Как отразить отпуск в ЕФС-1 (вместо СЗВ-СТАЖ)

Общие сведения

Как уже было сказано выше, по отпуску работников форма СЗВ-СТАЖ (как и отчет СЗВ-М) не сдается с 2023 года. Вместо нее заполняется подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» отчета ЕФС-1. Он подается в Соцфонд России (СФР), образованный после слияния ПФР и ФСС.

Статья по теме: Отчетность в единый Социальный фонд в 2026 году Единый отчет в СФР фактически объединяет в себе несколько форм, которые ранее сдавались в ПФР и ФСС. Это связано с объединением этих ведомств. Рассмотрим нюансы оформления и сдачи отчетности в единый Фонд социального и пенсионного страхования (СФР). Подробнее

Какие отчеты заменила форма ЕФС-1, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Однако, в общем порядке, ежегодный оплачиваемый отпуск не выделяется в подразделе 1.2 формы ЕФС-1, а входит в периоды работы работника.

При этом, бывают ситуации, когда это надо сделать. Например, когда нужно указать:

1. Периоды очередного оплачиваемого отпуска сотрудников, в отношении которых установлен дополнительный тариф взносов на ОПС, но данные о начислении указанных взносов по доптарифу отсутствуют.
2. Отпуск за свой счет.
3. Учебный отпуск.
4. Декрет и отпуск по уходу за ребенком.

На титульном листе формы ЕФС-1 указываются данные страхователя - работодателя:

• регистрационный номер компании/ИП в СФР (в ПФР — если он еще не обновлен в СФР);

• ИНН и КПП фирмы (ИНН предпринимателя);

• полное или краткое название работодателя (наименование организации, Ф. И. О. ИП);

• код по ОКВЭД — берется из Классификатора ОК 029-2014 (КДЕС РЕД. 2);
• ОГРН (для ИП — ОГРНИП);
• ОКПО — можно узнать здесь;
• контактный телефон;
• электронная почта компании (ИП);
• наименование должности, подпись и Ф. И. О. руководителя (уполномоченного представителя страхователя);
• дата подачи сведений в СФР;
• печать (при наличии).

Затем, в подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1 прописываются данные по отпускнику:

• СНИЛС;
• Ф. И. О.;
• день рождения;
• ИНН;
• статус ЗЛ (ГРФ);
• гражданство (код страны) — для России это код 643.

Далее, в подразделе 1.2 формы ЕФС-1 нужно заполнить год, за который сдаются сведения.

Для формы ЕФС-1 с типом «Назначение пенсии» в графе «Период работы» указываются даты в пределах от даты начала отчетного периода, приведенного в поле «Отчетный период», по дату, предшествующую дате предполагаемого выхода работника на пенсию.

Справа в отдельном блоке выбирается тип сведений (знаком «Х»):

1. «Исходная» — если форма подается впервые.
2. «Корректирующая» — применяется по сотрудникам, которых забыли указать в исходном отчете и для внесения изменений.
3. «Назначение пенсии» — по работникам, в связи с выходом на пенсию которых нужно учесть их период работы в текущем году, срок представления отчетности за который не наступил.

Важно! Сведения по пункту «Назначение выплат по ОСС» в действующей форме не отражаются. Ранее (в форме по приказу СФР России от 17.11.2023 № 2281) они показывались в отношении сотрудника, который подал заявление о предоставлении отпуска по БиР или отпуска по уходу за ребенком.

Далее, в таблице подраздела 1.2 указываются данные по каждому работнику, в том числе периоды его работы. Разные виды отпуска в отчете ЕФС-1 указывают именно в этом разделе. Кроме того, в этом же разделе указываются территориальные и особые условия труда, если они есть. Поскольку персональные данные заносятся в отчет по прежним правилам, то их указание не вызывает вопросов. Другое дело — отпуска.

В гр. 11 «Индивидуальный номер рабочего места»‎ подраздела «Результат специальной оценки условий труда»‎ прописывается индивидуальный номер основного рабочего места работника. Это делается на основании карты специальной оценки условий труда. В гр. 12 «Класс (подкласс) условий труда»‎ подраздела указывается итоговый класс (подкласс) условий труда по степени вредности (опасности), установленный после проведения спецоценки условий труда.

Далее мы рассмотрим,как отразить отпуск в ЕФС-1, чтобы данные соответствовали порядку заполнения.

Для всех случаев, когда отпускной период выделяется, даты его начала и окончания ставятся в формате «ДД.ММ.ГГГГ», включая первый и последний день отпуска.

Как в ЕФС-1 отразить очередной отпуск

Напомним, что законодателями введен порядок, в том числе касающийся заполнения граф формы по отпускам. В части указания в столбце 7 «Дополнительные сведения» ежегодного отпуска в ЕФС-1 нужно иметь ввиду следующее:

• очередной отпуск в подразделе 1.2 ЕФС-1 в столбце 7 «Дополнительные сведения» не отображается. Это связано с тем, что время оплачиваемого отпуска включается в стаж, и за него страхователем перечисляются взносы. Значит, для назначения пенсии никакого отличия между периодом труда и оплачиваемого времени отдыха нет. То есть, на вопрос, указывать ли отпуск в подразделе 1.2 ЕФС-1 отвечаем: очередной оплачиваемый отпуск отдельно выделять и указывать в отчете не нужно;

• код отпуска в подразделе 1.2 ЕФС-1 «ДЛОТПУСК» теперь используют исключительно для периодов, за которые отсутствуют данные о начислении страховых взносов по дополнительному тарифу с выплат физическим лицам, занятым на видах работ, указанных в п. п. 1 - 18 ч. 1 ст. 30 закона РФ от 28.12.2013 № 400-ФЗ (вредные, тяжелые работы, по спискам 1 и 2, а также приравненные к ним — например, геологоразведка). Поэтому, если в отчете по обычному сотруднику, трудящемуся без особых условий, вы отразили очередной ежегодный отпуск в подразделе 1.2 ЕФС за 2026 год с кодом «ДЛОТПУСК», то подайте корректировку до выявления ошибки Соцфондом РФ.

В гр. 8 и 9 таблицы из подраздела 1.2 формы ЕФС-1 прописываются коды особых условий труда и коды основания для досрочного назначения пенсии (при наличии).

Неоплачиваемый отпуск в ЕФС-1

Если человек брал в отчетном периоде отпуск за свой счет, то в подразделе 1.2 ЕФС-1 обязательно заполняется соответствующий отдельный блок (строка). Данные включаются в отчет на основании соответствующего приказа о предоставлении такого отпуска.

В «Дополнительных сведениях» (графа 7) отпуск без сохранения в ЕФС-1 указывается с кодом «НЕОПЛ». Этот код используется только для тех отпусков, когда за сотрудником не сохранялся средний заработок.

Отпуска по уходу за детьми

Поскольку сейчас очень много говорится о том, что уход за ребенком включается в стаж мамы для назначения пенсии, то многие запутались: нужно ли в ЕФС-1 указывать отпуск по уходу за детьми?

Как мы уже отметили выше, тип сведений «Назначение выплат по ОСС» из действующей формы ЕФС-1 исключен. Теперь информация по отпускам по уходу за детьми до 1,5 лет отражается только в годовой форме ЕФС-1 (до 25 января года, следующего за отчетным). Но делать это нужно не во всех случаях, а только в отношении работников, указанных в п. 3 ст. 11 Закона 01.04.1996 № 27-ФЗ. Например - тех, которые находились в отпуске по уходу за ребенком с 1,5 до 3 лет.

Таким образом, в общем случае сведения по сотрудникам в отпуске до 1,5 лет в годовой ЕФС-1 не показываются. Только если человек относится к категориям по п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Отметим при этом, что сохраняется правило, при котором сведения показываются, даже если в отпуск идет не мама, а другой родственник (папа, бабушка, дедушка и другие).

Отпуск до 1,5 лет в ЕФС-1

В тех случаях, когда сотрудник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, относится также к указанным в п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ категориям, то в подразделе 1.2 годовой формы ЕФС-1 необходимо:

• проставить знак X в поле "Исходная";
• в графах 2 и 3 - указать период нахождения в отпуске до 1,5 лет в пределах отчетного года (например, если сотрудник вышел на работу 22 сентября, то указывается период с 1 января по 21 сентября);
• в графе 7 - применить код ДЕТИ (в отношении родителя) либо ДЕТИПРЛ (в отношении бабушки, дедушки, другого родственника, опекуна).

Код ДЕТИ может применяться вместе с кодом территориальных условий СЕЛО в слуачаях, перечисленнях в п. 76 Порядка по приказу № 1462.

По закону, сотруднице в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет положено соответствующее пособие. Причем, с 1 января 2024 года родитель, находящийся в отпуске по уходу за ребенком может досрочно выйти на работу из отпуска по уходу за ребенком и продолжать получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком до исполнения ребенком возраста 1,5 лет. В этом случае в подразделе 1.2 будет отдельная строка с указанием периода фактического ведения трудовой деятельности (в пределах отчетного года), но без указания кода ДЕТИ.

Отпуск до 3 лет в ЕФС-1

Сведения о периодах отпуска по уходу за ребенком до 3 лет необходимо всегда отражать в годовой отчетности (независимо от того, относится сотрудница к категориям по п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ или нет). В подразделе 1.2 в этом случае необходимо:

• проставить знак X в поле "Исходная";
• в графах 2 и 3 - период нахождения сотрудника в отпуске по уходу за ребенком, который пришелся на отчетный год;
• в графе 7 - код ДЛДЕТИ (для родителей), ДЕТИПРЛ (другие родственники).

Коды территориальных или особых условий труда не указываются (п. 74 Порядка по приказу № 1462).

Что учесть: после достижения ребенком возраста 1,5 лет прекращает выплачиваться соответствующее пособие. В страховой стаж входит период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, но не более 6 лет в общей сложности. Однако, право на отпуск до 3-хлетнего возраста сохраняется и гарантируется государством. Лучше, когда написано отдельное заявление с верной формулировкой: о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет.

Однако, если даже такого отдельного заявления от сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, нет (в некоторых компаниях его не требуют, а предоставляют отпуск по заявлению сразу на весь срок), то данный период отражается в ЕФС-1 со специальным кодом «ДЛДЕТИ». Точность даты отпуска должна отслеживать бухгалтерия работодателя или ответственный за заполнение формы сотрудник. Для находящегося в отпуске по уходу за ребенком отца ребенка код тоже «ДЛДЕТИ».

В остальном общий порядок заполнения отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет аналогичен тому, что указан для отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет. Периоды нахождения в отпуске по уходу за ребенком и ведения полноценной трудовой деятельности разграничиваются.

Аналогично, если правом на отпуск пользуется другой родственник, ухаживающий за ребенком, а не родители, то правильный код для таких ситуаций в отчетной форме: «ДЕТИПРЛ». Он применяется, когда отпуск предоставлен дедушке, бабушке, иному родственнику, или опекуну, взявшему на себя заботу о ребенке.

Эксперты "КонсультантПлюс" подготовили образец заполнения ЕФС-1 с указанием сведений об отпуске по уходу за ребенком до 3 лет. Оформите пробный доступ к справочно-правовой системе и ознакомьтесь с документом.

Учебный отпуск в ЕФС-1

Если в отчетном периоде сотрудник был в учебном отпуске (ст. 173-177 ТК РФ), то такой период в форме ЕФС-1 показывается в «Дополнительных условиях», как «УЧОТПУСК». Время начала и окончания должны совпадать с приказом на учебный отпуск, а тот, в свою очередь, — со справкой-вызовом из учебного заведения. Если дней было предоставлено меньше, чем указывалась в документе из учебного заведения, то ставятся фактические даты отпуска.

Надеемся, что приведенные правила помогут справиться с заполнением соответствующих полей отчета верно и без ошибок. А вопрос «как показать отпуск в форме ЕФС-1?» больше не вызовет затруднений.

Итоги

В 2026 году по отпускам заполняется подраздел 1.2 обновленной формы ЕФС-1. Однако, это делается не во всех случаях. Как отражается отпуск в ЕФС-1, рассказано выше в статье.