Зачем нужна справка 2-НДФЛ

Зачем налоговые агенты сдают 2-НДФЛ в ИФНС

Справка по форме 2-НДФЛ представляется налоговым агентом в ИФНС для контроля за начислением доходов и удержанием с них налога.

Налоговые агенты – это работодатели, выплачивающие персоналу доход. Они обязаны удержать с этого дохода подохоный налог и передать его в бюджет. Для правильного исчисления налога работодатель должен разработать необходимые регистры, в которых будет вести учет доходов, предоставленных вычетов и начисленного налога по каждому физлицу (п.1 ст. 230 НК РФ).

На основе регистров, налоговый агент заполняет справки по форме 2-НДФЛ и направляет их в ИФНС — по итогам года в составе отчета 6-НДФЛ. С 1 января сроки сдачи отчетности стали едиными — не позднее 25-го числа. Что касается формы 6-НДФЛ, то его нужно подавать не поздне 25 февраля. Индивидуальные предприниматели в отношении своих собственных доходов подают в ИФНС иную форму – декларацию 3-НДФЛ.

Если число сотрудников более 10 человек, то отчетность предоставляется в электронном виде. Если 10 и менее, то документы можно предоставить на бумаге. Не предоставив вовремя в инспекцию справки по форме 2-НДФЛ, налоговый агент может быть привлечен к административной ответственности. 

Для чего нужна справка 2-НДФЛ физическим лицам

Пункт 3 статьи 230 НК РФ обязывает работодателей выдавать сотрудникам по их заявлению справки по форме 2-НДФЛ. Срок выдачи справки о доходах не более трех дней, он установлен ст. 62 ТК РФ.

Справка 2-НДФЛ может понадобиться работнику в самых разных ситуациях:

• при увольнении и устройстве на новое место работы, для правильного расчета отпускных, больничных и для применения налоговых вычетов;
• для получения кредита в банке;
• для получения различных пособий;
• при оформлении пенсии.

Работодатель должен выдать справку за тот период, который указывает сотрудник. Однако согласно НК РФ налоговые документы должны храниться у налогового агента в течение 5 лет (пп.8 п.1 ст. 23 НК РФ). Если сотрудник просит подготовить ему справку 2-НДФЛ за более длительный период, то работодатель вправе отказать ему в этом, ведь нужных сведений может и не быть. 

Обращаться за справкой 2-НДФЛ работник может устно или по заявлению сколько угодно раз. Количество выдаваемых экземпляров законом так же не ограничивается.

Итоги

Справки по форме 2-НДФЛ подтверждают суммы доходов, полученных работниками, а также величину НДФЛ, удержанного с этих доходов. Работодатели ежегодно предоставляют такие справки в ИФНС по каждому работнику (в составле отчета 6-НДФЛ). По просьбе работника справка должна быть выдана ему на руки в трехдневный срок.