Персонифицированные сведения: что за отчет
Напомним: с 2023 г., если наниматель заключил хотя бы один ГПХ, выплачивает по нему вознаграждение, облагаемое взносами (ОПС, ОМС, ВНиМ, на случай травматизма), ему нужно подать сведения по данному работнику в Соцфонд. Это сведения о трудовой деятельности, которые предоставляются в составе ЕФС-1 не позже дня заключения (прекращения) ГПХ.
Помимо этого, все страхователи ежемесячно подают персонифицированные сведения о сотрудниках, применяя форму отчета (КНД 1151162), утв. Приказом налоговой службы № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022. Бланк данного отчета и правила его заполнения представлены Приложением 2 и 4 к Приказу.
Персонифицированные сведения заменяют бывшую СЗВ-М и данные из отчета входят в состав РСВ (КНД 1151111). Сдавать их начали с января 2023 г.
Кто, как, когда должен сдавать персонифицированные сведения
Бланк по теме:Новая форма отчетности (КНД 1151162) по сотрудникам предназначена для всех нанимателей, в число которых входят:
- предприниматели с сотрудниками;
- физлица (не ИП), нанимающие людей на работу;
- частнопрактикующие лица с нанятым персоналом (детективы, нотариусы, проч.);
- организации;
- главы крестьянских (фермерских) хозяйств.
ВАЖНО! Страхователи на АУСН подобные сведения не предоставляют, они от этого освобождены!
Сведения сдают в ИФНС по месту нахождения организации либо жительства физлица, ИП. Причем, если штат персонала больше 10 чел., сдавать их нужно в электронном виде. При меньшей численности штата (до 10 чел.) предоставлять их можно на бумаге.
При определении численности персонала учитывают тех, кто трудится по ГПХ!
Крайний срок сдачи – 25-е число после закончившегося отчетного месяца. При совпадении 25-го числа с праздничным либо выходным днем его переносят в общем порядке на следующее рабочее число месяца.
Так, к примеру, за январь 2023 г. сведения представляли до 27.02.2023, т. к. 25.02.2023 выпало на субботу и его, соответственно, перенесли на понедельник – 27-е число.
Как предоставлять данные физлиц, работающих по договору ГПХ
В отчет включают данные физлиц, работающих по трудовым и гражданско-правовым соглашениям, а также данные единственного учредителя-директора!
Не требуется представлять персонифицированные сведения по определенным видам гражданско-правовых договоров, к которым относят:
- арендное соглашение;
- обычный договор купли-продажи;
- договор, оформляемый при денежных операциях в форме займа, а также при дарении, бартерном обмене.
Обратите внимание:
- Если у ИП нет работников, представлять персонифицированные сведения ему не о ком. Соответственно, и отчитываться ему по этой форме не нужно.
- Если договор ГПХ заключен с самозанятым лицом либо ИП, наниматель по этим лицам не отчитывается и в отчет их данные не включает. На вознаграждения, которые выплачивают в рамках ГПХ этим лицам, наниматель взносы не начисляет.
Персональные данные человека, с которым заключен ГПД, включают в отчет, даже если в отчетном месяце ему ничего не платили. В этом случае при заполнении бланка отчета вместо сумм проставляют нули!
Заполнение бланка по физлицам, заключившим ГПД
Бланк персонифицированных сведений состоит из титула (стр. 1), раздела с персональными данными и начислениями физлицам (стр. 2). Сведения по трудовым и гражданско-правовым соглашениям, которые сюда заносятся, никак не выделяются.
Если один человек работает одновременно по трудовому договору и ГПД, сведения по нему заносятся один раз, а сумма указывается одна, по всем начислениям в совокупности!
Основные общие правила заполнения персонифицированных сведений
- Показатели записывают слева направо.
- Текст записывают печатными заглавными буквами, суммы (не могут быть отрицательными!) – в рублях, копейках.
- При заполнении вручную используют синий, черный, фиолетовый цвет чернил, а на ПК – шрифт Courier New выс. 16–18 п.
- Заполняют все поля, по которым имеются данные.
- Если денежных (количественных) показателей нет, проставляют нули, в пустующих местах ставят прочерки.
- Запрещаются исправления корректирующим средством, двусторонняя печать, скрепление бумажных листов, приводящее к порче.
Если вы обнаружили ошибку в уже сданном отчете, ее нужно исправить.
Как исправить персонифицированные сведения о физлицах, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Построчное заполнение титула
Титульный лист с общими данными выглядит следующим образом:
- ИНН, КПП – только юрлица.
- Корректировочный номер – «0-» (при первичной подаче сведений). При повторной подаче записывают «1-» и т. д.
- За какой период представляют сведения. Код нужного периода берут из Приложения 3 к Приказу. Например, если речь идет о первом квартале, записывают «21», при ликвидации либо реорганизации компании – «90».
- Отчетный год – пока это 2023-й г.
- Код ИФНС, куда предоставляются сведения.
- В поле «По месту учета» проставляют код места из Приложения 4. Например, ИП записывает здесь код «120», что означает, что он сдает отчет по месту своего жительства.
- Название компании, ФИО ИП либо физлица (не ИП).
- ОГРНИП (актуально только для предпринимателей, глав КФХ).
- При ликвидации, реорганизации нужно указать соответствующий код из Приложения 2, обозначающий форму реорганизации, ликвидации. Например, при слиянии это будет «1».
- Контактный телефон.
- Число заполненных страниц и число листов в приобщаемых документах.
- Кто подтверждает полноту информации: «1» – сам плательщик взносов – либо «2» – его уполномоченный представитель.
- ФИО, подпись, дата.
Построчное заполнение раздела с персонифицированными данными физлиц
Эта часть отчета представляет собой отдельные блоки, куда записывают информацию о работниках и выплатах. Выглядит она следующим образом:
- ФИО;
- СНИЛС;
- суммарная сумма начисленных выплат (вознаграждений) за конкретный месяц (в рублях, копейках).
Данная сумма (стр. 070) должна включать все доходы, выплаченные работнику, причем до момента удержания НДФЛ, и, соответственно, облагаемые взносами.
Что делать при наличии ошибок в данных
Исправлять ошибки можно и целесообразно до сдачи РСВ за период, в который попадает отчетный месяц. Делается это стандартно, путем уточнения сведений с учетом следующего:
- В уточненный вариант отчета нужно включать информацию только по лицам, данные которых уточняются.
- Корректировочный номер записывается в зависимости от того, какая по счету корректировка подается. При первом исправлении ошибок и уточнении сведений проставляют «1-».
- Для того чтобы отменить (аннулировать) неверные данные, проставляют: в стр. 010 – «1», а стр. 070 – прочерк.
- При ошибках в фамилии, имени, отчестве либо в СНИЛС в дополнение к отмененным (аннулированным) данным на этого же человека заполняют раздел с верными данными (стр. 020–070).
- Для исправления неверной суммы выплат в корректировочном варианте отчета нужно указать данные человека и правильную сумму (стр. 070). Но стр. 010 при этом заполнять не требуется.
Для сведения: за нарушение сроков сдачи персонифицированных сведений либо их непредставление (отказ от представления, сдачу ложных либо неполных) сведений в ИФНС могут оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК и ст. 15.6 КоАП. Так как отдельных санкций для этого случая не предусмотрено, возможно наложение общих перечисленных штрафов!
Итоги
Персонифицированные сведения предоставляют в ИФНС по всем работникам (застрахованным лицам), которые трудятся по трудовым либо гражданско-правовым соглашениям. Исключениями являются лишь отдельные виды ГПХ типа договора аренды, дарения либо займа.
Бланк отчета по персонифицированным сведениям включает титул с общей информацией и раздел с данными о работниках и их выплатах. Сам бланк представлен Приложением 2, а правила его заполнения – Приложением 4 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/878@.
Информация о работниках заносится одинаково. Ее указание не зависит от того, по какому договору трудится человек (обычному трудовому либо ГПХ). Если же человек работает одновременно по трудовому и гражданско-правовому договору, его данные указывают один раз, а выплаты по всем договорам суммируют и указывают один раз.