Нужна ли печать на справке 2-НДФЛ?

В соответствии со ст. 230 НК РФ, налоговый агент формирует 2 справки о доходах и суммах налога физического лица:

1. п. 2 ст. 230 НК РФ для отправки в налоговый орган по формату Приложения 1 к отчету 6-НДФЛ,
2. п. 3 ст. 230 НК РФ для выдачи физлицу формы КНД 1175018. Данную справку можно запросить у работодателя, тогда – то и возникает вопрос - на справке 2-НДФЛ нужна печать  или нет, также справку можно скачать через личный кабинет налогоплательщика – в этом случае, вопрос о печати не резонен, поскольку документ заверен ЭЦП налогового органа.

Формат приведенных документов утвержден Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (далее-Приказ). Вместе с тем, данный Приказ содержит порядок заполнения только первой справки 2-НДФЛ, при этом нужна ли печать организации там не указано.

Разберемся со справкой 2-НДФЛ, выдаваемой физлицу.

Стоит отметить, что место для печати в форме 2-НДФЛ существовало вплоть до 2015 года. Приказ ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ содержал формат документа по форме КНД 1151078 и порядок его заполнения, указывающий, что на справке 2-НДФЛ нужна печать в обязательном порядке.

Приказ ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ изменил форму, убрав из нее место для печати. Поскольку компании не могли понять - печать на 2-НДФЛ нужна или нет после таких изменений, налоговая служба выпустила соответствующее письмо от 17.02.2016 № БС-4-11/2577@. В своих разъяснениях контролирующий орган указал, что новый порядок заполнения документа не требует проставления печати на справке. А Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ данная справка была переименована в Справку о доходах и суммах налога физического лица. При этом новый порядок также не требовал наличия печати.

Поэтому вопрос в контексте «справка 2-НДФЛ нужна ли печать организации» не является беспричинным, учитывая продолжительность существовании справки и характер ее изменений.

Однако учитывая, что текущий приказ не содержит положений, обязывающих ставить печать на 2-НДФЛ, а НК РФ не регламентирует этот вопрос, то ответ на «нужна ли печать на 2-НДФЛ?» – отрицательный.  

Между тем, наличие или отсутствие печати не отразится на законности справки, поскольку оттиск печати является правом, а не обязанностью лица, что подтверждается п. 5 ст. 2   Закона об ООО и п.7 ст. 2 Закона об АО, ИП также не обязаны иметь печать. 

Применение печати обязательно, если компания или ИП предусмотрит наличие печати на таких документах локальными нормативными актами (ЛНА).

Рассмотрим справку о доходах, которая подается в составе 6-НДФЛ.

Стоит отметить, что наименование 2-НДФЛ еще до 2021 года сохранялось за справкой о доходах, форму которой налоговый агент представляет на основании п. 2 ст. 230 НК РФ в налоговый орган. После издания Приказа ФНС России от 15.10.2020 №ЕД-7-11/753@ 2-НДФЛ стала частью 6-НДФЛ.

В отношении печати важно учесть, что 6-НДФЛ подается при численности от 10 человек в электронном виде, то есть в этом случае применяется ЭЦП и печать не требуется. При численности менее 10 человек, отчет подается на бумаге и обязанности по наличию оттиска печати также не возникает, учитывая отсутствие требований в законодательстве по аналогии со справкой 2-НДФЛ, выдаваемой физлицам. Исключение составляет требования ЛНА.

***

Таким образом, в силу законодательства, если ИП или организация не имеет печать, то вопрос нужна ли печать на 2-НДФЛ очевиден, если же у данных лиц печать есть, то ставить они ее обязаны только, если это предусмотрено локальными документами.