Как рассчитать среднюю численность работников для патента?

Условия для перехода на ПСН и ее применения

Применять патент ИП может, если:

• в российском регионе, где он собирается вести деятельность, этот спецрежим введен и эта деятельность содержится в региональном перечне видов деятельности, по которым применяется ПСН;
• средняя численность нанятых для этой деятельности работников за налоговый период составляет не больше 15 человек.

Для определения средней численности сотрудников следует учитывать людей, которые заняты по всем видам «патентной» деятельности. Установленный лимит для численности общий независимо от количества патентов, которые ИП оформил.

А вот сотрудников, которые заняты в деятельности с другими режимами налогообложения, брать в расчет не надо. Например, если одновременно применяются ПСН и УСН, то сотрудников на «упрощенной» деятельности при определении численности для патента не учитывают. Если ИП привлекает самозанятых по договорам ГПХ, то их при расчете средней численности тоже не учитывают.

Как посчитать среднюю численность

Во-первых, правила определения средней численности наемных сотрудников содержатся в Указаниях, утвержденных приказом Росстата от 22.12.2023 № 678.  В среднюю численность работников включают:

• среднесписочную численность работников;
• среднюю численность внешних совместителей;
• среднюю численность работников по договорам ГПХ.

Согласно п. 15 Указаний, в этот показатель входят штатные сотрудники, как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам (например, находящиеся на больничном, в командировке, в отпуске, в том числе и в учебном, надомники по трудовому договору и др.).

На основании п. 22 Указаний в среднюю численность лиц, с которыми оформлен договор ГПХ, не входят:

• самозанятые;
• другие ИП, с которыми заключен такой договор на оказание услуг;
• лица несписочного состава, не имеющие с ИП договоров ГПХ;
• лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.

Правила расчета средней численности работников для патента такие же, как и на УСН. Это следует из пп. 15 п. 3 ст. 346.12, п. 5 ст. 346.43 НК РФ. Чтобы понять, можно ли применять спецрежим, показатель рассчитывают в соответствии с Указаниями, утвержденными Приказом № 678 от 22.12.2023 по формуле:

Как уже было указано выше, в средней численности учитывают не только среднесписочное количество сотрудников, но и среднюю численность внешних совместителей и физлиц по ГПД.

Средняя численность внешних совместителей исчисляется пропорционально фактически отработанному времени. Средняя численность внешних совместителей за период с начала года и год устанавливается путем:

суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на количество месяцев отчетного периода.

Среднюю численность за месяц или за отчетный период можно определить так:

Средняя численность физлиц по ГПД за месяц = (Численность физлиц, занятых по ГПД на 1-ое число месяца + Численность физических лиц, занятых по договору ГПХ на 2-ое число месяца + ….. + Численность физлиц, занятых по ГПД на последнее число месяца) / Количество календарных дней в месяце.

Наемный работник - это физическое лицо, которое ИП нанял на работу (с которым он, например, заключил трудовой договор). Самого себя ИП не может нанять на работу, поэтому при расчете средней численности работников сам ИП не учитывается. Подтверждение этого можно найти и в форме 26.5-1 заявления на получение патента, утвержденной приказом № КЧ-7-3/891@ от 09.12.2020. В заявлении ИП должен указать, есть ли у него наемные работники и в каком количестве. 

Важно!

Если в момент перехода на УСН с другого режима налогообложения ограничение по средней численности работников в 15 чел. может не соблюдаться, то при переходе на ПСН это условие должно строго выполняться.

Как вести раздельный учет средней численности работников при совмещении УСН и ПСН, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как определить среднюю численность работающих по ГПД

Порядок подсчета такой же, как и для среднесписочной численности основных работников. При этом следует иметь в виду, что лиц, которые заняты по договорам ГПХ, считают только в целых единицах. Не нужно включать в расчет:

• тех, кто одновременно с таким договором трудится и как основной работник, их учитывайте один раз в списочном составе;
• ИП, самозанятых и других лиц, перечисленных в п. 22 Указаний № 678.

Что делать, если показатель изменился

ИП часто спрашивают: что делать, если заявление подавали на патент без работников, а в процессе деятельности появились сотрудники. При этом стоимость патента не зависит от их количества. Например, ИП занимается торговлей или грузоперевозками. Надо ли в таком случае оформить новый патент, в котором будет указано число работников ?

В самом патенте, как и в заявлении, отражена средняя численность сотрудников ИП, даже если размер «патентного» налога определяют по другим показателям. Если их количество не влияет на размер налога, то оформлять новый патент из-за того, что появились сотрудники, не нужно. Право на патент остается, если показатель не превысит 15 человек. Не требуется также обращаться в налоговую, чтобы отразить изменения в действующем патенте: это не предусмотрено НК. Такое разъяснение дал Минфин в письме № 03-11-06/33665 от 30.04.2021.

Вместе с тем нелишним будет сообщить ИФНС, о том, что для «патентной» деятельности наняли работников. Уведомление составляют в произвольной форме, в нем указывают реквизиты патента и количество принятых работников. Его можно подать в налоговый орган лично, отправить по почте заказным письмом с описью вложения или по ТКС.

ИП также интересует, как быть с сотрудниками, которые мобилизованы или служат по контракту. Поскольку уволить их нельзя, можно ли на их место принять других работников и не лишиться при этом права на применение ПСН, так как показатель превысит 15 человек ?

Согласно разъяснениям Росстата от октября 2022 года, призванные по мобилизации работники не входят в среднесписочную, а значит, и в среднюю численность. При этом временных сотрудников в средней численности учитывать нужно. В итоге число работников останется неизменным и право на патент сохранится.

Если у ИП есть необходимость привлечь большее число сотрудников для выполнения определенных работ, он может заключить ГПД с самозанятыми.

Самозанятые не учитываются в средней численности работников ИП. Но нужно следить, чтобы договоры с ними не подменяли фактические трудовые отношения. Иначе налоговый орган может переквалифицировать их в трудовые, а это приведет к негативным последствиям для ИП.

Таким образом, среднюю численность работников для патента рассчитывают так же, как и для УСН.