Порядок присвоения инвентарных номеров основных средств

Что такое инвентарный номер основного средства

Инвентарный номер основного средства – это уникальное зашифрованное обозначение объекта основного фонда, поставленного на учет предприятия. Инвентарный номер составляется таким образом, чтобы кодировка позволяла сличить объект с данными бухгалтерского учета, а также идентифицировать где и для какой цели используется актив.

Важно! Объекты, не введённые в эксплуатацию, находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации и т.д. также обладают инвентарным номером.

Зачем присваивать инвентарные номера основным средствам

Главная цель, преследуемая руководством организации при присвоении объектам основного фонда инвентарных номеров – обеспечение контроля и сохранности активов предприятия.

Строгих, законодательно установленных правил присвоения номеров не существует. Каждая организация вправе самостоятельно разработать систему учета и контроля за своим имуществом. От того, насколько продуманной будет эта система зависит простота контроля за активами организации.

Один только правильно сгенерированный инвентарный номер уже может дать исчерпывающую информацию о местонахождении объекта, виде экономической деятельности, для которого используется оборудование, времени приобретения и прочее.

Порядок присвоения инвентарных номеров в обязательном порядке закрепляется внутренними документами предприятия, как правило это учетная политика организации.

В больших корпорациях обычно существует единая структура присвоения номеров. Это позволяет при консолидации отчетности иметь четкую структуру основного фонда в разрезе филиалов и подразделений.

Инвентарные номера основных средств – структура и образец

Итак, мы рассказали, что такое инвентарный номер, теперь рассмотрим какой может быть структура номеров.

1. Простой или автоматический. Используется как правило на маленьких предприятиях, без структурных подразделений. Присваивается бухгалтерской программой при принятии оборудования к учету. Структура таких номеров задается разработчиками программного обеспечения для бухгалтерии и складского учета и не несет в себе дополнительной информации об объекте основного средства.

Рассмотрим пример:

• Первый символ обозначает тип объекта;
• Второй – место нахождения актива;
• Третий – амортизационная группа. Зная год приобретения оборудования позволяет без обращения в бухгалтерию определить примерный остаток срока полезного использования;
• Порядковый номер среди объектов одной группы;
• Год приобретения объекта. За основу (первый год) принят год основания организации. В нашем случае предприятие было зарегистрировано в 2019 году. Соответственно, значение 5 означает, что оборудование приобретено в 2024 году.

3. Инвентарный номер внутри корпорации. Как правило не бывает сильно детализированным. Основная задача – предоставить информацию о местоположении, дивизионе, виде экономической деятельности.

Приведенные примеры не являются исчерпывающими. Каждое предприятие разрабатывает собственную систему учета объектов основного фонда, основываясь на потребности организации и степени детализации отчетности.

Как указать наименование основного средства в инвентарной карточке, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Как присвоить инвентарные номера основным средствам

Первое, о чем следует помнить при создании инвентарного номера – это о его уникальности и последовательности.

Применяя систему инвентарных номеров необходимо придерживаться следующих принципов:

• Нанесение на объект инвентарного номера происходит в присутствии специальной комиссии с одновременной фиксацией номера актива в журнале инвентарных номеров;
• В случаях, когда инвентарный объект в своей структуре содержит несколько отдельных частей, то инвентарный номер присваивается каждой из таких частей;
• Внутренние перемещения объекта, в том числе и передача оборудования в другое обособленное подразделение не влечет за собой корректировку инвентарного номера;
• Арендованное оборудование как правило учитывается по инвентарным номерам, присвоенным им арендодателями;
• Номер может принадлежать только одному объекту и при его списании не может быть использован для другого актива.

Нанесение инвентарных номеров

Номер, присвоенный основному средству, наносится непосредственно на его поверхность. Это можно делать любым доступным способом – путем нанесения надписи краской, маркером, гравировкой, прикреплением металлического жетона и т.п. Главное, чтобы такая маркировка легко читалась, сохранялась в течение всего периода использования ОС, и ее невозможно было бесследно удалить.

Номера присваиваются, но не наносятся на объекты, уже имеющие уникальные номера, по которым их можно идентифицировать – например, на автомобили, т.к. они имеют номерные знаки. Также присвоенные объектам номера не наносят на их поверхность, если это прямо запрещают правила эксплуатации соответствующего основного средства.

В любом случае, в локальном акте нужно обосновать, в каких случаях компания может не проставлять инвентарные номера на поверхности объектов.

Журнал учета инвентарных номеров

В современном нам мире бухгалтерия ведется в специализированных бухгалтерских базах. Рассмотрим формирование журнала учета инвентарных номеров на примере программы 1:С 8.3

Инвентарная книга формируется за любой выбранный период на основании таких документов как:

• Принятие к учету ОС;
• Перемещение ОС;
• Передача ОС;
• Списание ОС.

Обложка журнала учета инвентарных номеров содержит информацию об организации, подразделении, материально-ответственном лице и периоде, за который сформирован журнал:

Внутренние листы журнала представлены информацией о любом движении объекта основного средства за указанный период:

Резюмируя сегодняшнюю публикацию, хочется выразить надежду, что информация окажется вам полезной.