На любом предприятии может возникнуть необходимость выдачи денежных средств сотрудникам для расходования на нужды организации (командировочные, представительские расходы, покупка канцтоваров, хозинвентаря и т.п.). При этом следует оформить приказ на выдачу подотчетных сумм. Как это сделать, расскажем в нашей статье.
Приказ на выдачу подотчетных сумм - образец 2020
Приказ определяет перечень работников, имеющих право на получение подотчетных денег - наличных из кассы предприятия, либо безналичных средств, перечисляемых на банковскую карту подотчетного лица. Оформление такого приказа возможно как при каждой выдаче денежных средств, если подотчетные деньги выдаются нечасто, так и путем издания документа, действующего длительный период времени, что целесообразно при регулярных выплатах определенному кругу лиц.
Отметим, что подотчетные средства могут выдаваться и без составления приказа – по письменному заявлению подотчетника, при условии, что оно содержит информацию о сумме выдаваемых денег, сроке, на который они выдаются, дату и визу руководителя (п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014 с изм. от 19.06.2017). Допустимо и совместное использование этих документов, когда работник подает руководителю заявление с просьбой о выдаче денег в подотчет, а руководитель на его основании издает распоряжение на выплату средств из кассы либо на карту сотрудника.
При выдаче подотчетной суммы срок приказа, точнее срок, на который выданы средства, имеет большое значение, поскольку по его окончании, в течение 3-х дней (рабочих) подотчетник обязан предъявить бухгалтерии авансовый отчет, в котором им перечисляется, на что именно потрачены деньги (с приложением подтверждающих документов). Если деньги выдавались на командировочные расходы, отчитаться по ним необходимо после возвращения из командировки, но не позже 3-х рабочих дней с даты приезда (п. 26 Постановления Правительства № 749 от 13.10.2008 в ред. от 29.07.2015).
При этом подотчетные деньги могут выдаваться и тем сотрудникам, кто еще не отчитался полностью за средства, взятые в подотчет ранее.
Читайте также: Положение о расчетах с подотчетными лицами: образец
Приказ, определяющий перечень подотчетных лиц предприятия должен содержать следующую информацию:
- Ф.И.О. и должности лиц, которые вправе получать подотчетные средства;
- цели, на которые им могут выдаваться деньги в подотчет;
- максимально возможные подотчетные суммы и сроки, на которые они выдаются.
Приказ подписывает руководитель предприятия (или ИП), при этом каждое подотчетное лицо должно быть ознакомлено с документом под роспись.
Каким может быть такой приказ о выдаче подотчетных сумм – образец приведен ниже:
Если распоряжение руководителя оформляется на каждую выдачу подотчетных денег, либо возникла необходимость выдачи средств работнику, не упомянутому в приведенном выше общем приказе о подотчетниках, об этом издается отдельное распоряжение, например, такое:
Приказ на выдачу подотчетных сумм директору
Директор, как и прочие сотрудники, тоже может быть подотчетным лицом. При этом для него действуют такие же правила получения денежных средств и отчета по ним, как и для остальных подотчетников компании.
Приказ на выдачу денег в подотчет директору может выглядеть следующим образом:
Читайте также: Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами