Закон предусматривает целый ряд причин для перерегистрации ККТ в ФНС. Ознакомимся с ними, а также с алгоритмом перерегистрации кассового аппарата.
Перерегистрация онлайн-кассы: что это?
Перерегистрация кассы в налоговой – процедура, которая осуществляется ее пользователем в случае, если были изменены любые сведения, ранее зафиксированные в карточке регистрации онлайн-кассы, кроме (ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):
- ИНН пользователя кассы;
- заводского номера ККТ.
Перечень сведений, отражаемых в карточке регистрации, соответствует перечню тех, что отражены в заявлении на регистрацию ККТ, в соответствии с п. 2 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ. В некоторых случаях осуществляется альтернативная процедура, состоящая из двух этапов — снятия ККМ с учета в ИФНС и последующей повторной постановки устройства на такой учет.
Причины перерегистрации ККТ
Итак, причиной для перерегистрации может быть изменение данных в карточке по перечню, отраженному в ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ. В частности, предусмотрены:
1. Перерегистрация кассы в связи со сменой адреса хозяйствующего субъекта. Необходима, если меняется адрес магазина, торговой точки и т.п. При использовании ККМ интернет-магазином сменой адреса считается в том числе изменение адреса веб-сайта, на котором производятся онлайн-расчеты с покупателем.
2. Перерегистрация в связи со сменой наименования организации или ФИО ИП, которые пользуются кассой. При этом важно, чтобы у пользователя сохранялся прежний ИНН — иначе потребуется не перерегистрация, а регистрация ККТ на другое лицо.
3. Перерегистрация из-за смены Оператора фискальных данных (ОФД). Договор с ОФД может быть прекращен и заключен с другим Оператором в любой момент, и это тоже фиксируется в карточке.
4. Перерегистрация ККТ при замене ФН (фискального накопителя). В отличие от предыдущих сценариев, довольно «однозначных» в понимании (такие процедуры как перерегистрация кассы при смене адреса фирмы или при смене ОФД сложно перепутать с какими-то другими причинами для корректировки записей в карточке), замена ФН – процедура, требующая особой внимательности при принятии решений об осуществлении каких-либо регистрационных действий с ККМ.
Дело в том, что поводы для замены фискального накопителя могут быть разными. Собственно, перерегистрация кассы в связи с заменой ФН по смыслу ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ осуществляется, если:
- накопитель заменен в связи с истекающим сроком эксплуатации - в общем случае он составляет 15 месяцев (13 месяцев при реализации подакцизных товаров) для ФН на ОСНО, 36 месяцев – для накопителей, применяемых при оказании услуг и на спецрежимах;
- действующий накопитель сломался и заменен на новый;
- закончился срок применения версии форматов фискальных документов, которая поддерживается ФН, и он заменен на поддерживающий новый формат.
Отметим, что организации и ИП на ОСНО вправе использовать накопители со сроком действия на 36 месяцев (письмо ФНС России от 09.06.2020 № АБ-4-20/9555@). Поэтому, если у плательщика налога на общей системе стоит такой накопитель и срок его пользования превышает 13 или 15 месяцев, беспокоиться не стоит.
В большинстве прочих случаев производится не перерегистрация ККТ, а снятие аппарата с регистрационного учета. Например, если у накопителя фактически закончился срок эксплуатации, и к тому моменту пользователь не успел поменять ФН. В этом случае касса снимается с учета ФНС автоматически, без участия пользователя (п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ). Потом, при необходимости и при условии, что на нее будет поставлен действующий ФН такая ККТ вновь регистрируется в налоговой.
В свою очередь, сам пользователь снимает кассу с регистрационного учета, подав в течение 1 рабочего дня заявление об этом, если онлайн-касса (п. 5 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):
- передана другому пользователю;
- была украдена или утеряна.
Таким образом, такая процедура как перерегистрация кассы на другое ИП или ООО не предусмотрена законодательством. Если ККМ передается другому пользователю, то производится снятие ее с учета ФНС, а затем постановка на учет уже другим пользователем.
Что касается смены заводского номера кассы, то здесь все очевидно: у каждой кассы свой номер, и его смена означает, что пользователь попросту установил новую ККМ. А всякая новая касса должна ставиться на учет в ФНС в порядке регистрации.
Таким образом, следует принципиально разграничивать две процедуры – перерегистрацию кассы, которая предусмотрена ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ и повторную регистрацию ККМ, которая состоит из двух действий: снятия ККМ с учета и повторной ее постановки на учет (при наличии условий для такой постановки, например, размещения в ККМ действующего фискального накопителя).
Перерегистрация ККТ при смене адреса, ФН, ОФД или по иным причинам, предусмотренным законом, осуществляется посредством подачи в ФНС специального заявления.
Читайте также: Онлайн-кассы в 2020 году: изменения
Перерегистрация кассы: как осуществить?
Проще всего подать заявление на перерегистрацию ККТ в электронном виде через Личный кабинет налогоплательщика. Допустим и бумажный формат, при котором важно соблюсти все положения инструкции, предусмотренной приказом ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@, и не ошибиться в указании различных параметров заявления. Заявление заполняется по одной форме – и на регистрацию, и на перерегистрацию ККТ (приложение № 1 к приказу № ММВ-7-20/484@). Но во втором случае обязательно требуется указать код причины перерегистрации ККТ:
- "1" - изменение адреса, места установки (применения) ККТ;
- "2" - смена ОФД;
- "3" - изменение сведений о применении ККТ в составе автоматического устройства для расчетов или изменениями сведений об автоматическом устройстве для расчетов;
- "4" - замена ФН;
- "5" - переход ККТ из работы в режиме, не предусматривающем обязательную передачу налоговикам электронных данных через ОФД, в режим такой передачи;
- "6" - переход из работы в режиме передачи фискальных данных в ФНС в электронной форме через ОФД в режим, не предусматривающий такую передачу данных;
- "7" - изменение наименования (ФИО) пользователя;
- "8" - иные причины.
Могут потребоваться различные сопутствующие документы (например, при замене ФН – фискальные документы, распечатанные при закрытии накопителя).
Для электронной отправки заявления нужно:
1. Войти в Личный кабинет, выбрать раздел «Учет ККТ».
2. Найти в списке зарегистрированных ККТ, экземпляр по которому нужна перерегистрация, нажать на его регистрационный номер (в столбце РН ККТ).
3. В открывшемся окне нажать на кнопку «Перерегистрировать».
Далее — дождаться, когда загрузится заявление о перерегистрации ККТ.
4. Выбрать причину перерегистрации. Например, указать, что осуществляется перерегистрация ККТ с ФН, который заменен. Можно указать даже несколько причин. Если наряду с заменой накопителя была также перемещена на новое место онлайн-касса, перерегистрация адреса тоже отмечается.
5. Указать сопутствующие данные с учетом причины перерегистрации.
В случае, если это замена ФН, то потребуется ввести сведения:
- из отчета о закрытии старого ФН;
- из отчета об изменении параметров регистрации ФН (формируется после установки в ККТ нового ФН).
Оба отчета, в соответствии с инструкцией для кассового аппарата, надо обязательно сформировать до начала процедуры перерегистрации. По каждому из них потребуются:
- дата и время формирования документа;
- номер документа (ФД);
- фискальный признак документа (ФПД).
Также в форме надо будет указать модель и заводской номер накопителя (должны быть указаны в документации от производителя).
Далее заявление на перерегистрацию кассы подписывается (средствами ЭЦП) и отправляется в ФНС.
В течение 5 дней налоговая обработает заявление. После завершения такой обработки в столбце «Состояние» напротив кассы в списке на странице «Учет ККТ» появится статус «ККТ перерегистрирована».