Особенности учета компьютерной техники
Функционирующий персональный компьютер (ПК) — это устройство, состоящее из системного блока, источника питания, монитора, клавиатуры и мыши. Иными словами, ПК представляет собой комплект оборудования. Поэтому, как правило, его учитывают единым инвентарным объектом в составе ОС. Это удобно в случае приобретения ПК в полном комплекте и ввода его в эксплуатацию в той же комплектации.
Пример: приобретенный ПК, состоящий из монитора стоимостью 42 000 руб., жесткого диска (5 000 руб.), источника питания (6 000 руб.), ПО (15 000 руб.), клавиатуры (1 000 руб.) и мыши (2 000 руб.), будет отражен в бухучете фирмы одним объектом ОС стоимостью 71 000 руб. и с соответствующим инвентарным номером.
Однако, комплектующие для ПК, как правило, закупаются по отдельности в разное время и в разном количестве. Они легко монтируются, имеют разные сроки полезного использования, могут заменяться и перемещаться с одного рабочего места на другое. В итоге, комплектующие для ПК не образуют единого инвентарного объекта.
В приведенном случае можно учитывать монитор и системный блок в составе ОС (если они отвечают требованиям, предъявляемым к основным средствам). А компьютерную мышь, как и всё другое оборудование, сроком эксплуатации больше 12 месяцев, но стоимостью меньше установленного в компании лимита (малоценные ОС), нужно списывать на расходы сразу после приобретения.
При передаче ОС в эксплуатацию (например, при замене вышедших из строя) их учитывают в качестве самостоятельного объекта ОС с соответствующим сроком использования.
Если в вышеуказанном примере в объекте ОС потребуется заменить системный блок на другой, то это нужно будет сделать на основании соответствующего акта. В учете отразится уменьшение стоимости первого актива и возникновение нового объекта «Системный блок» с отдельным инвентарным номером.
Учетной политикой предприятия должен быть закреплен порядок отнесения приобретаемых изделий к ОС. Напомним, что первоначальная стоимость объекта для отнесения его к ОС в бухучете может быть установлена организацией самостоятельно, а в налоговом учете — должна составлять 100 000 руб. как минимум.
Для чего и как часто проводится инвентаризация компьютеров
Статья по теме: Учет компьютерной техники Учет компьютеров начинается с их постановки на баланс у предприятия-покупателя. Способ их отражения на счетах бухгалтерского учета зависит от стоимости техники, ее комплектации, методе записи товарных групп в накладной и сроков использования отдельных деталей. В ситуациях, когда закупаются отдельные комплектующие и их стоимость значительна, такие активы должны учитываться под обособленными инвентарными номерами. Рассмотрим порядок ПодробнееКомпьютерная техника, как и остальные категории ОС, подлежит инвентаризации. Эта процедура регулируется:
- Законом РФ "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
- Методическими рекомендациями по проведению инвентаризации (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
- Положением по ведению бухучета (приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
Инвентаризация компьютеров представляет собой проверку наличия компьютерной техники на определенную дату. Данные по ее фактическому наличию сопоставляются с учетными. При этом, проверке подвергаются все категории этих активов: компьютеры и их комплектующие.
Как правило, проверку проводят раз в год накануне формирования годовой бухотчетности компании. Однако, предприятие вправе установить и дополнительные проверки. Например, крупные организации инвентаризируют оргтехнику ежеквартально. Кроме того, они практикуют проведение внеплановых инвентаризаций после модернизации или ремонта. Это целесообразно, поскольку позволяет компании не только контролировать наличие техники, но и выявлять бездействующие объекты, оптимизировать расходы по закупу ЭВМ и своевременно ремонтировать или списывать изношенные и вышедшие из строя объекты.
В соответствии с нормативными актами для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается состав инвентаризационной комиссии. Она проводит проверку и представляет оформленные в описях результаты инвентаризации.
Какими документами оформить проведение инвентаризации основных средств? Ответ на этот вопрос есть в «КонссультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Инвентаризация компьютеров — автоматизированные методы проведения
Если корпоративная оргтехника размещается в различных точках и насчитывает 30-50 единиц, то процесс ее настройки, учета и контроля становится затруднительным. В итоге, в приведенной ситуации требуется автоматизация процесса инвентаризации.
С развитием IT-технологий изменились алгоритмы проведения инвентаризации компьютерной техники. Так, соответствующие программы предоставляют удаленный доступ к узлам локальной сети предприятия. В итоге, на проведение инвентаризации уходит меньше рабочего времени.
Программа для инвентаризации компьютеров позволяет оперативно провести проверку их наличия. Для этого необходимо, чтобы техника фирмы была подключена к единой сети, а специализированное ПО было установлено на сервер компании. Указанная программа самостоятельно зафиксирует работу сетевых устройств организации, систематизирует данные и сформирует соответствующие отчеты по инвентаризации.
Инвентаризацию компьютерной техники можно проводить с применением программных средств для дистанционного считывания идентификационных номеров в привязке к учетным записям работников, в чьем пользовании находятся данные объекты.
Применение программы для инвентаризации дает возможность:
- использования типовых или разработанных предприятием отчетных форм;
- получения стопроцентной точности полученных данных.
При применении программы инвентаризация ПК проводится по всему объему данных: по компьютерам, комплектующим, программным продуктам. Особенностью подобных ПО является то, что сканирование данных можно планировать по необходимому фирме графику. В итоге, компания может узнать о состоянии компьютерной техники на конкретную дату.
Итоги инвентаризации
Статья по теме: Списание компьютерной техники Практически ни одному предприятию сегодня не удается избежать списания компьютерной техники, поскольку эта категория основных фондов прочно внедрилась в процесс производства и управления. Но следует знать, чем отличается списание компьютеров от других объектов ОС. Рассмотрим порядок списания компьютеров в материале далее. ПодробнееРезультаты инвентаризации учитываются в месяце ее проведения, а при годовой инвентаризации — 31 декабря. Итоги данной проверки подводятся инвентаризационной комиссией организации. Указанная комиссия в протоколе определяет причины расхождений и предлагает варианты их фиксации в учете.
Если инвентаризацией установлена недостача компьютеров, то ее отражают по остаточной стоимости на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При определении виновного сотрудника возмещение ущерба возлагают на него, отразив сумму задолженности на счете 73.2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба».
Если виновное лицо не установлено или во взыскании с работника отказано судом, то недостачу списывают на финансовые результаты. Излишки ОС учитывают по рыночной стоимости объекта ОС.
По итогам инвентаризации компьтерной техники оформляется приказ об утверждении результатов инвентаризации. Также, должна быть оформлена ведомость ИНВ-26 (если были выявлены излишки, недостача).
Итоги
По закону, компьютерная техника также подлежит инвентаризации. Причем, она может быть как единым инвентарным объектом, так и отдельными объектами. Порядок и нюансы инвентаризации и учета компьютеров приведены выше в статье.