Как проводится инвентаризация
Годовая инвентаризация имущества и обязательств организации в обязательном порядке проводится на любую дату в период после 1 октября и до 31 декабря отчетного года. При этом, у ИП нет такой обязанности. Все организации должны проводить инвентаризацию активов и обязательств после 1 октября и до составления годовой бухотчетности.
Инвентаризация кассы — как часто проводить?
Помимо вышеуказанного случая, по решению руководства компании может проводиться и ежемесячная инвентаризация. Инвентаризацию кассы можно провести как при инвентаризации всех активов организации, так и отдельно.
Статья по теме: Инвентаризация при смене материально-ответственного лица Обязанность нести ответственность за сохранность вверенных ценностей — это важный аспект работы материально-ответственного лица (МОЛ). Периодически и ежегодно проводимые инвентаризации всех видов имущества в компании являются залогом осуществления нормального рабочего процесса и элементом контроля. Поэтому инвентаризация при смене материально-ответственного лица признана законодателем обязательной процедурой (п. 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Поговорим об особенностях инвентаризации при смене МОЛ. ПодробнееКак проводят внезапную ревизию кассы, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Кто устанавливает сроки инвентаризации кассы ?
Сроки проведения инвентаризации кассы устанавливает руководитель организации. В учетной политике организации должны быть раскрыты положения об инвентаризации.
Порядок проведения инвентаризации кассы таков:
- Подготовительный этап.
- Инвентаризация.
- Обработка результатов.
Перечень документов, которые необходимо составить на каждом этапе:
|
Подготовительный |
Основной |
Завершающий |
|
Акты инвентаризации:
|
|
На подготовительном этапе инвентаризации денежных средств в кассе издается приказ руководителя. В этом приказе указывается план инвентаризации: что проверить, в каком объеме, когда начать и закончить проверку. Отдельный приказ на инвентаризацию средств в кассе составлять не нужно, если проводится инвентаризация всех активов и обязательств организации.
Статья по теме: Формы документов для оформления инвентаризации Инвентаризация активов и обязательств компании — это обязательная процедура, результаты которой подтверждают сведения о состоянии предприятия, объединенные в блоке годовой бухотчетности. Инвентаризация проводится отдельно по каждому виду активов и обязательств. Это делается на основании соответствующей документации. Рассмотрим, какими документами необходимо оформить инвентаризацию. ПодробнееЖурнал учета помогает вести контроль за выполнением приказов об инвентаризации (особенно, при наличии нескольких участков кассы).
График проведения инвентаризации целесообразно устанавливать, когда в компании много различного имущества (активов).
Важно! При составлении графиков инвентаризации кассы нужно учитывать, что материально ответственные лица (кассиры) не должны в это время отсутствовать на работе: находиться в отпуске, на больничном и др.
Инвентаризация средств в кассе должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц (кассиров). Ведь кассир несет полную материальную ответственность за недостачу вверенных ему материальных ценностей на основании специального письменного договора (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).
Статья по теме: Полная материальная ответственность Полная материальная ответственность работника возможна, но только в особых случаях, установленных законодательством. Сам факт заключения договора о полной материальной ответственности еще не дает оснований для взыскания, если работник не относится к установленной законом категории. ПодробнееНа основном этапе
До начала инвентаризации кассир расписывается в акте инвентаризации произвольной формы (но с обязательными реквизитами из ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ) или в акте по форме ИНВ-15. При этом данный работник подтверждает, что расходные и приходные документы на денежные средства он сдал, все поступившие деньги оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.
Что нужно проверить при инвентаризации кассы ?
Инвентаризационная комиссия проверяет документы в бумажном виде, в том числе кассовую книгу и не переданные в бухгалтерию ордера ПКО и РКО. Причем, с введением онлайн-касс журнал кассира-операциониста не ведется (письмо Минфина № 03-01-15/37692 от 16.06.2017).
Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают наличные деньги в кассе и сверяют эту сумму с остатком по кассовой книге. Если есть не внесенные в течение дня в кассовую книгу ПКО и РКО, то отраженные в них суммы берут в расчет. Также, члены комиссии осуществляют полный пересчет разных ценностей и документов, находящихся в кассе.
Во время инвентаризации кассы операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не осуществляются.
Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте (при ее наличии). Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком ККТ.
По прошедшей проверке комиссия формирует акт инвентаризации денежных средств (например, по форме № ИНВ-15). Он составляется в двух экземплярах (для бухгалтерии и кассира), а при смене кассира — в трех (для бухгалтерии и по одному для каждого из кассиров).
Если при инвентаризации выявлены лишние средства или недостача, то объяснение кассира и решение руководителя приводят на оборотной стороне акта. Кроме того, если акт инвентаризации составлен в произвольной форме, а не по форме ИНВ-15, то в этом случае оформляется сличительная ведомость по таким ценностям.
На завершающем этапе фиксируются результаты инвентаризации и издается приказ руководителя, утверждающий их. Данные инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она закончена, а при годовой – в годовой бухотчетности.
Отражение в бухучете, проводки
|
НЕДОСТАЧА в кассе, выявленная при инвентаризации списывается: |
|
|
Недостача, выявленная при инвентаризации, признается расходом организации, если она не подлежит возмещению виновным лицом (п. 2, 12, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации») |
Если выявленная недостача возмещаются виновным лицом, то ее сумму нужно отразить, как дебиторскую задолженность виновного лица |
|
Дт 94 Кт 50-1 — недостача наличных средств при инвентаризации кассы |
|
|
Дт 91-2 Кт 94 – убыток списан на финансовые результаты. Списана сумма денежных средств, от взыскания которой с виновного лица организация отказалась . |
Дт 73-2 Кт 94 — недостача подлежит взысканию с виновного лица (например, с кассира) Дт 70 Кт 73-2 — недостача подлежит удержанию из зарплаты работника |
|
Излишки |
|
|
Излишки, выявленные при инвентаризации кассы и не подтвержденные ордером ПКО, считаются внереализационными доходами и отражаются проводкой: Дт 50 Кт 91-1 |
|
Нехватку денежных средств нужно отразить в кассовой книге.
Помним! На недостачу ордер РКО не оформляется. Ведь в этом случае получается, что кассир получил эту сумму с разрешения руководства.
На основании акта инвентаризации в кассовой книге нужно указать:
|
№ графы кассовой книги |
Заполнение графы |
|
1 |
Номер акта инвентаризации и его дату |
|
2 |
Значение "Недостача" |
|
3 |
Счет 94 |
|
5 |
Сумма недостачи |
При таком отражении факта недостачи остатки наличных денег в кассе и в кассовой книге на конец дня будут равны.
Налоговый учет
|
ИЗЛИШЕК |
НЕДОСТАЧА |
|
|
Излишки денежных средств признаются внереализационными доходами |
При документальном подтверждении отсутствия виновных лиц в хищении |
Если виновное лицо возмещает ущерб по своему желанию или по решению суда |
|
|
Сумма убытка от недостачи денежных средств признается в составе внереализационных расходов |
Сумма ущерба, возмещенная виновным лицом, включается во внереализационные доходы на дату признания им ущерба или вступления в силу решения суда. В то же время на дату признания ущерба виновным лицом или вступления в силу решения суда организация имеет право отразить сумму ущерба во внереализационных расходах |
Оформление инвентаризации кассы в программе 1С
Инвентаризация кассы в 1С оформляется через закладку «Касса» – «Инвентаризация кассы». Далее заполняются необходимые таблицы, данные, закладки.
В ООО «Альфа» установлено, что инвентаризация кассы проводится при смене кассира и перед закрытием года. Согласно приказу руководителя, плановая годовая инвентаризация кассы намечена на период 17.10.2024 - 31.10.2024. При инвентаризации кассы комиссия выявила следующее:
- По данным кассовой книги сумма наличности в кассе — 28 039,11 руб.
- При фактическом подсчете сумма наличности — 27 814,11 руб.
- Недостача наличности в кассе — 225 руб.
- Виновник — кассир ООО "Альфа" Мельникова И.К. Она признала свою вину 31.10.2024 в объяснительной и согласилась на возмещение ущерба из своей зарплаты.
Бухгалтер организации сделала следующие проводки по выявленной недостаче в размере 225 руб.:
- Дт 94 Кт 50-1 — недостача денежных средств при инвентаризации кассы;
- Дт 73-2 Кт 94 — недостача подлежит взысканию с виновного лица;
- Дт 70 Кт 73-2 — недостача подлежит удержанию из зарплаты.
В налоговом учете бухгалтер признала недостачу в сумме 225 руб. в составе внереализационных доходов и расходов на 31.10.2024. В данном случае сумма недостачи на дату ее удержания из зарплаты работника одновременно отражается в составе налоговых расходов (как составная часть оплаты труда, оплаченная путем удержания, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ) и налоговых доходов (как доход в виде возмещения убытков, осуществленного виновным лицом, п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ).
Для отражения инвентаризации кассы в организации были оформлены документы:
1. Приказ на инвентаризацию кассы.
2. Расписка материально ответственного лица перед инвентаризацией (можно и не составлять ее, если акт об инвентаризации составлен по форме ИНВ-15).
3. Акт инвентаризации (недостача).
4. Получение объяснительной записки кассира И.К. Мельниковой о причине возникновения недостачи от 31.10.2024.
5. Протокол заседания инвентаризационной комиссии от 31.10.2024.
6. Ведомость по форме ИНВ-26 от 31.10.2024 (так как выявлена недостача средств в кассе).
7. Приказ об утверждении итогов инвентаризации № 3 от 01.11.2024.
8. Приказ об удержании недостачи из зарплаты виновного лица (кассира) от 07.11.2024.
10. Журнал ИНВ-23 (в качестве примера приведен пункт с недостачей).
Итоги:
- Инвентаризация кассы должна проводиться в обязательном порядке в трех случаях: перед закрытием года, при смене материально ответственного лица и в случае обнаружения фактов злоупотребления, хищения или порчи ценностей. Она может быть плановой и внеплановой.
- Порядок проведения инвентаризации закрепляется в учетной политике организации.
- Результаты отражаются в акте ИНВ-15 либо в разработанной форме компании, но с приведением обязательных реквизитов из ст. 9 закона № 402-ФЗ.
- Отражение результатов в бухучете и при налогообложении зависит от факта выявления виновников и признания ущерба, причиненного ими организации.