Как поставить на учет обособленное подразделение в 2026-2027 годах

Как поставить на учет обособленное подразделение в 2026-2027 годах

Законодательство не обязывает выносить решение о формировании обособленного подразделения. Также этот документ не требуется представлять в налоговую службу для регистрации (п. 2.1 Письма ФНС от 03.09.2010 №МН-37-6/10623@).

Тем не менее, целесообразно его составить. Это даст возможность:

• организовать процесс запуска нового отделения;
• зафиксировать точную дату начала работы подразделения. В результате удастся предотвратить разногласия с инспекцией относительно того, когда именно начинает течь срок для подачи заявления на учет.

Подобный конфликт может возникнуть по причине того, что закон прямо не определяет момент образования обособленного подразделения.

Издать такое распоряжение вправе руководитель компании, если ее уставом не установлено иное. Формой документа может служить приказ.

Момент образования обособленного подразделения

Обособленное подразделение (ОП) признается созданным в день одновременного выполнения следующих критериев (п. 2 ст. 11 НК, Письмо Минфина от 18.08.2015 №03-02-07/1/47702):

1. Зафиксирован адрес вне головного офиса. ОП должно располагаться по адресу, не совпадающему с юридическим или фактическим местонахождением основной компании. Местом может выступать как собственная, так и арендованная недвижимость. Тот факт, что офисы могут относиться к одной инспекции ФНС, значения не имеет (Письмо Минфина от 18.01.2019 №03-02-08/2188);

2. Организованы стационарные рабочие места. Создание такого места предполагает подготовку всей необходимой инфраструктуры для труда и непосредственное начало работы сотрудника. Место считается стационарным при соблюдении трех факторов (Письмо Минфина от 31.05.2019 №03-02-07/1/41780):

• У организации есть права владения, пользования и распоряжения помещением, а также доступ к оборудованию и инструментам. Если сотрудник трудится на территории партнера, который сам диктует порядок работ, это условие не соблюдается.
• Наниматель обеспечил условия для деятельности, и специалист фактически приступил к выполнению своих функций.
• Срок функционирования точки превышает один месяц. К примеру, дистанционная работа из дома наемного персонала не образует стационарного рабочего места и не приводит к регистрации ОП;

3. В штат набраны новые кадры или переведены действующие сотрудники.

Отсутствие хотя бы одного из указанных признаков означает, что ОП не создано.

Инструкция по оформлению уведомления о постановке на учет обособленного подразделения

Алгоритм оформления уведомления на бланке С-09-3-1 регламентирован Приказом ФНС от 04.09.2020 №ЕД-7-14/632@.

Данные первого листа содержат информацию о юридическом лице, второй лист -характеристиками нового филиала или представительства.

При одновременном открытии нескольких подразделений для каждого из них оформляется самостоятельный второй лист (п. 16 Приложения № 9 к Приказу ФНС от 04.09.2020 №ЕД-7-14/632@).

В рамках первой страницы необходимо отразить следующие реквизиты:

• ИНН, КПП, полное название и ОГРН организации;
• шифр налогового органа, где зарегистрирована компания;
• число регистрируемых обособленных подразделений. К примеру, если открывается один филиал - «1---»;
• общее число листов в сообщении. При создании одного подразделения их будет два («2---»);
• статус подписанта: руководитель предприятия или его доверенное лицо;
• Ф.И.О., контактный телефон и ИНН (при наличии и использовании наряду с паспортными данными) лица, ставящего подпись.

Если документ визирует представитель юридического лица, указываются сведения о документе, удостоверяющем его полномочия.

На странице 2 (разд. III Приложения № 9 к Приказу ФНС от 04.09.2020 №ЕД-7-14/632@):

• ИНН и КПП головной организации;
• дату фактического начала работы обособленного подразделения;
• регион РФ, где дислоцировано подразделение;
• муниципальное образование (и его вид), на территории которого оно находится.

Прочие составляющие адреса вносятся только при их наличии (п. 25 разд. III Приложения № 9 к Приказу ФНС от 04.09.2020 №ЕД-7-14/632@).

Образец заполнения сообщения о создании обособленного подразделения по форме № С-09-3-1 приведен в «КонсультантПлюс». Попробуйте пользоваться системой, подключив бесплатный демодоступ на 2 дня, или узнайте цену постоянного использования «КонсультантПлюс» по ссылке

Постановка на учет обособленного подразделения в ИФНС

Документ (форма С-09-3-1) направляется в налоговый орган, где зарегистрирована головная компания.

Единственным дополнительным документом является доверенность, если уведомление передает не руководитель, а доверенное лицо (п. 3 ст. 29 НК).

В ситуации, когда на территории одного муниципалитета (либо в городах федерального значения — Москве, Санкт-Петербурге, Севастополе) открывается сразу несколько подразделений, относящихся к разным налоговым органам, допускается одновременная подача с формой С-09-3-1 заявления по форме 1-6-Учет. В нем выбирается конкретная инспекция для централизованной регистрации всех новых точек. Это дает право сдавать общую отчетность за все эти филиалы в одно окно (п. 4 ст. 83 НК).

Период предоставления сведений об открытии обособленного подразделения составляет один месяц с даты фактического начала его работы (пп. 3 п. 2 ст. 23 НК).

Доступные каналы передачи информации (п. 7 ст. 23 НК):

• личный визит руководителя или представителя в инспекцию по адресу юрлица;

• отправка почтовой корреспонденции заказным письмом;

• дистанционная передача через телекоммуникационные сети связи;

• использование сервиса «Личный кабинет налогоплательщика».

При выборе цифрового формата документ необходимо заверить усиленной квалифицированной электронной подписью самого заявителя или его уполномоченного лица (п. 7 ст. 23 НК).

Нарушение срока подачи данных или полное игнорирование этой обязанности влечет за собой административную ответственность и наложение штрафных санкций.

Постановка на учет для ОП, расположенных в границах одного региона России

Регистрация российской компании по адресам ее ОП внутри одного субъекта РФ проходит по стандартной процедуре и зависит от юридического статуса подразделения: является ли оно филиалом (представительством) или нет.

Если речь идет о филиалах или представительствах, налоговая инспекция регистрирует компанию автоматически. Это происходит после подачи заявление по форме Р13014 с приложением прочих документов для внесения соответствующих данных в ЕГРЮЛ. При одновременном создании нескольких таких структур необходимо оформить отдельный лист Л формы Р13014 на каждое из них (п. 97 Требований к документам при регистрации юрлиц).

Для подразделений, которые не имеют статуса филиала или представительства, процедура иная. Компании требуется самостоятельно направить сообщение по форме С-09-3-1 (пп. 3 п. 2 ст. 23, п. п. 1, 4 ст. 83 НК). Если открывается сразу несколько подобных ОП, то в этом сообщении заполняются отдельные страницы со сведениями по каждому адресу.

Существует также особый порядок для случаев, когда у организации есть несколько подразделений в одном муниципалитете (или городах федерального значения — Москве, Санкт-Петербурге, Севастополе), но они относятся к разным инспекциям. В такой ситуации компания вправе выбрать одну конкретную налоговую службу для учета всех этих объектов. Чтобы реализовать это право, нужно подать специальное уведомление. От данного решения впоследствии можно отказаться (п. 4 ст. 83 НК).

Новый порядок отказа от выбранного ОП приведен здесь.

Процедура получения документов: свидетельство о постановке на учет обособленного подразделения

Налоговая инспекция оформляет и направляет (выдает) выписку из реестра налогоплательщиков, подтверждающую факт постановки на учет, в течение пяти рабочих дней с момента регистрации сообщения о создании обособленного подразделения организации (п. 2 ст. 84 НК, п. 4 Порядка по Приказу ФНС от 30.06.2025 NЕД-7-14/568@).

Данная выписка содержит присвоенный подразделению КПП. Этот код необходимо указывать при оформлении счетов-фактур (пп. «а» пп. 2 п. 5 Порядка по Приказу ФНС от 26.06.2025 №ЕД-7-14/559@, Письмо ФНС от 16.11.2016 NСД-4-3/21730@).

Оснований для отказа в постановке на налоговый учет обособленного подразделения не существует, так как НК их не предусматривает.

О КПП обособленного подразделения читайте здесь.

Создание обособленного подразделения: сроки постановки на учет в СФР с открытым расчетным счетом

Постановка филиала или представительства на учет в СФР обязательна лишь при одновременном соблюдении двух условий: наличии у него банковского счета и выполнении функций по начислению вознаграждений физическим лицам (пп. 3 п. 1 ст. 11 ФЗ-167, п. 2 ч. 1 ст. 2.3 Закона № 255-ФЗ, пп. 2 п. 1 ст. 6 ФЗ-125).

Для постановки необходимо направить в налоговую инспекцию по юридическому адресу компании уведомление о том, что обособленному подразделению делегированы полномочия по исчислению выплат персоналу. На это отводится один месяц с даты подписания соответствующего внутреннего приказа организации (пп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК).

Налоговый орган самостоятельно проинформирует СФР для последующей регистрации подразделения как страхователя по обязательному пенсионному обеспечению и социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и материнства (пп. 3 п. 1 ст. 11 ФЗ-167, п. 2 ч. 1 ст. 2.3 ФЗ-255).

ВАЖНО! Регистрация ОП в качестве плательщика взносов на страхование от производственных травм и профзаболеваний носит заявительный характер: необходимо подать заявление о постановке на учет не позднее чем через 30 суток после создания подразделения. Несоблюдение этого срока влечет за собой административную ответственность в виде штрафа для организации (ст. 26.28 ФЗ-125).

Как узнать номер СФР по ИНН юридического лица в 2026 году, читайте здесь.

Итоги

Постановка обособленного подразделения на налоговый учет в 2026–2027 годах — процедура несложная, но требующая дисциплины. Главное — уложиться в месячный срок с момента создания стационарного рабочего места и правильно заполнить форму С-09-3-1.