Срок хранения документов в организации в 2022 гг.
Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.
Приказ Росархива № 236 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 и иными нормативными документами.
Статья по теме: Срок хранения документов ИП ПодробнееНовые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.
Бланк по теме: Общая номенклатура дел на годСроки хранения бухгалтерских документов – таблица
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1
|
Документ |
Срок хранения бухгалтерских документов в организации |
Основание |
|
Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета |
Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности |
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29 |
|
Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.) |
5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года |
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276 |
|
Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней |
Годовая - постоянно Промежуточная – 5 лет (постоянно - при отсутствии годовой отчетности) |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286 |
|
«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка) |
5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года |
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277 |
|
Путевые листы |
5 лет При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда: 50/75 лет (75 лет - законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003) |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553 |
|
Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы) |
6 лет При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298
|
|
Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка) |
5 лет |
|
|
Документы об инвентаризации активов и обязательств |
5 лет при условии проведения ревизии |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322
|
|
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий |
Постоянно |
|
|
Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323 |
|
Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301
|
|
Документы к договорам, соглашениям, контрактам |
5 лет |
|
|
Учредительные договоры организации |
Постоянно |
|
|
Документы по проводимым валютным операциям в РФ |
Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора |
Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24 |
О сроках хранения бухгалтерских документов подробнее вы можете прочитать в готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.
Статья по теме: Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения ПодробнееНалоговый учет и отчетность: срок хранения документов
Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.
Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2
|
Документ |
Срок хранения |
Основание |
|
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами |
Минимум 4 года |
НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 |
|
Налоговые декларации, расчеты по всем налогам |
5 лет Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310 |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317 |
|
Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные) |
Минимум 4 года с даты последней записи |
Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13 |
|
Книги покупок/продаж (бумажные и электронные) |
Минимум 4 года с даты последней записи |
Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22 |
|
Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц |
5 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312 |
|
Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) |
В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет |
НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283 |
|
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) |
В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков |
|
|
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) |
В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 |
|
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов |
6 лет |
НК РФ, п. 3.4 ст. 23 |
|
Расчеты по страховым взносам |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309 |
|
Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов |
6 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты |
|
|
Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении |
Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом |
Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3 |
Кадры: сроки хранения документов 2022 - таблица
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
Для большинства документов по кадрам в 2022 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.
Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3
|
Документ |
Срок хранения |
Основание |
|
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения |
50/75 лет |
Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1 |
|
Личные дела, личные карточки руководителей и работников |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445 |
|
Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним |
50/75 лет |
|
|
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий |
3 года |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454 |
|
Документы об обработке персональных данных |
Постоянно |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441 |
|
Согласие на обработку персональных данных |
3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное) |
|
|
Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения) |
До востребования работниками Невостребованные документы хранятся 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449 |
|
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450 |
|
Штатное расписание |
Постоянно |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40 |
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402 |
|
Графики отпусков |
3 года |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453 |
|
Отчеты о командировках |
5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452 |
|
Больничные листы и журналы их регистрации |
5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619 |
|
Приказы, распоряжения и документы к ним |
По основной деятельности – постоянно По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19 |
|
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним |
50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках - по уходу за детьми, без сохранения зарплаты 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434 |
|
Должностные инструкции (регламенты) |
Типовые – 3 года после замены новыми Инструкции работников – 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443 |
|
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев |
45 лет |
ТК РФ, ст. 230, 230.1 |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
1 год после замены новыми |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381 |
|
Коллективные договоры |
Постоянно |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386 |
Новые штрафы за нарушение правил хранения документации
С 26 октября 2020 г. вступили поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Они ущественно ужесточили наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2022 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:
- для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
- для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
- для организации – 5 – 10 тыс. руб.
Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.
Как хранить электронные документы
Большинство нанимателей предпочитает электронный документооборот. Доступ к нему открыт для всех. Это удобно, экономит время, позволяет сократить бумажный документооборот и фактически исключает риск фальсификации. Как обеспечить сохранение электронных документов для их передачи в государственный (муниципальный) архив, нужно ли их распечатывать – об этом и о других требованиях и нормах расскажем далее.
Следует понимать, что хранимые кадровые документы могут потребоваться в любой момент. Например, при поступлении запроса из ИФНС либо ГИТ.
Электронные документы хранят в течение тех установленных законом сроков и по тем же правилам, что и бумажные, но с учетом свойств и характеристик электронных носителей. При большой потере документов, за нарушение хранения, учета, комплектования архивной документации оштрафовать могут по ст. 13.20 КоАП, а если речь идет о документах, не связанных с деятельностью нанимателя, то по ст. 13.25 КоАП.
Как обеспечить хранение
Таким образом, организация может создать архивы для хранения и использования электронной документации, руководствуясь Примерным положением об архиве, утв. Приказом Росархива № 42 от 11.04.2018. Электронный документооборот в трудовых отношениях – это формирование, подписание, хранение, использование электронных документов, касающихся работы, без их дублирования на бумаге нанимателем (работником, соискателем).
Оптимальным вариантом хранения считается гибрид. То есть когда документы хранят в облачном хранилище, а попутно еще и на локальном ПК. В этом случае если одна из версий «потеряется», утратит доступ, останется запасная – вторая.
Как выбрать систему для хранения электронных кадровых документов, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в материал.
Необходимо:
1. Систематизировать, группировать электронные документы по папкам (файлам). Например, папка «Служебные записки», папка «Приказы по основной деятельности» и др.
2. Поместить сформированные папки с электронной документацией в номенклатуру дел стандартным общим порядком, указав соответствующие заголовки дела (т. е. название папки), например, так:
Опись составляют в 2 экземплярах по электронным делам, которые хранят постоянно либо временно сроком от 10 лет. Опись в готовом виде нужно согласовать с начальником отдела делопроизводства (иной службы), экспертной комиссией (при наличии таковой) и подписать у руководителя подразделения.
4. К каждой описи следует оформить приложение (т. е. своего рода внутреннюю опись по каждому делу, см. продолжение формы описи из Приложения 24).
Наниматели при ликвидации (прекращении деятельности, банкротстве) организации обязаны передавать в государственные (муниципальные) архивы кадровую документацию, в т. ч. по личному составу. На это указывает ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125.
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Делая перезапись, важно обеспечивать полноту, подлинность, целостность, точность, неизменность сведений, которые содержат электронные документы. Перезаписанные документы должны отвечать требованиям, установленным Правилам.
Требования к формату
Согласно п. 2.31 Правил для целей архивного хранения установлен формат PDF/A. Он предназначен именно для долгосрочного хранения сведений. Кстати сказать, он же закреплен стандартом ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011. Данное требование особенно актуально для тех организаций, которые комплектуют госархивы.
Коммерческие структуры, у которых большая часть документов никуда не передается и остается в собственном хранилище, вправе использовать стандартный формат PDF, а для чертежей и схем – любой другой неизменный формат.
Применяемый формат должен обеспечивать неизменность файлов, содержащих документы. Это требуется для того, чтобы предотвратить стороннее вмешательство в содержание либо форму.
К носителям
Наиболее оптимальным носителем видится стандартный компакт-диск CD-R. Использовать его можно по-разному: например, записывать на каждый диск по одному делу либо записать на один диск сразу несколько дел, но за один год.
С учетом этого эксперты также рекомендуют записывать (перезаписывать) электронные архивы на последние, улучшенные носители. Что интересно: USB-flash–накопители в этом качестве используются реже, так как файлы с информацией с них легко удаляются и заменяются.
Выбранный носитель нужно подписывать (п. 4.34 Правил), заполняя вкладыш и указывая:
- название организации;
- № фонда, описи (дел, документации), дела по ней;
- статус экземпляра документов (основной либо рабочий);
- крайние даты документов в деле;
- прочие пометки, в т. ч. по ограничениям к доступу.
Обложку для носителя можно оформить следующим образом:
- Кадровые электронные документы нужно хранить согласно тем же срокам, которые установлены для их аналогов на бумажном носителе (Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019).
- На хранении должно быть не меньше 2 экземпляров на разных устройствах – основной и рабочий. Должны также присутствовать специальные средства для воспроизведения, копирования перезаписи и для контроля над их состоянием.
- Режим хранения должен исключать уничтожение, рассылку, потерю, искажение хранящейся информации.