При ведении многих видов бизнеса выгодно использовать виртуальную онлайн-кассу. Рассмотрим, в чем ее особенности, и какие есть варианты применения данного устройства.
Виртуальная онлайн-касса в 2020 году: что это?
«Виртуальная» касса онлайн — это кассовый аппарат, который используется удаленно. То есть, непосредственно на месте расчетов (взаимодействия хозяйствующего субъекта с покупателем или клиентом) касса отсутствует, но она полноценно и законно применяется дистанционным способом.
Во всех случаях виртуальная ККМ формирует электронный кассовый чек, и по закону он всегда приравнивается к бумажному (который в данном случае по техническим причинам не печатается и не выдается).
Виртуальная касса может быть:
1. Специальной автоматической ККМ, размещенной в специализированном дата-центре (в «облаке»), где профессионально подготовленные люди обеспечивают ее функционирование и круглосуточную бесперебойную работу.
Распространенные модели таких ККМ — устройства Эфир Pro, Терминал-ФА, PayOnline-1-ФА.
2. Обычной (в общем случае предназначенной для «ручного» использования), которая размещается в офисе хозяйствующего субъекта и задействуется удаленно.
Это может быть вообще любая модель ККМ из числа тех, что включены ФНС в реестр онлайн-касс, разрешенных к использованию. Несмотря на ориентированность на «ручное» использование по умолчанию, касса может быть задействована в режиме автоматической фискализации.
К числу основных пользователей виртуальных касс можно отнести:
- интернет-магазины;
- бизнес, где используются вендинговые аппараты;
- службы такси и другие мобильные сервисы.
Рассмотрим подробнее, зачем нужна виртуальная касса указанным видам бизнеса, и каковы основные способы ее применения.
Виртуальная касса для интернет-магазина и вендинга
Интернет-магазин — объект, где:
- расчеты производятся с несколькими, а иногда с сотнями и тысячами покупателей одновременно;
- расчеты производятся без личного контакта продавца и покупателя.
Использовать обычную «ручную» онлайн-кассу с учетом указанных пунктов просто нереально. Поэтому, законодатель разрешил интернет-магазинам фискализировать расчеты с покупателями на автоматических ККМ, которые формируют только электронные кассовые чеки (п. 5 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Относительно фактического места расчетов, т.е. страницы сайта интернет-магазина, ККМ будет располагаться дистанционно. Это и есть «виртуальная» касса.
Похожая ситуация и с вендингом, поскольку и здесь непосредственного взаимодействия продавца и покупателя не происходит. Как следствие, оформлять бумажный чек и выдавать его клиенту также по закону необязательно, за исключением случаев, когда через вендинг-машину продаются (подп. 2 п. 5.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ):
- маркируемые либо подакцизные товары;
- технически сложные изделия.
Важное условие: на дисплее вендинг-машины должен отображаться QR-код с «зашифрованным» электронным чеком, который покупатель может отсканировать смартфоном. Но сама онлайн-касса необязательно должна располагаться внутри автоматического аппарата для продажи товаров: она также может быть «виртуальной» и, как и в случае с интернет-магазином, автоматической.
Таким образом, для онлайн-продаж и вендинга подойдет как раз автоматическая касса, расположенная в дата-центре. В установленном порядке каждый сайт интернет-магазина и каждый вендинговый аппарат подключаются к его серверам и происходит задействование виртуальной кассы.
Читайте также: Онлайн-касса для ИП на патенте в 2020 году
Виртуальная онлайн-касса для такси
Такси, как и многие другие мобильные сервисы, когда человек взаимодействует с клиентами в разных частях города в течение дня, в принципе, могут пользоваться обычной «ручной» онлайн-кассой и возить ее с собой. Но это во многих случаях не очень удобно и где-то даже рискованно: у ККМ может сесть аккумулятор, устройство может дать сбой и тогда принять оплату и выдать чек без него будет нельзя.
Есть выход: использование виртуальной онлайн-кассы. Технически она должна передавать на смартфон таксиста тот же самый QR-код, который покупатель может отсканировать для загрузки электронного чека вместо бумажного (подп. 2 п. 5.7 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Таким образом, предполагается что касса будет интегрирована с мобильным приложением, используемым таксомоторной компанией.
При этом соответствующая касса необязательно должна располагаться в дата-центре и быть «автоматом»: для такси подойдет и обычная, «ручная» онлайн-касса, размещенная в офисе компании. Нужно только правильно интегрировать ее с приложением.
Читайте также: Онлайн-кассы в 2020 году: изменения
Покупка и аренда виртуальной онлайн-кассы: обзор предложений
Виртуальная онлайн-касса для ИП или ООО может быть арендованной или купленной в собственность. Выбор между покупкой или арендой ККМ напрямую зависит от ее вида.
Если применяется специальная автоматическая касса интернет-магазином или вендинговым ритейлером, то лучше всего ее арендовать. Ведь для устройства такого типа потребуются дополнительные затраты: бизнесу надо иметь собственную инфраструктуру для обеспечения работы онлайн-кассы, как в специализированном дата-центре, т.е. содержание подобной ККМ осилит только достаточно крупная фирма.
Сервисы, предоставляющие услуги по аренде автоматических касс, выполняют всю работу по обеспечению работы ККМ, а во многих случаях поставляют вместе с кассами необходимые приложения для различных вариантов ее «виртуального» задействования. В этом также преимущество аренды кассовой техники.
В свою очередь, если применяется обычная «ручная» касса, то как раз выгоднее ее приобрести в собственность. Особых условий размещения и обслуживания она не потребует.
Приведем примеры известных поставщиков услуг по аренде автоматических онлайн-касс:
- Для интернет-магазинов — АТОЛ (сервис «АТОЛ Онлайн»). Предлагаемая компанией АТОЛ виртуальная онлайн-касса рассчитана как на небольшие, так и на крупные интернет-магазины. Выгода обращения к бренду в том, что в стоимость аренды кассы (порядка 3 000 руб. в месяц) входит подключение к оператору фискальных данных.
- Для вендинга — OFD.ru (сервис Venda). Это тоже универсальный сервис, совместимый с большинством типов современных вендинговых машин. Цена подключения — также порядка 3000 рублей в месяц, услуги ОФД включены.
- А чтобы обеспечить удаленное применение «ручной» онлайн-кассы в такси, можно воспользоваться недорогими сервисами по интеграции ККМ и мобильных приложений для отображения QR-кода. Например, сервисом EKAM.Online для такси (стоимость интеграции — от 960 рублей в месяц).
Пользование виртуальной кассой: на что обратить внимание
Важно иметь в виду следующие нюансы пользования виртуальной ККМ:
1. Во всех случаях хозяйствующий субъект регистрирует ККМ в ФНС на себя — самостоятельно или при посредничестве сервиса, к которому обращается. Это обусловлено тем, что основной технологический компонент онлайн-кассы — фискальный накопитель, в любом случае покупается в собственность, даже если сама виртуальная онлайн-касса арендуется.
2. Фискальный накопитель (ФН) необходимо периодически менять по мере истечения срока его эксплуатации. Накопитель для общего налогового режима работает 13 месяцев, для спецрежимов — 36. Или до тех пор, пока у него не переполнится память.
Покупка ФН — еще одна статья расходов. Накопитель на 13 месяцев стоит около 7000-8000 рублей, на 36 — около 10 000 рублей.
Сервисы-арендодатели ККМ, как правило, оказывают услуги по замене ФН бесплатно. Но сам накопитель арендатору всякий раз надо покупать за свой счет. А если касса «ручная» и размещена в офисе, то замена фискального накопителя происходит силами и средствами ее пользователя.