Учет ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Шаг 1. Что относится к ГСМ и где учитывается в 1С

К ГСМ принято относить три вида материалов, необходимых для эксплуатации автотранспорта:

• Непосредственно топливо - бензин, дизель, СПГ (сжиженный природный газ), КПГ (компримированный, или сжатый, природный газ).
• Масла и смазки - для двигателя, трансмиссионных механизмов, различных электронных и механических агрегатов автомобиля.
• Жидкости охлаждающие и тормозные.

Топливо по объему расхода в разы превышает расходы масел, смазок и жидкостей, поэтому для его учета на предприятиях утверждается особый алгоритм списания, обычно через документ «Путевой лист».

Для учета ГСМ предусмотрен счет 10 «Материалы» и субсчет 10.3 «Топливо»

Для удобства учета в программных продуктах 1С субсчет 10.3 также разделен на 2 подсчета:

• 10.3.1 - обычно для учета топлива, которое еще не передано МОЛ (материально-ответственному лицу), то есть условно хранится на складе;
• 10.3.2 - для ГСМ, которые уже переданы на авто или конкретному МОЛ, но привязка делается именно к ТС.

Обратите внимание. Перечисление ТС для целей учета ГСМ не связано со справочником внеоборотных активов, то есть с ТС, которые, например, отнесены к основным средствам предприятия. Даже если ТС принято к учету, в список к номенклатуре ГСМ его нужно будет внести повторно.

Шаг 2. Как корректно организовать номенклатуру по ГСМ в 1С

Для автоматизации учета карточки по ГСМ лучше учитывать не просто в номенклатурной группе «Материалы», а добавить отдельную группу, например «Материалы ГСМ», чтобы по карточкам с ГСМ задать счет 10.3.

Иначе по общей группе «Материалы» задан счет 10.1 и в документах для правильной проводки нужно будет постоянно исправлять субсчет учета.

Если номенклатура ГСМ обширная, можно еще больше детализировать виды номенклатуры, чтобы задать по каждому виду ГСМ свой алгоритм учета. Например, если моторное масло приобретается для конкретного автомобиля, его можно относить непосредственно на счет 10.3.2-ТСN, минуя складской счет 10.3.1.

Шаг 3. Учет приобретения ГСМ

В связи с вступлением в силу с 2021 года новых федеральных стандартов учета МПЗ ФСБУ 5/2019 «Запасы» вместо ПБУ 5/01 бухгалтерский учет ГСМ производится по фактической стоимости. Кроме прямых затрат, фактическая стоимость ГСМ может включать и другие расходы, указанные в разделе II ФСБУ 5/2019.

Способы приобретения ГСМ, как и списания, необходимо прописать и утвердить в Учетной политике предприятия. Там же должно быть указаны, какие документы и карты — личные или корпоративные — могут быть использованы для оплаты и принятия ГСМ к учету.

Принять к учету поступившие ГСМ можно несколькими способами:

• по кассовым или товарным чекам через авансовый отчет, если водитель или другое МОЛ приобрели их за наличные;

Как отразить в учете списание ГСМ (топлива), приобретенных за наличный расчет? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

при прямой безналичной оплате -

• по кассовым чекам, полученным при оплате картой, корпоративной или личной, через авансовый отчет;
• по заверенным отчетам к банковской карте, если оплата ГСМ проводится напрямую с р/счета компании;
• по приложениям к выписке расчетного счета (накладной, товарной накладной, счету-фактуре);

при косвенной безналичной оплате -

• по корешкам талонов;
• по заверенным отчетам к топливной карте, которые предоставляет выпустившая карту компания;
• по ведомостям и другим документам, подтверждающим получение части топлива из заранее оплаченного объема.

Приход ГСМ делается через счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 60 «Поставщики», 55.04 «Прочие специальные счета». Если в 1С ведутся путевые листы, то авансовый отчет можно оформить непосредственно при составлении Путевого листа (см. шаги 5, 6).

Шаг 4. Формирование документов по приобретению ГСМ в 1С

Рассмотрим оформление документов в 1С и основные проводки на примере оплаты ГСМ через корпоративную карту.

Пример. ООО «МАРИДОР», кроме основного расчетного счета, открыло дополнительный корпоративный счет для расчетов картами через сотрудников компании.

- 10.01.2023 генеральный директор Дорофеев А. И. получил на корпоративную карту 5000 р. для приобретения ГСМ;

- 12.01.2023 он заплатил 2600 р. за заправку бензином АИ-95;

- 14.01.203 - 2200 р. за заправку бензином АИ-95;

- 16.01.2023 Дорофеев А. И. предоставил авансовый отчет и путевые листы за период с 12.01.2023 по 16.01.2023 (оформление а/о и путевого листа рассмотрим в шагах 5, 6).

Учет операций по корпоративным картам ведется на отдельном счете 55.04 «Прочие специальные счета». К данному счету можно открыть отдельную карту каждому сотруднику — подотчетному лицу.

К описанному примеру приведем основные проводки, которые должны формироваться при составлении документов для оприходования ГСМ. В общем случае сумма НДС не признается в НУ, так как обычно при оплате картой документы для зачета суммы НДС не предоставляются.

Пополнение корпоративной карты Дорофеева А. И. можно сделать через Банк и касса - Банковские выписки - Списание. Счет списания — основной расчетный счет организации. При выборе вида операции «Перевод на другой счет организации» активируются все необходимые для операции поля — счет для перевода, счет дебета. Статья расходов «Внутреннее перемещение денежных средств» подставляется автоматически.

Списание средств с корпоративной карты Дорофеева А. И. при оплате ГСМ 12.01.2023 также делаем документом «Списание с расчетного счета», где для списания выбираем счет корпоративной карты, счет учета 55.04, вид операции - «Перечисление подотчетному лицу» - и статью расходов - «Выдача подотчетных сумм».

Аналогично оформляется и выдача на корпоративную карту 14.01.2023 в сумме 2200 р. Обе суммы поступают на счет 71.01 расчетов с подотчетным лицом Дорофеевым А. И. и будут там оставаться до тех пор, пока сотрудник не предоставит чеки и авансовый отчет об использовании средств и приобретении ГСМ.

Приобретение ГСМ по ведомостям, топливным картам, талонам

Обычно такими способами закупки ГСМ пользуются организации на ОСНО и закупающие ГСМ в больших объемах, так как при таких способах оплаты поставщики топливных продуктов предоставляют полный пакет документов, в том числе товарные накладные и счета-фактуры, и покупатель может предъявить НДС к вычету.

Авансовый отчет в данном случае составляется отдельным документом «Авансовый отчет» из раздела «Покупки».

Поступление ГСМ при безналичной оплате нужно сделать документом «Поступление материалов». В общем случае проводки по учету авансового платежа, частичной фактической заправки (частичный забор топлива) и НДС будут такими:

Шаг 5. Способы списания ГСМ для целей бухгалтерского учета

Полученные ГСМ после использования необходимо списать с бухгалтерского учета. Основные способы списания ГСМ:

• по средней себестоимости;
• по методу ФИФО (FIFO) - то есть с учетом динамики стоимости в хронологическом порядке — 1-й пришел — 1-й списан.

Более распространенный метод списания — по средней себестоимости. Он удобен, если используется большое количество однотипного топлива, когда к моменту списания N л топлива типа Т стоимость оставшегося топлива типа Т складывается со стоимостью такого же приобретенного, вычисляется его средняя цена СТ и получается стоимость для списания N * С_Т = Z_NT.

Определять количество N топлива для списания также можно несколькими способами, лишь бы расход топлива действительно был обоснован, привязан к реальным техническим показателям и не вызывал сомнений у контролирующих органов:

• по методическим рекомендациям Минтранса;
• по собственной разработанной методике;
• по фактическому расходу для нетранспортных средств — мотоблоков, бензопил, газонокосилок, тримеров и т. д.

В Методических рекомендациях, утвержденных распоряжением Минтранса России № АМ-23-р от 14.03.2008 (в редакции от 30.09.2021 № ВД-196-р) (далее - МР Минтранса), для легковых и грузовых транспортных средств установлены базовые нормы списания на 100 км. В МР Минтранса приведена методика расчета потраченного топлива в зависимости от вида, типа ТС и поправочных коэффициентов. Поправочные коэффициенты учитывают увеличение или снижение нормы расхода топлива:

• в сельской или городской местности, для чего на трассы общего пользования установлены специальные категории - I, II, III;
• на равнинной или холмистой местности;
• в летний-зимний период;
• в зависимости от веса снаряжения ТС, перевозимых грузов, наличия прицепов, пассажирозагрузки, вида автотранспортных работ и т. д.

Предприятие может самостоятельно установить нормы списания ГСМ. Для этого на протяжении нескольких месяцев и при различных условиях проводятся тестовые замеры расхода топлива на разных ТС, результаты фиксируются специальной комиссией и утверждаются руководителем предприятия. Обосновать такие расчеты необходимо не только для целей бухгалтерского учета ГСМ, но и для налогового учета.

Для различных средств, не являющихся транспортом, списание проводится по акту, составленному и утвержденному специальной комиссией по контролю за расходом ГСМ или обычной инвентаризационной комиссией компании.

Образец акта на списание ГСМ (не для транспорта) скачать

В 1С такое списание делается напрямую со склада со счета 10.3.1, так как бензин АИ-92 в данном случае используется по мере необходимости и не привязан к конкретному объекту.

Документ позволяет сформировать унифицированную форму акта ТОРГ-16 с подписями членов комиссии.

Скачать образец Торг-16

Можно распечатать упрощенный документ «Списание товаров».

Списание ГСМ по Путевым листам

Путевой лист является первичным документом, в котором отражена вся необходимая информация:

• о транспортном средстве — регистрационный номер, марка, модель;
• о лице, эксплуатирующем ТС и являющимся в данном случае материально-ответственным за переданные ГСМ;
• дате и времени, когда ТС находилось в пути, то есть периоде фактической траты топлива и других ГСМ;
• месте отправления, месте назначения, километраже пробега;
• показателях одометра при выезде и по приезде;
• количестве топлива в баке при выезде, возвращении, приобретенного и нормах списания топлива для данного ТС;
• другая необходимая информация и отметки.

Согласно требованиям Федерального закона № 259-ФЗ от 08.11.2007, ч. 2 ст. 6, оформление путевого листа обязательно для предприятий и организаций, которые занимаются перевозкой грузов, пассажиров и багажа.

Путевой лист также оформляется в случае, если ТС принадлежит организации и на нем осуществляются перевозки грузов и пассажиров для нужд этой организации. В данном случае юрлицо выполняет те же функции, что и лицо, эксплуатирующее транспортное средство, согласно Письму МР Минтранса России № 03-525П от 17.03.2017, Постановлению Пленума Верховного Суда РФ № 26 от 26.06.2018, Г, п. 3. Поэтому путевые листы оформляются отдельно на каждое ТС.

Кроме того, ведение путевых листов позволяет контролировать расходы на топливо, особенно в компаниях с большим штатом водителей и несколькими ТС, требующими разных видов топлива, других ГСМ, и имеющими различные нормы их расхода.

Утверждение сезонных норм расхода топлива и других поправочных коэффициентов

Для того чтобы списание топлива было максимально приближено к реальным условиям, МР Минтранса предусмотрено введение поправочных коэффициентов.

В общем виде норма расхода топлива для данного ТС определяется по формуле:

R_ТС = 0,01 × Н_ТС × S × (1 + 0,01 × D),

где R_ТС — расход топлива в пределах утвержденного норматива для данного ТС и рекомендованного вида топлива;

Н_ТС — базовая норма расхода для данного ТС, в л/100 км;

S - пробег ТС в км;

D - суммарный поправочный коэффициент (повышение или снижение относительно базовой нормы).

В п. 5 МР Минтранса приведены повышающие поправочные коэффициенты, например:

Для разных регионов «зимнее время года» приходится на разные периоды. Так, в Московской области это период с ноября по март, а в Ханты-Мансийском АО — с октября по апрель. Для ООО «МАРИДОР» в нашем примере из Ставропольского края зимний период также с ноября по март.

Образец Приказа об утверждении норм расхода ГСМ (скачать)

С приказом также могут быть ознакомлены все МОЛ, которые получают ГСМ. В случае добавления автотранспортных средств нужно издать дополнительный приказ на новые ТС. Методика расчетов и документооборот по учету ГСМ необходимо прописать в Учетной политике предприятия.

Путевые листы: обзор последних изменений

С 2013 года ведение документооборота осуществляется без применения унифицированных форм и предприятия вправе разрабатывать собственные формы документов, которые должны содержать перечень обязательных реквизитов. Образцы форм необходимо приложить к Учетной политике предприятия.

С 01.01.2022 новыми ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» утверждены реквизиты и формы электронного документооборота.

В 2023 году документ «Путевой лист» также получил ряд дополнительных возможностей и расширил функционал использования. Так, Приказом Минтранса № 390 от 28.09.2022 с 01.03.2023 утвержден перечень реквизитов и сведений, которые должен содержать путевой лист.

Поле сведений о собственнике ТС заменено на сведения о лице, которое оформило путевой лист, то есть фактически эксплуатирует ТС, так как часто за рулем авто находится просто водитель компании или арендованный исполнитель. ТС может быть взято в аренду вместе с экипажем.

С 01.03.2023 применяются электронные путевые листы, подтвержденные усиленными квалифицированными и неквалифицированными (через портал «Госуслуги») электронными подписями (УКЭП и УНЭП). Утвержден порядок заверения электронных путевых листов медработниками, ответственными за техническое состояние ТС и материально-ответственными лицами, если за одним ТС закреплено несколько водителей.

 С 01.09.2023 приказом Минтранса № 159 от 05.05.2023 внесены поправки в сведения о водителе, которые теперь содержат информацию о водительском удостоверении и СНИЛС водителя.

Появились также дополнительные возможности для оформления путевых листов (ПЛ). Теперь можно оформлять:

• один ПЛ на один рейс, если его длительность превышает одну рабочую смену;
• несколько ПЛ на нескольких водителей на одно ТС, если они сменяют друга в течение нескольких рабочих смен;
• несколько ПЛ на одно ТС и одного водителя, если он совершает несколько рейсов за смену;
• в электронные ПЛ на одно ТС можно вносить изменения о водителях, если они меняются, а также о смене прицепов и полуприцепов.

Возможности оформления на одно ТС нескольких ПЛ на несколько рейсов или нескольких водителей не предусмотрено.

Как оформлять и заполнять Путевой лист для списания ГСМ в 1С

Для начала учета ГСМ по путевым листам предварительно в 1С нужно сделать настройки функционала: Главное — Функциональность - Запасы.

Тогда в разделе «Покупки» появится пункт «Путевые листы».

В 1С: Бухгалтерия через документ «Путевой лист» можно вести:

• учет фактически истраченного топлива;
• учет остатка топлива в баке ТС;
• контроль показателей одометра с расчетными значениями с учетом указанного километража пробега за рейс;
• оформление авансового отчета;
• списание количества топлива, подтвержденного путевым листом и авансовым отчетом.

Для нашего примера приобретения бензина АИ-95 в январе 2023 года Дорофеевым А. И. предварительно занесем сведения о водителе и автомобиле.

Занесем сведения о транспортном средстве непосредственно из путевого листа при создании первого документа. Для ТС «Лада Веста» по рекомендации производителя норма расхода топлива АИ-95 — 5,9 л на 100 км. Согласно МР Минтранса — 6 л/100 км. Запишем в карточку ТС по учету ГСМ норму от производителя.

Далее во вкладку «Топливо» занесем данные о первой покупке ГСМ на сумму 2600 р. Расходы будут приняты при наличии оригинала кассового чека.

Далее во вкладку «Маршрут» занесем сведения о времени выезда ТС, пункте назначения или маршруте, показании одометра при выезде. Если далее в графе «Показания одометра, км» указать сразу значение при возвращении, то в графе «Расстояние, км» значение будет подставлено автоматически. Если после внесения показаний одометра проставить расстояние в км, то автоматически рассчитается показание одометра на конец поездки.

После проведения документа «Путевой лист» внизу схематично показывается расчет истраченного топлива, а также данные сотрудника, который произвел расчет и будет ставить подпись под расчетом. В нашем примере начальный объем топлива в баке задан 32 л. Если ранее по ТС не было учета, остаток в баке можно занести при вводе начальных остатков или скорректировать остаток на складе.

Документ «Путевой лист» также сформирует проводки, которые были описаны выше в примере. Для этого должны быть корректно заполнены счетами учета разделы для соответствующего вида номенклатуры (см. шаг 2).

Далее путевой лист можно распечатать. Данные маршрута будут расположены на обратной стороне, так что лучше использовать функцию двусторонней печати.

При по нажатию кнопки «Печать» можно не только распечатать документ, но и выгрузить его в формате *.pdf.

При заполнении следующего путевого листа за 14.01.2023 нужно внести информацию о второй покупке топлива на сумму 2200 р. При вводе данных маршрута показания одометра на начало дня 14 января и остаток бензина в баке будут выведены автоматически. Остальные данные нужно заполнить по маршрутному листу.

Журнал учета путевых листов

До 1 марта 2023 года при оформлении путевых листов организации обязаны были вести Журнал учета путевых листов, ф. 8, постановление Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997. Приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022 определил с 1 марта 2023 года перечень реквизитов, которые должны содержаться в путевых листах, а также порядок их ведения. С 01.03.2023, с введением электронных путевых листов, вести Журнал учета ПЛ необязательно. Однако большинство организаций все же сохраняют эту форму учета, так как она содержит подписи лиц, оформляющих ПЛ и отвечающих за его наличие и правильность составления.

Обычно путевые листы в журнал записываются сквозной нумерацией в хронологическом порядке на все ТС и водителей в течение года или месяца.

Образец заполнения Журнала учета ПЛ (скачать)

Если организация не ведет Журнал учета ПЛ, то можно формировать Реестры путевых листов, в которых также ставить подписи лиц, ответственных за составление каждого документа.

Путевые листы для ИП

На сегодняшний день для ИП нет каких-либо особых указаний по ведению путевых листов. Составление ПЛ должно вестись с соблюдением требований последних нормативно-правовых актов - приказа Минтранса № 390 от 28.09.2022, в ред. приказа Минтранса № 159 от 05.05.2023. Так же, как и для юридических лиц, путевой лист, составленный ИП, должен содержать обязательные реквизиты:

• срок (период) ПЛ;
• сведения о лице, оформившем ПЛ;
• данные водительского удостоверения водителя и его СНИЛС;
• назначение поездки.

ИП вправе сам разработать форму путевого лица либо воспользоваться формой, утвержденной постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997 с последними изменениями. Таким образом, ведение путевых листов ИП не имеет каких-либо особенностей и ограничений и может быть автоматизировано в 1С.

Шаг 6. Формирование авансового отчета для списания ГСМ в 1С

Если топливо приобреталось подотчетным лицом за наличные или по корпоративной карте, списать топливо и признать расходы нужно авансовым отчетом подотчетного лица с приложением кассовых чеков.

Если предприятие ведет путевые листы через программные решения 1С, то этим же документом можно сформировать и авансовый отчет по закупке, соответствующей периоду ПЛ.

При заполнении вкладки «Топливо» и наличии правильного остатка по МОЛ на счете 10.3.2 авансовый отчет сформируется автоматически, его можно распечатать как непосредственно из формы «Путевой лист», так и из Журнала операций. А/о из путевого листа по умолчанию имеют префикс «ПЛ», чтобы их можно было отличать от а/о по другим видам расходов.

Корешок авансового отчета (по линии отреза) выдается подотчетному лицу после приема денежных документов и проверки лицом, ответственным за расчеты расхода ГСМ, которое проставляет на корешке авансового отчета свою подпись в подтверждение приема расходных документов.

В приложениях авансовый отчет должен содержать оригиналы денежных документов, реквизиты которых в нем указаны. Только при правильном оформлении первичных документов — путевых листов и авансовых отчетов — расходы будут признаны для целей начисления налогов на коммерческую деятельность.

Шаг 7. Списание ГСМ в других случаях

Кроме расхода топлива по нормативам, возможны другие случаи, когда необходимо списать ГСМ без путевого листа:

• перерасход топлива при наличии оправдательных обстоятельств и обоснований (списывается также путевым листом с приложением документов-оснований);
• перерасход топлива без оснований, когда виновные установлены;
• перерасход, недостача ГСМ, если нет обоснований или виновных лиц;
• списание ГСМ в качестве капитализации затрат к стоимости ОС.

Списания по другим различным основаниям можно делать документом «Списание материалов» с проставлением нужных счетов учета или ручной корректировкой сформированных проводок. Если документ не позволяет внести необходимые сведения или счета, можно воспользоваться документом «Операции, введенные вручную».

Итоги

Материалы типа ГСМ в 1С выделяются в особую группу в связи с большими объемами расходов и важностью функций, которые выполняют транспортные средства в организациях. Учет ГСМ в 1С позволяет максимально автоматизировать контроль за расходами на топливо в разрезе отдельных ТС и материально-ответственных лиц.

Документы, которые можно сформировать в 1С для учета ГСМ, соответствуют всем требованиям законодательства, имеют понятные формы для ввода и имеют возможность вывода на печать в различных вариантах или выгрузки в текстовых электронных форматах. Сложный учет топлива по путевым листам выполнен в программных решениях 1С в удобной наглядной форме и позволяет одним документом провести несколько учетных операций, в том числе и авансовый отчет по приобретению топлива.

Кроме списания по путевым листам по обычным видам деятельности, в 1С можно сформировать проводки и документы выбытия ГСМ по другим основаниям.