Как отразить отпуск в ЕФС-1 (вместо СЗВ-СТАЖ)

Общие сведения

Как уже было сказано выше, по отпуску работников форма СЗВ-СТАЖ (как и отчет СЗВ-М) не сдается с 2023 года. Вместо нее заполняется подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» отчета ЕФС-1. Он подается в Соцфонд России (СФР), образованный после слияния ПФР и ФСС.

Какие отчеты заменила форма ЕФС-1, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Однако, в общем порядке, ежегодный оплачиваемый отпуск не выделяется в подразделе 1.2 формы ЕФС-1, а входит в периоды работы работника.

При этом, бывают ситуации, когда это надо сделать. Например, когда нужно указать:

1. Периоды очередного оплачиваемого отпуска сотрудников, в отношении которых установлен дополнительный тариф взносов на ОПС, но данные о начислении указанных взносов по доптарифу отсутствуют.
2. Отпуск за свой счет.
3. Учебный отпуск.
4. Декрет и отпуск по уходу за ребенком.

На титульном листе формы ЕФС-1 указываются данные страхователя - работодателя:

• регистрационный номер компании/ИП в СФР (в ПФР — если он еще не обновлен в СФР);

• ИНН и КПП фирмы (ИНН предпринимателя);

• полное или краткое название работодателя (наименование организации, Ф. И. О. ИП);

• код по ОКВЭД — берется из Классификатора ОК 029-2014 (КДЕС РЕД. 2);
• ОГРН (для ИП — ОГРНИП);
• ОКПО — можно узнать здесь;
• контактный телефон;
• электронная почта компании (ИП);
• наименование должности, подпись и Ф. И. О. руководителя (уполномоченного представителя страхователя);
• дата подачи сведений в СФР;
• печать (при наличии).

Затем, в подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1 прописываются данные по отпускнику:

• СНИЛС;
• Ф. И. О.;
• день рождения;
• ИНН;
• статус ЗЛ (ГРФ);
• гражданство (код страны) — для России это код 643.

Далее, в подразделе 1.2 формы ЕФС-1 нужно заполнить год, за который сдаются сведения.

Для формы ЕФС-1 с типом «Назначение пенсии» в графе «Период работы» указываются даты в пределах от даты начала отчетного периода, приведенного в поле «Отчетный период», по дату, предшествующую дате предполагаемого выхода работника на пенсию.

Справа в отдельном блоке выбирается тип сведений (знаком «Х»):

1. «Исходная» — если форма подается впервые.
2. «Корректирующая» — применяется по сотрудникам, которых забыли указать в исходном отчете и для внесения изменений.
3. «Назначение пенсии» — по работникам, в связи с выходом на пенсию которых нужно учесть их период работы в текущем году, срок представления отчетности за который не наступил.
4. «Назначение выплат по ОСС» — представляется на сотрудника, который подал заявление о предоставлении отпуска по БиР или отпуска по уходу за ребенком, для учета периода работы календарного года, срок отправления отчетности за который еще не наступил.

Далее, в таблице подраздела 1.2 указываются данные по каждому работнику, в том числе периоды его работы. Разные виды отпуска в отчете ЕФС-1 указывают именно в этом разделе. Кроме того, в этом же разделе указываются территориальные и особые условия труда, если они есть. Поскольку персональные данные заносятся в отчет по прежним правилам, то их указание не вызывает вопросов. Другое дело — отпуска.

В гр. 11 «Индивидуальный номер рабочего места»‎ подраздела «Результат специальной оценки условий труда»‎ прописывается индивидуальный номер основного рабочего места работника. Это делается на основании карты специальной оценки условий труда. В гр. 12 «Класс (подкласс) условий труда»‎ подраздела указывается итоговый класс (подкласс) условий труда по степени вредности (опасности), установленный после проведения спецоценки условий труда.

Далее мы рассмотрим,как отразить отпуск в ЕФС-1, чтобы данные соответствовали порядку заполнения.

Для всех случаев, когда отпускной период выделяется, даты его начала и окончания ставятся в формате «ДД.ММ.ГГГГ», включая первый и последний день отпуска.

Читайте также: ОДВ-1 – новая форма

Как в ЕФС-1 отразить очередной отпуск

Напомним, что законодателями введен порядок, в том числе касающийся заполнения граф формы по отпускам. В части указания в столбце 7 «Дополнительные сведения» ежегодного отпуска в ЕФС-1 нужно иметь ввиду следующее:

• очередной отпуск в подразделе 1.2 ЕФС-1 в столбце 7 «Дополнительные сведения» не отображается. Это связано с тем, что время оплачиваемого отпуска включается в стаж, и за него страхователем перечисляются взносы. Значит, для назначения пенсии никакого отличия между периодом труда и оплачиваемого времени отдыха нет. То есть, на вопрос, указывать ли отпуск в подразделе 1.2 ЕФС-1 отвечаем: очередной оплачиваемый отпуск отдельно выделять и указывать в отчете не нужно;

• код отпуска в подразделе 1.2 ЕФС-1 «ДЛОТПУСК» теперь используют исключительно для периодов, за которые отсутствуют данные о начислении страховых взносов по дополнительному тарифу с выплат физическим лицам, занятым на видах работ, указанных в п. п. 1 - 18 ч. 1 ст. 30 закона РФ от 28.12.2013 № 400-ФЗ (вредные, тяжелые работы, по спискам 1 и 2, а также приравненные к ним — например, геологоразведка). Поэтому, если в отчете по обычному сотруднику, трудящемуся без особых условий, вы отразили очередной ежегодный отпуск в подразделе 1.2 ЕФС за 2023 год с кодом «ДЛОТПУСК», то подайте корректировку до выявления ошибки Соцфондом РФ.

В гр. 8 и 9 таблицы из подраздела 1.2 формы ЕФС-1 прописываются коды особых условий труда и коды основания для досрочного назначения пенсии (при наличии).

Неоплачиваемый отпуск в ЕФС-1

Если человек брал в отчетном периоде отпуск за свой счет, то в подразделе 1.2 ЕФС-1 обязательно заполняется соответствующий отдельный блок (строка). Данные включаются в отчет на основании соответствующего приказа о предоставлении такого отпуска.

В «Дополнительных сведениях» (графа 7) отпуск без сохранения в ЕФС-1 указывается с кодом «НЕОПЛ». Этот код используется только для тех отпусков, когда за сотрудником не сохранялся средний заработок.

Отпуска по уходу за детьми

Поскольку сейчас очень много говорится о том, что уход за ребенком включается в стаж мамы для назначения пенсии, то многие запутались: нужно ли в ЕФС-1 указывать отпуск по уходу за детьми? Обязательно нужно! И если в отпуск идет не мама, а другой родственник (папа, бабушка, дедушка и др.) то все равно такой период отпуска в ЕФС-1 должен обязательно отражаться с нужным кодом.

Если сведения о страховом стаже в виде подраздела 1.2 формы ЕФС-1 направляют в СФР на физлицо, представившее заявление о предоставлении отпуска по БиР, до наступления срока подачи годовой отчетности, то данный подраздел оформляется так:

• в поле «Назначение выплат по ОСС» — прописывается знак «X»;
• гр. «Период работы» заполняется двумя строками. В первой указываются даты в пределах от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате начала отпуска по БиР. Во второй строке отражается один день данного отпуска (в виде даты фактического его начала) с указанием в гр. 7 кода «ДЕКРЕТ».

При наступлении срока представления годовой отчетности на указанного работника в СФР подают подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом «Исходная». В поле «Исходная» данного подраздела прописывается знак «X». В таблице подраздела период нахождения в отпуске по БиР указывается так:

• в гр. 2 и 3 — даты начала и окончания отпуска по БиР в пределах отчетного года. Например, 01.03.2024 и 18.07.2024. Если работник уходит в декретный отпуск, в частности, в конце 2024 г., то в графах проставляется дата ухода в декрет и 31.12.2024. При выходе ее из отпуска в следующем году проставляется дата 01.01.2025 и дата его завершения;
• в гр. 7 — код «ДЕКРЕТ».

А вот периоды отпуска ухода за детьми до 1,5 лет и до 3 лет, как и раньше, кодируются по-разному.

Отпуск до 1,5 лет в ЕФС-1

По закону, сотруднице в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет  положение соответствующее пособие. Причем, с 1 января 2024 года родитель, находящийся в отпуске по уходу за ребенком  может досрочно выйти на работу из отпуска по уходу за ребенком и продолжать получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком до исполнения ребенком возраста 1,5 лет.

Если сведения о страховом стаже в виде подраздела 1.2 формы ЕФС-1 подают в СФР на работника, представившего своему работодателю заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, до наступления срока подачи годовой отчетности, то данный подраздел заполняется так:

• в поле «Назначение выплат по ОСС» — указывается значение «X»;
• графу «Период работы» оформляют двумя строками. В первой прописываются даты в пределах от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дню начала отпуска по уходу за ребенком. Во второй строке отражается один день приведенного отпуска (в виде даты фактического его начала) с указанием в гр. 7 кода «ДЕТИ».

При наступлении срока представления годовой отчетности на такого работника подают подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом «Исходная». В поле «Исходная» указывается значение «X». Период нахождения сотрудника в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет отражается в таблице подраздела таким образом:

• в гр. 2 и 3  — период нахождения в таком отпуске (в пределах отчетного года). Так, если работница была в таком отпуске весь год, то указывается период с 1 января по 31 декабря отчетного года. Если же она ушла в отпуск по уходу за ребенком, в частности, с 16 ноября, то прописывается период с 16 ноября по 31 декабря отчетного года;
• в гр. 7— код «ДЕТИ».

В качестве исключения из правил код «ДЕТИ» можно прописывать с одновременным указанием кода территориальных условий «СЕЛО». Такое возможно в случае, если отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет предоставляется родителю ребенка в период осуществления работы из списка, установленного постановлением Правительства РФ от 29.11.2018 № 1440.

Отпуск до 3 лет в ЕФС-1

После достижения ребенком возраста 1,5 лет прекращает выплачиваться соответствующее пособие. В страховой стаж входит период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, но не более 6 лет в общей сложности. Однако, право на отпуск до 3-хлетнего возраста сохраняется и гарантируется государством. Лучше, когда написано отдельное заявление с верной формулировкой: о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет.

Однако, если даже такого отдельного заявления от сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, нет (в некоторых компаниях его не требуют, а предоставляют отпуск по заявлению сразу на весь срок), то данный период отражается в ЕФС-1 со специальным кодом «ДЛДЕТИ». Точность даты отпуска должна отслеживать бухгалтерия работодателя или ответственный за заполнение формы сотрудник. Для находящегося в отпуске по уходу за ребенком отца ребенка код тоже «ДЛДЕТИ».

В остальном общий порядок заполнения отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет аналогичен тому, что указан для отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Если в отпуске не мать, а родственник

Когда правом на отпуск пользуется другой родственник, ухаживающий за ребенком, а не родители, как заполнить отпуск в ЕФС-1? Правильный код для таких ситуаций в отчетной форме: «ДЕТИПРЛ». Он применяется, когда отпуск предоставлен дедушке, бабушке, иному родственнику, или опекуну, взявшему на себя заботу о ребенке.

Учебный отпуск в ЕФС-1

Если в отчетном периоде сотрудник был в учебном отпуске (ст. 173-177 ТК РФ), то такой период в форме ЕФС-1 показывается в «Дополнительных условиях», как «УЧОТПУСК». Время начала и окончания должны совпадать с приказом на учебный отпуск, а тот, в свою очередь, — со справкой-вызовом из учебного заведения. Если дней было предоставлено меньше, чем указывалась в документе из учебного заведения, то ставятся фактические даты отпуска.

Надеемся, что приведенные правила помогут справиться с заполнением соответствующих полей отчета верно и без ошибок. А вопрос «как показать отпуск в форме ЕФС-1?» больше не вызовет затруднений.

Итоги

В 2024 году по отпускам заполняется подраздел 1.2 обновленной формы ЕФС-1. Однако, это делается не во всех случаях. Как отражается отпуск в ЕФС-1, рассказано выше в статье.