Российские налогоплательщики имеют возможность подавать отчетность и другие документы в ИФНС несколькими способами, в частности, они могут отправить их в электронном формате. Это самый удобный способ обмена информацией с налоговым органом. Особенно сейчас, когда ИФНС в связи с нерабочими днями не принимают налогоплательщиков, предлагая воспользоваться удаленными форматами общения.
Подача документов в налоговую в электронном виде осуществляется по определенным правилам, которые будут рассмотрены далее.
Электронная отправка документов – технические особенности и преимущества
Преимущества данного способа подачи документов в ИФНС, в частности, заключаются в том, что налогоплательщику для подачи документов и отчетности не нужно выходить за пределы офиса, он не ограничен временем работы инспекции, а также у него есть возможность отслеживать движение документов в режиме онлайн.
Отправка документов в налоговую в электронном виде возможна только после получения налогоплательщиком усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Ее можно получить в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России. Также потребуется специальное программное обеспечение. Не менее важно соблюдать законодательно установленные сроки осуществления действий с документами.
Перечислим основные бесплатные сервисы для подачи документов в ИФНС в электронном виде и их возможности:
- Личный кабинет физлица, юридического лица или ИП на сайте ФНС. Данный сервис позволяет направлять в налоговый орган документы в электронном формате и различные запросы, уточнять невыясненные платежи, получать выписки из ЕГРН, ЕГРЮЛ или ЕГРИП и т.д.
- Программа «Налогоплательщик ЮЛ». Дает возможность формировать и направлять в ИФНС различные заявления и уведомления, формировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, создавать запросы на сверку с налоговой, вести список сотрудников и контрагентов и др.
- ФНС предлагает специальный сервис для госрегистрации. Сервис дает возможность подготовки и отправки документов для госрегистрации ИП и юрлиц без посещения налоговой инспекции.
Документы, подаваемые в ИФНС в электронном формате
В электронный документооброт (ЭДО) между налогоплательщиками и ИФНС включаются не только отчетные формы, но и любые другие документы - требования, уведомления, ответы на запросы налоговиков и т.д. Исключительно в электронном виде представляются:
- декларации НДС и связанные с этим налогом документы;
- пояснения по НДС.
Остальную налоговую документацию можно сдавать как в электронном формате, так и на бумажном носителе, но такой выбор есть не у всех. При определении способа отправки отчетности нужно руководствоваться нормами п. 3 ст. 80 НК РФ. В частности, подача документов в налоговую в электронном виде обязательна для субъектов хозяйствования, у которых среднесписочная численность работников за предыдущий год превысила 100 человек. Это же требование относится к вновь созданным организациям, в которых работают более 100 сотрудников. Отчетность по НДФЛ и страховым взносам сдают электронно при численности более 10 человек. Субъекты хозяйствования, не попадающие под эти условия, могут сдавать отчетность на бумажных носителях.
Какие документы можно отправлять в электронном виде:
- бухгалтерская и налоговая отчетность;
- все виды счетов-фактур;
- договоры и дополнительные соглашения к ним;
- подтверждение налоговых льгот;
- документы, доказывающие подлинность хозяйственных операций;
- акты на оказание услуг и др.
Полный перечень документов, направляемых налогоплательщиками, можно найти в Приказе ФНС России от 27.10.2016 № ММВ-7-6/583@ (ред. от 27.12.2017)
Налогоплательщики могут отправлять в ИФНС электронные документы, если контролирующий орган присылает соответствующее требование в рамках камеральной или встречной проверки. Электронно могут быть направлены любые первичные документы, если они отсканированы с сохранением реквизитов и заверены КЭП (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Налоговые инспекторы также используют телекоммуникационные каналы связи для отправки:
- налоговых уведомлений;
- уведомлений о вызове налогоплательщика;
- решений о предстоящей выездной проверке ИФНС;
- актов налоговой проверки и т.д.
Полный перечень таких документов приведен в п. 1 приложения к Приказу ФНС № ММВ-7-2/149@ от 15.04.2015. Всего он содержит 52 наименования.
Порядок передачи электронных документов
Порядок электронного взаимодействия налогоплательщиков с сотрудниками налоговых органов регламентируется Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@ (ред. от 12.11.2019). В соответствии с ним, участниками процесса являются: ИФНС, операторы ЭДО и налогоплательщики. Все участники обязаны обеспечить хранение отправленных и принятых документов. Проверять поступление документов необходимо не реже одного раза в сутки.
Порядок электронного документооборота предполагает следующий алгоритм:
- ИФНС формирует соответствующий документ (требование, уведомление и т.д.) на бумаге за подписью уполномоченного лица, затем в течение 1 рабочего дня переводит его в электронный формат, подписывает КЭП и в тот же день направляет налогоплательщику по ТКС.
- Оператор ЭДО должен передать в ИФНС подтверждение даты отправки документа (срок – 1 рабочий день).
- После получения электронного документа налогоплательщик формирует квитанцию о приеме (либо уведомление об отказе в приеме), подписывает ее КЭП и отправляет через оператора ЭДО в ИФНС. Срок для передачи квитанции – 6 дней с даты отправки документа налоговиками.
Соблюдать установленные сроки налогоплательщикам необходимо и при отправке электронных документов в ИФНС, в частности:
- передать документы, запрошенные налоговиками о деятельности других налогоплательщиков в ходе их проверки, нужно в течение 10 дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ);
- представить запрошенные пояснения или внести исправления в декларацию нужно в течение 5 дней (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Подробный порядок осуществления процедуры и основания для отказа в приеме электронного документа приведены во второй части приложения к Приказу ФНС № ММВ-7-2/149@ (п. 12-16). Налогоплательщик должен помнить о том, что после подачи документов в налоговую в электронном виде дальнейшее взаимодействие с сотрудниками ИФНС по этим документам должно происходить с использованием электронных средств связи.
При направлении документов в налоговую службу с использованием КЭП необходимо руководствоваться нормами закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».