Хозяйственные расходы при УСН "Доходы минус расходы"

Как отразить хозяйственные расходы УСН на ГСМ

Предприятиям и ИП, работающим на УСН «Доходы минус расходы», разрешено включать затраты на ГСМ в состав издержек с учетом общих требований (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.18 НК).

Возможные способы учета расходов на ГСМ:

Для подтверждения расходов необходимы следующие документы:

• путевые листы;
• чеки ККТ;
• иные документы.

Все издержки на ГСМ фиксируются упрощенцем в разделе I КУДиР (п. 11 порядка заполнения книги). 

Особые ситуации:

1. Эксплуатация личного авто персоналом: расходы на ГСМ личного авто не уменьшают базу УСН.

ВАЖНО! Расходы признаются в рамках установленных лимитов: 2400 р. для ТС до 2 л и 3000 р. для ТС от 2 л (письмо Минфина от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).

2. Продажа купленного топлива: затраты на приобретение ГСМ для последующей продажи учитываются как расходы на покупные товары, подлежащие продаже, после их реализации (п. 23 ст. 346.16 и пп. 2 п.2 346.17 НК).

Затраты на ГСМ не учитываются на УСН «Доходы» (ст. 346.18 НК).

НДС, уплаченный по покупке ГСМ, также подлежит учету и отражается в КУДиР в зависимости от уплаты НДС и ставок налога.

Как учесть почтовые хозяйственные расходы при УСН «Доходы минус расходы»

Компенсировать почтовые издержки разрешается при выборе упрощенки «Доходы минус расходы» (ст. 346.18 НК).

К таким расходам относятся:

• оплата отправки писем и другой документации;
• затраты на покупку конвертов, почтовых марок;
• арендная плата за использование индивидуального почтового ящика;
• комиссии за осуществление денежных переводов почтой.

Особенности учета расходов зависят от обстоятельств:

1. Отправление продукции покупателям посредством почты: расходы включаются в перечень затрат по реализации товаров. Признание расходов производится после поступления оплаты товара (пп. 23 п. 1 ст. 346.16, пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК, п. 20 Правил, утвержденных приказом Минцифры от 17.04.2023 № 382).

ВАЖНО! Если клиент отказывается получать продукцию либо возвращает ее, расходы на отправку и возврат товара нельзя признать в учете (письмо Минфина от 01.09.2016 № 03-11-06/2/51055).

2. Прочие виды почтовых расходов. Во всех иных ситуациях расходы принимаются к учету после фактической оплаты (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК).

3. Предоплата за почтовые услуги признается датой предоставления услуг (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).

Как и другие хозрасходы, почтовые расходы должны отражаться в разделе I КУДиР (п. 11 порядка заполнения КУДиР).

НДС, предъявленный поставщиками почтовых услуг («входной» налог), отражается в КУДиР с учетом исчисления НДС и действующих ставок. 

Как учесть расходы на канцтовары при применении УСН

Расходы на покупку офисных принадлежностей разрешены для включения в налоговые издержки по УСН «Доходы минус расходы», если соблюдаются общие нормы признания издержек (пп. 17 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.18 НК).

Расходы на офисные принадлежности учитываются после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК).

В случае приобретения канцтоваров для дальнейшего сбыта расходы формируют стоимость покупных товаров и принимаются к учету после их реализации.

Как при УСН учитывать покупные товары, рассказывается в Готовом решении в «КонсультантПлюс». Попробуйте пользоваться системой, подключив бесплатный демодоступ, или узнайте цену постоянного использования «КонсультантПлюс» по ссылке.

На УСН с объектом «Доходы» невозможно отнести данные расходы на уменьшение налоговой базы (п. 1 ст. 346.18 НК).

Для подтверждения расхода необходимы следующие подтверждающие документы:

• кассовый чек;
• ТОРГ-12;
• иные документы.

Расходы заносятся в раздел I КУДиР последовательно, по датам понесенных затрат.

НДС по таким расходам учитывается по аналогии с предыдущими разделами.

Можно ли учесть расходы на питьевую воду при применении УСН

Затраты на покупку питьевой воды учитываются при расчете налога в зависимости от объекта УСН:

• УСН «Доходы». Расходы на любой объект налогообложения не принимаются во внимание при исчислении налогооблагаемой базы (п. 1 ст. 346.18 НК).

• УСН «Доходы минус расходы». Затраты на питьевую воду также подлежат включению в состав расходов, если направлены на создание комфортных рабочих условий труда (Письма Минфина России от 23.03.2020 № 03-03-07/22134). 

Входящий НДС учитывается по аналогии с предыдущими разделами.

Можно ли учесть расходы на подписку при применении УСН

Затраты на подписку, включая как бумажные, так и цифровые издания, недопустимо включать в расчет налоговой базы на УСН «Доходы» (п. 1 ст. 346.18 НК).

Режим УСН «Доходы минус расходы» допускает включение в налоговую базу таких расходов, если приобретаемая литература используется в производственной деятельности.

Может вызвать проблемы с контролирующими органами подписка развлекательного содержания.

Входной НДС учитывается по аналогии с предыдущими разделами.

Как учесть расходы на заправку картриджей при применении УСН

Расходы на заправку картриджей для офисной техники разрешено включать в налоговые издержки исключительно при выборе УСН «Доходы минус расходы».

Стоимость заправки картриджей учитывается следующим образом:

1. Включается в состав материальных расходов.
2. Признается на день оплаты услуги по заправке.

Расходы должны удовлетворять общим требованиям признания расходов для налоговых целей.

При УСН с объектом «Доходы» расходы на заправку картриджей невозможно учесть для уменьшения налогооблагаемой базы (п. 1 ст. 346.18 НК).

Чтобы подтвердить расходы на заправку картриджей, потребуется собрать следующие документы:

• акт приема-передачи выполненных работ по заправке;
• платежные документы, удостоверяющие произведенную оплату (например, платежное поручение, кассовый чек, банковская выписка и пр.);
• иные документы.

Данные расходы необходимо зарегистрировать в разделе I КУДиР.

НДС, уплаченный по услугам заправки картриджей, отражается в учете по аналогии с предыдущими разделами.

Итоги

Хозяйственные расходы УСН можно учесть только при наличии объекта «Доходы минус расходы». Основные правила признания:

• наличие фактической оплаты (если это не товары для перепродажи или аванс);
• экономическое обоснование и документальное подтверждение.

При УСН с объектом «Доходы» учесть хозяйственные расходы нельзя.