Бланк архивной справки

Архивная справка: что это за документ и для чего он нужен

Архивная справка является юридически значимым документом. В ней должна содержаться достоверная и исчерпывающая информация о предмете запроса. В справке обязательно указываются архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов единиц хранения архивной документации, на основании которой она была сформирована. Справка составляется на бланке организации. Заверенную печатью и подписью ответственного лица справку можно предъявлять по месту требования.

Архивная справка может потребоваться в том случае, если гражданин ищет или восстанавливает документы:

• О трудовой деятельности, награждениях, поощрениях. Обычно такие сведения могут потребоваться при утрате трудовой книжки, при выходе на пенсию или при ее перерасчете, при необходимости подтверждения трудового стажа и т.п.
• Об имущественных правах. Как правило, такие данные нужны при проведении операций с недвижимостью.
• Об образовании. Сведения запрашиваются, например, при трудоустройстве в целях подтверждения подлинности диплома.
• О гражданском состоянии (данные о рождении, смерти, заключении/расторжении брака, установлении опеки и т.п.) и др.

Порядок работы архивов с запросами о выдаче справок приведен в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера», (утв. Росархивом 02.07.2012). Здесь же приведены рекомендуемые формы архивных справок.

Читайте также: Новые сроки хранения документов: таблица

Как получить архивную справку

Порядок получения будет зависеть от того, какая именно справка нужна и за какой период времени. Обращаться за информацией можно, например, в:

• территориальные архивы или в Росархив (в т.ч. через сайт ведомства);
• конкретную организацию, которая может предоставить нужные сведения;
• местные органы власти и территориальные ведомства.

Если организации, в которой работал гражданин, уже не существует, он может заказать архивную справку в государственном архиве или обратиться за помощью к организации-преемнику.

Независимо от того, куда именно обратится гражданин, процедура будет состоять из таких этапов:

• Подача письменного запроса. Заявление пишут в свободной форме или оформляют на бланке, выданном в соответствующем учреждении. Запрос на получение информации можно подать лично или направить почтой, в некоторых архивных организациях возможно и электронное обращение.
• Оплата услуги (при необходимости).
• Получение архивной справки или отказа в предоставлении услуги.

Что будет написано в архивной справке

После названия архивной справки необходимо продублировать текст документа, справку из которого пожелал получить заявитель.

Обратите внимание!  Все данные из документов выносятся в точном соответствии. Расхождения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов нуждаются в пояснениях.

Пояснение пишется в скобках после текста с неточностью, в нем указывается:"Так в документе", "Так в тексте оригинала". В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные создателем документа, не поддающиеся прочтению места текста документа: "Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво".

В графе "Основание" в архивной справке необходимо указать точное название и реквизиты документа, его архивных шифров и номеров листов единиц хранения.

Запрещено включать в справку собственные выводы сотрудников архива.

Образец архивной справки