Излишне удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ

Удержали подоходного налога больше, чем следовало – что делать

Порядок возврата НДФЛ регулируется ст. 231 НК РФ. Бухгалтерия уведомляет сотрудника в течение 10 дней об обнаруженной ошибке. На основании заявления ему возвращают излишне удержанный налог на банковский счет. Сумма должна быть перечислена в течение 3-х месяцев. Если перерасчет связан со сменой статуса (когда нерезидент стал резидентом), расчетами с физлицом будет заниматься налоговая инспекция, в которую подается заявление и декларация 3-НДФЛ.

Так как сведения о налоге попадают в форму 6-НДФЛ, необходимо в ней отразить произведенные операции.

Надо ли возвращать НДФЛ иностранному работнику, работающему по патенту, и подавать уточненный расчет 6-НДФЛ при представлении в текущем году заявления с приложением подтверждающих плату за патент за прошлый год документов? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно.

Как показать излишне удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ

Начисление и удержание подоходного налога отражается как в разделе 2 Расчета (нарастанием с начала года), так и в разделе 1 формы (за последние 3 месяца).

При излишнем удержании НДФЛ возможны 2 варианта:

• неверное начисление и исправление ошибки произошли в одном отчетном периоде;

• излишняя сумма была начислена и удержана в одном периоде, а ошибка выявлена позже, в другом отчетном периоде.

Уточнению подлежит строка 140, если была завышена сумма исчисленного налога. Разница, возвращенная физлицу, отражается по строке 190. Если периоды удержания и возврата разные, то срока 190 заполняется в периоде возврата излишне удержанной суммы.

Пример

Зарплата работника – 20 000 рублей в месяц (за 1 квартал начислено 60 000 руб.), стандартный вычет на ребенка должен был составлять по 1 400 руб. в месяц (4 200 руб. за весь квартал). Бухгалтерия ошибочно не предоставила работнику стандартный вычет на ребенка за январь. Излишне удержанная сумма налога составила 182 рубля. НДФЛ был удержан за январь в сумме 2 600 руб., за февраль и март по 2 418 рублей, всего за квартал удержано 7 436 руб. После обнаружения ошибки и перерасчета сумма налога за квартал составила 7 254 руб. Чтобы не затруднять расчеты, считаем, что во втором квартале зарплата этому сотруднику не начислялась.

Заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал, если ошибка и ее обнаружение произошли в одном периоде:

• строка 120 – 60 000 руб.;
• строка 130 – 4 200 руб.;
• строка 140 – 7 254 руб.;
• строка 160 – 7436 руб.

По строке 160 отражается фактически удержанная «завышенная» сумма налога.

При этом, также необходимо разбить эту сумму по подходящим строкам 161-166. То, какая именно строка заполняется, определяется конкретной датой удержания НДФЛ. Подробнее о детализации данных по строке 160 читайте в специальной публикации.

Заполнение 6-НДФЛ, если ошибочное начисление и исправление ошибки произошло в разные периоды

Если Расчет за 1 квартал сдавался до обнаружения ошибки, сумма исчисленного налога в строке 140 была завышена, а вычеты в строке 130 отражены не полностью, поэтому за 1 квартал нужно подать уточненный рачет с правильными данными по этим строкам:

• строка 120 – 60 000 руб.;
• строка 130 – 4 200 руб.;
• строка 140 – 7 254 руб.;
• строка 160 – 7 436 руб..

Не забываем также о корректной детализации данных по строке 160.

В раздел 1 Расчета никакие исправления не вносятся.

Допустим, во 2 квартале работнику вернули излишне удержанный налог, тогда в 6-НДФЛ за полугодие нужно отразить его по строке 190:

• строка 120 – 60 000 руб.;
• строка 130 – 4 200 руб.;
• строка 140 – 7 254 руб.;
• строка 160 – 7 436 руб.;
• строка 190 – 182 руб.

В разделе 1 формы 6-НДФЛ нужно отобразить следующие данные:

• строка 030 – 182 руб.;

Данные по строке 030 также детализируются в строках 031-036 по тем же принципам, что и в случае со строкой 160 (а также строкой 020).

Отражение возврата

Возврат подоходного налога показывают в том отчетном периоде, когда излишне удержанные денежные средства фактически перечислили сотруднику. Сумма показывается по строке 190 расчета. На практике возможны три ситуации в 6-НДФЛ:

• сумма удержанного налога больше исчисленного налоговым агентом;

• сумма излишне удержанного НДФЛ меньше исчисленного;

• суммы начисленного и удержанного налога равны.

2-й и 3-й варианты не вызовут затруднений у компании, а вот в первом случае налоговому агенту придется обращаться в ИФНС, чтобы переплаченные денежные средства вернулись на расчетный счет организации. Порядок отражения налога в 6-НДФЛ не зависит от имеющейся ситуации.

Пример

Компания ошибочно удержала из зарплаты сотрудника налог в большей сумме, чем должна была. Разница составила 400 рублей. По всем работникам было начислено облагаемых доходов за 1 квартал 120 000 рублей и удержано налога, в том числе излишнего, 16 000 рублей. Возврат произошел в том же квартале, что и удержание.

Как заполняется 6-НДФЛ за 1 квартал:

• строка 120 – 120 000 руб.;
• строка 140 – 15 600 руб.;
• строка 160 – 16 000 руб.;
• строка 190 – 400 руб.

ИФНС сверяет фактически уплаченные в бюджет средства с разницей строк 160 и 190. Если организация заплатила меньше – возникает недоимка. Поэтому важно не забывать показывать возврат в отчете, иначе не избежать объяснений с налоговиками.

Порядок зачета возвращаемых средств

Согласно НК РФ вернуть налог возможно за счет средств, подлежащих перечислению налоговым агентом, в том числе удержанных из доходов других лиц (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК). Возмещение средств происходит в следующем порядке:

1. Если удержанных средств из доходов всех налогоплательщиков достаточно для возврата сотруднику, то излишне полученную сумму перечисляют на счет работника, а в бюджет доплачивается разница.

2. Когда удержанный налог в 6-НДФЛ больше исчисленного, то образовавшаяся переплата повлияет на формирование положительного сальдо на Едином налговом счете (которое работодатель затем сможет использовать в установленном порядке — зачесть или вернуть из бюджета).

Узнайте больше о возможных действиях налогоплательщика при наличии положительного сальдо на ЕНС.

Работодатель может из собственных средств доплатить сотруднику требуемую сумму, а затем заниматься зачетом или возвратом средств из бюджета.

Итоги

Если работодатель удержал излишний НДФЛ, то обязан сообщить работнику об ошибке и по его заявлению вернуть удержанную сумму. При этом изменения в расчетах затронут и отчетность — излишне удержанный и возвращенный НДФЛ отражается в разделах 1 и 2 формы 6-НДФЛ.