Первичные учетные документы

04.01.2024
0
Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в организации факты хозяйственной жизни (операции, сделки). Данные из них переносятся в регистры бухучета, которые являются основой для формирования отчетности. Какие основные формы первичных учетных документов применяются организацией, рассказано ниже в статье.

Данные из первичных учетных документов вносятся в регистры бухгалтерского учета, которые составляют основу для формирования отчетности.

На практике, используются те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утвержден учетной политикой организации. Рекомендуемые для применения бланки приведены в постановлениях Госкомстата РФ:

  • от 30.10.1997 № 71-а;
  • от 18.08.1998 № 88;
  • от 25.12.1998 № 132;
  • от 11.11.1999 № 100;
  • от 21.01.2003 № 7;
  • от 05.01.2004 № 1.

Кассовые и банковские документы, а также, транспортная накладная должны быть идентичны унифицированным формам. Остальные бланки можно видоизменять. Однако, в них должны быть указаны установленные ст. 9 закона РФ "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ обязательные реквизиты.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. В первую категорию входят счета от контрагентов с платежными требованиями. Ко второй группе причисляются бухгалтерская справка-расчет, акт о приеме материальных ценностей и др.

Формы первичных учетных документов могут классифицироваться как:

  1. Распорядительные (так, распоряжение или приказ руководителя организации).
  2. Исполнительные или оправдательные (например, приходные ордера).
  3. Бухгалтерского оформления (в частности, бухгалтерские справки).

По критерию объема содержащихся сведений первичные документы подразделяются на документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции, и на сводные, то есть предназначенные для обобщения данных обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за соответствующий промежуток времени.

Что относится к основной первичной бухгалтерской документации?

С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета.

Что относится к основным формам первичных учетных документов для отражения операций с активами из числа основных средств:

  1. ОС-1 — акт о приеме-передаче объекта ОС.
  2. ОС-1а — акт о приеме-передаче сооружения (здания).
  3. ОС-4 — акт о списании объекта ОС.
  4. Инвентарные карточки.
  5. Инвентаризационная опись основных средств (ИНВ-1).

Что относится к основным формам первичных документов в кадровом делопроизводстве:

  • Т-3 — штатное расписание;
  • Т-7 — график отпусков;
  • Т-6 — приказ (распоряжение) о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха;
  • Т-8 или Т-8а — приказы (распоряжения) по данным формам заполняются при увольнении работника.

С 22.11.2021 отменена обязанность издавать приказ о приеме на работу по форме Т-1. Для оформления трудоустройства достаточно только трудового договора. Если работодатель решит издать приказ, его содержание должно соответствовать договору (закон РФ от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Кроме того, с 01.09.2021 работодатели не обязаны вести личную карточку работников (форма Т-2).

Список первичных документов в сфере начисления и выплаты зарплаты персоналу состоит из форм:

  • Т-12 — для составления табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
  • Т-13 — для оформления табеля учета рабочего времени;
  • несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49, Т-51 и Т-53);
  • лицевых счетов (Т-54).

Первичные учетные документы — это перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков по форме:

  1. КО-1 — приходный кассовый ордер.
  2. КО-2 — расходный кассовый ордер.
  3. КО-3 — в ней регистрируются приходная и расходная кассовая документация.
  4. КО-4 — кассовая книга.
  5. КО-5  — книга для отражения средств, принятых и выданных кассиром.

К первичной документации можно отнести накладные, заказ-счета, акты, доверенности, лимитно-заборные карты (М-8), требования-накладные (М-11). Счет-фактура, в отличие от УПД, не является первичным учетным документом (письмо Минфина № 03-03-06/1/392 от 25.06.2007). 

Первичные бухгалтерские документы — перечень обязательных реквизитов

В утверждаемый учетной политикой перечень первичных документов могут входить только те бланки, которые содержат обязательные реквизиты. Это:

  • полное наименование документа;
  • дата оформления;
  • сведения о фирме — составителе данного документа;
  • суть содержания факта хозяйственной жизни (произведенной операции, сделки);
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с приведением единиц измерения (кг, т, шт, м и др.);
  • наименование должности работника (-ов), совершившего (-их) операцию, сделку и ответственного (-ых) за ее оформление, или наименование должности лица (лиц), ответственного (-ых) за оформление свершившегося события;
  • подписи, фамилии и инициалы данных лиц (работников).

Важная особенность: если бланк первичного учетного документа заполняется в электронном формате, то он должен быть удостоверен электронной подписью вышеуказанных должностных лиц.

Как осуществляется принятие к учету первичных учетных документов, составленных в электронном виде, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Все первичные учетные документы, перечень которых сформирован главным бухгалтером и утвержден руководством компании в учетной политике, обладают юридической силой. 

Итоги

Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции. Систематизированные данные из них переносятся в регистры бухучета, которые составляют основу для формирования отчетности. Основные формы первички указаны выше в статье.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере налогообложения, финансов и права. Общий стаж профессиональной деятельности с 2014 года. За это время успешно работал на должности сотрудника городской инспекции ФНС РФ в отделе камеральных налоговых проверок. Автор множества публикаций по практическому применению законодательства в сфере налогообложения, трудового права, финансов для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончил экономический факультет Юго-Западного государственного университета по специальности «Экономист, специалист по налогообложению».

Посмотрите другие статьи и образцы документов раздела: Первичные документы