Досрочная зарплата в 6-НДФЛ отражается в обязательном порядке. В этой форме должны быть показаны все суммы начислений в пользу наемного персонала. Дата возникновения фактического дохода может повлиять только на отнесение выплаты к определенному отчетному интервалу. Выдача работникам заработка до завершения расчетного периода может возникать по причине ошибочных действий бухгалтерии или в результате намеренного осуществления расчета с персоналом авансом.
Если зарплата выплачена раньше срока, как ее отразить в учете
Работодатель при появлении ситуации с досрочными выплатами доходов должен ориентироваться на письменные разъяснения Минфина и ФНС:
- 01.02.2016 г. было издано письмо Минфина РФ № 03-04-06/4321, его положения дополняются письмами ФНС от 29.04.2016 г. № БС-4-11/7893 и Минфина от 15.12.2017 № 03-04-06/84250;
- письмо ФНС от 24.03.2016 г. № БС-4-11/5106.
В первых двух документах указывается – если зарплата выплачена раньше срока, она выступает в роли авансового платежа. Подоходный налог в этой ситуации не может быть удержан датой фактической выплаты. Удержание и перечисление НДФЛ за расчетный месяц должно производиться не ранее последнего дня этого месяца. Этой же позиции Минфин придерживался в письме от 15.12.2017 № 03-04-06/84250, разъяснив, что уплаченный авансом налог придется вернуть и уплатить заново. В разъяснительном же письме № БС-4-11/5106 ФНС заявляет, что для налогового агента досрочная выплата дохода наемному персоналу приравнивается к фактической выдаче зарплаты. Такая противоречивая позиция налоговых органов не дает возможность сформировать единую методику, по которой будет производиться заполнение 6-НДФЛ, если зарплата выплачена раньше срока.
По нормам НК РФ (п. 2 ст. 223) дата фактического получения наемным работником дохода за отработанное время совпадает с последним днем в расчетном месяце. В 6-НДФЛ этот показатель указывается в строке 100. Письмо ФНС, датированное 16 мая 2016 г. № БС-3-11/2169@ оговаривает, что на идентификацию даты в строке 100 не влияет выпадение этого дня на выходные или праздники.
Если следовать правилу, по которому налог удерживается в момент фактического получения физическим лицом вознаграждения за труд, то НДФЛ должен быть исчислен и удержан из заработка не ранее последнего дня месяца. При досрочной выплате налог не может быть отражен налоговым агентом, его удержание проводится в учетных регистрах со следующей зарплаты. В этой ситуации основные риски связаны с возможным увольнением сотрудника, в результате которого доходов следующего периода может не хватить для погашения обязательств по НДФЛ за предшествующий месяц.
Заполнение 6-НДФЛ, если зарплата выплачена раньше
Форма 6-НДФЛ представлена двумя разделами. В первом показываются сведения о выплаченных персоналу заработках накопительно с начала отчетного года. В этом блоке отражается удержанная за весь период величина НДФЛ, указываются суммарные значения налоговых вычетов, которые фактически были применены к заработку работников.
Во втором разделе прописываются данные последнего отчетного отрезка времени. В нем обязательно делаются ссылки на даты начислений, удержаний и перечислений. Досрочная зарплата в 6-НДФЛ приравнивается к авансу. Подоходный с этих доходов обозначается в месяце, когда появилась возможность фактически удержать налог.
Пример
Работнику по итогам июля 2018 года начислена зарплата в размере 77 500 руб. Налоговые вычеты не применяются, подоходный налог исчисляется по ставке 13%. Объем подлежащего удержанию и перечислению в бюджет НДФЛ за июль равен 10 075 руб.
За июль 2018 года аванс был переведен сотруднику 12.07.2018 г. в размере 35 000 руб. Остаток дохода 42 500 руб. (77 500 – 35 000) был выплачен досрочно 27.07.2018 г. Следующая выдача дохода приходится на 13.08.2018 г. – аванс перечисляется работнику за минусом подоходного налога за июль в сумме 24 925 руб. (35 000 – 10 075).
Если зарплата выплачена раньше срока, в форме 6-НДФЛ за 9 месяцев в Разделе 2 будут отражены такие сведения:
- в строке с кодом 100 указывается дата последнего дня расчетного месяца – 31.07.2018 (этот показатель не зависит от дня фактического перечисления дохода, он привязан к месяцу, за который производятся начисления);
- в строке 110 записывается дата, которой было осуществлено удержание налога – в примере это 13.08.2018 г.;
- в строке 120 вписывается день 14.08.2018 г. (следующий за датой удержания НДФЛ);
- строка 130 – сумма заработка, с которой исчислен подоходный налог, показатель равен 77 500 руб.;
- строка 140 – фактически удержанный налог с досрочно выплаченного заработка (10 075 руб.).