Акт об утилизации товара (бланк)
Акт об утилизации товара - документ для списания непригодных ценностей. Хотя его составляют в произвольной форме, нужно учитывать актуальные нормы законодательства.
Правовые основания для составления акта
С юридической точки зрения утилизация товара, это документально подтверждённое выбытие материальных ценностей. Согласно ст. 252 НК РФ расходы на утилизацию признают обоснованными, если они экономически оправданы. ФЗ от 06.12.2011 № 402‑ФЗ (ст. 9) требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным документом и акт как раз им и является. ПБУ 10/99 регулирует отражение списания стоимости товара и затрат на утилизацию как расходов. Для отдельных категорий товаров действуют специальные правила: например, утилизация лекарств, опасных отходов или пищевой продукции подчиняется профильным нормативам (ТР ТС 021/2011, ФЗ № 89‑ФЗ и др.). В таких случаях к акту прикладывают дополнительные документы — лицензии подрядчика, паспорта отходов, акты передачи.
Порядок заполнения акта
Кладовщик фиксирует реальное состояние товара и подтверждает, что утилизация действительно проведена. Порядок действий: выявить дефект (например, при инвентаризации или осмотре), издать приказ о создании комиссии (не менее 3 человек), провести осмотр и оформить акт. Если утилизацией занимается подрядчик, прикладывают договор и акт выполненных работ. Обязательные реквизиты акта и как их заполнять:
- Наименование документа, номер, дата — «Акт об утилизации товара» с порядковым номером и датой составления;
- Полное наименование организации, ИНН, адрес;
- Основание для акта в виде приказа о комиссии либо номер инвентаризационной описи;
- Состав комиссии и МОЛ: ФИО, должности, подписи членов комиссии и материально‑ответственного лица;
- Перечень товаров в виде таблицы с наименованием, артикулом/кодом, единицей измерения, количеством, ценой и стоимостью;
- Причина утилизации, например: истечение срока годности, порча, повреждение и т. п.;
- Способ утилизации: самостоятельно либо силами подрядчика (с указанием наименования, лицензии, номера договора);
- Список прилагающихся документов: акт осмотра, договор, акт передачи отходов;
- Даты подписания и подписи участников, включая руководителя, ставят подписи и указывают дату;
- Отметка бухгалтерии о принятии к учёту/списании отходов от утилизации.
Нужно чтобы акт однозначно подтверждал причину выбытия и экономическую обоснованность расходов, а при работе с опасными или спецтоварами были приложены документы, подтверждающие правомерность способа утилизации. Для ответственного лица критично детально описать товар (артикулы, партии, сроки годности) и зафиксировать состояние — фотофиксация и акты осмотра снижают риски претензий. Акт допустимо оформлять в электронном виде с квалифицированной электронной подписью, но обязательные реквизиты при этом сохраняются. Грамотно составленный акт защищает компанию при проверках и возможных спорах.
