Как изменить статус УПД в 1С 8.3?

Статусы УПД и их использование

УПД позволяет оптимизировать документооборот, так как объединяет сведения из разной первички, счетов-фактур. Использовать его можно, применяя любую систему налогообложения. Этим объясняется его востребованность и популярность. Но, чтобы его использовать, сначала нужно отобразить соответствующую информацию в учетной политике. Напомним:

1. Бумажная версия рекомендована ФНС в письме № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013.
2. Соответствующие электронные форматы утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023.

Применяемая форма предусматривает два статуса:

• статус «1» объединяет счет-фактуру и передаточный документ (например, приемопередаточный акт ОС, товарную накладную, проч.);
• статус «2» указывает на то, что УПД включает только первичный учетный документ.

Перечень операций, по которым его можно использовать, содержит Приложение 2 в письме ФНС № ММВ-20-3/96@. Здесь же разъясняется назначение статуса «1» и «2».

В каких случаях и как заполнить УПД со статусом «2», подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как формируют данный документ со статусами при работе с 1С

Чтобы понять, как изменить статус УПД в 1С 8.3, обратимся к процессу его формирования с нужным статусом. Особенность процесса состоит в том, что делают это после введения операции. То есть когда нужно оформить ту либо иную операцию соответствующими документами. Так, работая с 1С, для целей учета реализации товаров (услуг, работ либо им. прав) необходимо:

1. Вначале через разд. «Продажи» выйти на документ «Реализация (акт, накладные, УПД)».

2. Кликнув «Реализация», выбрать нужный вид операций. Допустим, пользователь программы (продавец) отгружает продукцию. Следовательно, выбрать ему нужно «Товары»:

3. Заполнить открывшуюся форму, указав данные покупателя, реквизиты договора, сведения об отгружаемом товаре, проч.

4. Выбрать нужный вариант для занесения информации по счету-фактуре (для его формирования). Варианта два (см. внизу формы, с левой стороны):

• кнопка переключателя «УПД»;

Если кликнуть на эту кнопку, то впоследствии сформируется документ со статусом «1» для ЭДО. Печатная версия будет включать лишь УПД (без акта, накладной, счета-фактуры)!

• строка «Выписать счет-фактуру».

Если выбрать данную строку, то в итоге сформируется документ со статусом «2» (для ЭДО), а в печатной версии появятся все формы.

5. Распечатать УПД по кнопке «Печать» либо сформировать его электронную версию для отправки посредством ЭДО любым доступным способом, например по кнопке «ЭДО» - «Отправить электронный документ»:

Отсюда, по сути, и следует ответ на вопрос, как в 1С поменять статус УПД. Подытоживая, отметим: операции проводят через «Реализацию (акт, накладная)». Для отображения статуса «1» либо «2» УПД выбирают соответствующий вариант формирования счета-фактуры. Сам документ формируется непосредственно при печати, а его электронная версия - при отправке через ЭДО.

Дополнительно

Редакция программы 3.0 (с релиза 3.0.83.25) не требует отдельной регистрации счетов-фактур, причем как при выдаче, так и при поступлении УПД. И в одном, и в другом случае можно сразу настроить формирование счетов-фактур для конкретного контрагента. После этого настройки будут переноситься автоматом.

Например, формируя документ «Поступление товаров», можно также нажать кнопку переключателя «УПД». После этого, когда будут формировать (проводить) универсальный передаточный документ, ему автоматом присвоится соответствующая дата с номером. Далее, когда нужно будет сформировать новый документ для этого же контрагента по идентичному договору, соответствующая настройка переключателя появится автоматом.

Изменения второй половины 2024 г.: что учесть

1. С 01.10.2024 применяется обновленная форма (формат) счета-фактуры, что соответствующим образом отображено в ПП № 1137, послед. ред. от 16.08.2024.

2. Электронный формат счета-фактуры и УПД (5.02), введенный Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023, обязателен к применению с 01.04.2025. До этого момента можно использовать версию 5.01. Это также следует учесть в вопросе о статусе УПД в 1С 8.3: как поменять его, как сформировать документ корректно.

3. Отметим также, что с 01.10.2024 привнесены и иные изменения. Так, поменялось отображение строки 5а (счета, УПД) и 5 (счета). Например, строку 5а (Документ об отгрузке) заполняют в счете-фактуре (КСФ) и УПД (УКД) следующим порядком:

• данную строку счета заполняют, указывая реквизиты (название, №, дата) документа реализации - товарной накладной (если товаров нет) либо акта (при наличии товаров в документе);
• данную строку универсального передаточного документа заполняют, указывая его название, номер, дату.

Подробно о форматах универсального передаточного документа, их применении, а также о нововведениях, отображенных в Приказе № ЕД-7-26/970@, налоговая служба разъясняет в письме № ЕА-4-26/2486@ от 04.03.2024!