта позиция полностью зависит от усмотрения руководителя, и, как показывает практика, указывается или не указывается в соответствии со стандартами деловой документации, принятыми в конкретной организации.
Далее приведен конкретный пример, как составляется приказ об утверждении штатного расписания в школе. Образец, по которому соответствии с установленными требованиями формируется приказ об утверждении штатного расписания, приводится ниже.