Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях
Зачем нужна инструкция по делопроизводству?
Инструкция по делопроизводству необходима для установления общих стандартов оформления документов в организации, а также для регулирования приема, отправления и обработки документации.
Вот основные задачи утверждения инструкции по делопроизводству в государственной организации:
- совершенствование делопроизводства;
- повышение эффективности работы с документами;
- установление единообразного оформления документов.
Рассмотрим необходимость в регламентации документооборота на простом примере: приеме входящей корреспонденции. Допустим, он ничем не урегулирован. В таком случае делопроизводитель попросту не знает, что делать со входящими документами и может совершить действия, способные нанести ущерб организации. Если же есть инструкция, в которой прописано, что делопроизводитель обязан в течение одного рабочего дня зарегистрировать входящий документ и передать его руководителю, никаких проблем точно не возникнет, так как обработка документации будет проходить по отлаженной схеме.
Статья по теме: Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству ПодробнееЧто должно быть в инструкции по делопроизводству?
Действующее законодательство не устанавливает строгих требований к инструкции по делопроизводству. Это означает, что руководитель может разработать ее исходя из потребностей конкретной организации. Однако документ получится эффективно применять только в случае, если он будет содержать следующую информацию:
- Данные о целях, задачах и порядке применения инструкции.
- Требования к документированию управленческой и иной деятельности организации.
- Требования к оформлению документов.
- Порядок обработки входящей и исходящей документации.
- Порядок хранения и уничтожения архивных документов.
Иными словами, инструкция должна регламентировать все аспекты работы с документами в организации. Помимо указанной информации она может включать данные о порядке оформления отдельных видов документов. Туда имеет смысл включить образцы документации, которая используется чаще всего.
Статья по теме: Инструкция по делопроизводству в организации Инструкция по делопроизводству в организации поможет наладить документооборот и дисциплинировать персонал. Работники станут ответственнее относиться к бумагам, перестанут нарушать сроки регистрации корреспонденции и совершать прочие ошибки, влияющие на качественную работу предприятия. Что представляет собой инструкция по делопроизводству и как ее составить, читайте в нашей статье. ПодробнееОбразец инструкции по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству в государственных органах обычно утверждается центральным аппаратом и действует во всех территориальных и структурных подразделениях. Например, такова ситуация в МВД России. В данном случае разрабатывать ее с нуля нет никакой необходимости.
Другое дело, если речь идет о небольшой государственной организации, входящей в ведомство, но не являющейся ее структурным или территориальным подразделением. Например, о небольших ФГУП, открытых Министерством обороны и производящей для него сельскохозяйственную или иную продукцию. Конечно, подобные организации могут использовать общую ведомственную инструкцию. Но зачастую это нецелесообразно из-за ее специфики, поэтому лучше разработать собственный внутренний документ.
При его создании можно воспользоваться Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях. Однако он слишком объемный и может вызвать затруднения при использовании в качестве образца. Поэтому мы предлагаем наш собственный образец инструкции по делопроизводству в гос. учреждении, который можно скачать с этой страницы.
