Как сделать штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Кадровая работа начинается с определения круга должностей, которые нужны для работы организации. Чтобы оформить прием на работу сотрудника, нужно проверить, предусмотрена ли такая должность в штатном расписании.

«Штатка» нужна:

Бланк по теме: Штатное расписание - унифицированная форма Т-3 Посмотреть Скачать

• При кадровых перемещениях работников. С помощью «штатки» можно выбрать должность из перечня, автоматизировать процесс выбора нужных начислений (оклад, компенсирующие, стимулирующие надбавки), определенные для должности.
• При составлении приказов о приеме и переводе на другую должность. Появляется возможность автоматически формировать их и контролировать.
• В аналитической работе. «Штатка» позволяет выстраивать соответствие штатной расстановки по факту предусмотренным в «штатке».
• При беседе с кандидатом. Документ помогает описывать рабочее место разрядом (категорией).
• В отношении ОП. Позволяет определить, сформировано ли обособленное подразделение или перестало существовать, какие должности в нем имеются и нет ли вакантных.
• В отчетности. Доступно формировать форму Т-3 и выводить кадровые документы на печать.

Изначально нужно выполнить настройку штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП, так как штатное расписание 1С 8.3 Бухгалтерия функционалом не предусмотрено.

О нюансах составления штатного расписания подробно рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Где в 1С находится штатное расписание

Пользователю требуется зайти в пункт основного меню «Кадры» и использовать справочник «Штатное расписание».

Здесь можно создать отдельные папки для каждого подразделения и в них внести должности сотрудников. Для этого предварительно нужно заполнить соответствующие справочники:

• Подразделения, имеющиеся организации. К ним привязывается перечень должностей.
• Должности, которые будут применяться при составлении позиций.

«Штатка» представляет собой табличный документ, состоящий из шапки с названием организации и нескольких столбцов:

• название позиции;
• подразделение (выбирается из справочника);
• название должности;
• количество штатных единиц;
• дата утверждения документа.

Для работы со «штаткой» нужно выставить первоначальные настройки.

Как сделать штатное расписание в 1С? Для этого создаются позиции по каждой должности. Здесь указывается должность, график работы, например «пятидневная рабочая неделя», оклад, процент премии.

Настройка штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП

В основных настройках предлагается выбрать:

• Контроль за уникальностью табельных номеров. Такая настройка требуется, если сотрудники принимаются на неполную ставку.
• Использование неполной ставки и подработок.
• Контроль документов на соответствие штатному расписанию.

Здесь предусматриваются иные ситуации, например применение вилки окладов для отдельных сотрудников, использование разрядов и категорий.

Настройки позволяют гибко устанавливать выплаты работникам в зависимости от разряда и выполняемых функций.

1С ЗУП: изменение штатного расписания

Программный продукт дает возможность внести корректировки одним из двух способов. Изменить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП можно:

• с сохранением корректировок;
• без сохранения корректировок.

Статья по теме: Приказ об утверждении штатного расписания Подробнее

Для выбора варианта в 1С «Зарплата и управление персоналом» нужно отметить значком (или не отмечать) вариант «Ведется учет изменений в штатном расписании».

Когда работодатель не планирует сохранять изменения, корректировки делаются с использованием справочника. Для этого создается новая позиция. Для активизации корректировок в программе нужно поставить галочку для подтверждения того, что позиция утверждена.

Если значок сохранения изменений активный, то для корректировок применяются встроенные бланки:

• утверждение;
• изменение.

Если в настройке предусматривается сохранение изменений, то в шапке документа «Штатное расписание» появятся новые активные позиции с гиперссылками:

• для входа в утвержденное текущее штатное расписание;
• для создания новой распорядительной бумаги, утверждающей корректировки;
• для внесения правок в текущие позиции;
• для формирования журнала изменений.

В документе «Изменения штатного расписания» важно проверить дату, с которой корректировки будут действовать. Эта дата может не соответствовать той, которой подписан документ.

Отчеты по штатному расписанию

Формы документов можно найти в закладке «Кадровые отчеты», в блоке «Штатное расписание». Здесь же доступен анализ штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП. Первый отчет, который можно распечатать, – это унифицированная форма Т-3.

В настройках можно указать, что должно быть показано в печатном документе. Например, размер надбавок может быть выражен:

• в рублях;
• процентах;
• коэффициентах.

Анализ «штатки» показывает, сколько должностей предусмотрено всего и сколько из них фактически занято. Это помогает составить план набора сотрудников. Более детальный анализ по каждому подразделению, должности можно увидеть в отчете «Соблюдение штатного расписания».

Имеются также отчеты по заполненности, изменениям, по штатной расстановке. Последний отчет показывает, какая из штатных должностей кем занята с указанием конкретных данных.

Отдельно можно распечатать таблицу с окладами, надбавками, количеством должностей каждого наименования. Например, компания имеет головной офис и обособленные подразделения. В данной таблице можно увидеть, сколько всего бухгалтеров в компании.

Коротко о главном

Невозможно вести кадровый учет, не имея штатного расписания. Документ является ориентиром в отношении того, сколько сотрудников и должностей предусмотрено в компании. Штатное расписание удобно создавать в 1С: ЗУП, а 1С «Бухгалтерия» для этого не приспособлена.