Трудовое законодательство сохраняет за работодателем право самостоятельно определять и распределять между работниками предприятия выплаты стимулирующего и компенсационного характера.
Однако такая «свобода действий» на практике далека от абсолютной. Отдав права на распределение денежных средств, государство жестко регламентирует требования к оформлению этих видов выплат. И если для предприятий с частным уставным капиталом перечень минимален (достаточно только приказа собственника), то на предприятиях с бюджетной формой финансирования к данной процедуре привлекается комиссия по распределению стимулирующих выплат и оформляется целый ряд документов, определяющих ее полномочия.
Какие виды выплат относятся к стимулирующим
В организациях с бюджетной формой финансирования к стимулирующим могут быть отнесены выплаты за:
- качество выполняемых работ;
- высокую результативность;
- достижения и интенсивность труда;
- выслугу лет и непрерывность стажа (общего или на конкретном производстве.
Все критерии к выплате стимулирующего вознаграждения, за исключением выслуги лет, отражаются в отраслевых нормативных актах, на основании которых готовится внутренний пакет документов.
Комиссия и локальные нормативные акты по стимулирующим выплатам
В случае если по фонду заработной платы проводится выплата стимулирующего вознаграждения, первое, что истребует проверяющая инстанция – пакет нормативных документов, являющихся основанием для начисления и выдачи денежных средств работникам. Чтобы избежать нареканий и штрафных санкций, к оформлению документов следует отнести ответственно и скрупулезно.
С чего начать? С издания локальных нормативных документов, и на их основании – создания комиссии.
Шаг 1. Разработка «Положения о порядке распределения стимулирующих выплат»
Первый нормативный акт, с которого начинается формирование пакета документов – Положение о порядке распределения стимулирующих выплат.
Положение содержит обязательные разделы:
- Общие положения
- представительская часть, регламентирующая правоустанавливающую роль документа, возможные виды, основания и условия выплат;
- Порядок распределения стимулирующих выплат
- раздел, регламентирующий основные положения о создании и работе комиссии по распределению выплат, документооборота, возможности заявления протестов по результатам распределения;
- Стимулирующие выплаты
- раздел содержит перечень, принцип исчисления и предельные размеры доплат, определяет их коэффициент в зависимости от вида (конкретно по каждому);
- Перечень показателей, наличие которых является основанием для полного или частичного лишения стимулирующего вознаграждения;
- Документация
- раздел регламентирует перечень внутренних документов, наличие которых является основанием для начисления стимулирующих;
- Заключительные положения
- резюмирующая часть, обуславливающая организационные вопросы.
Сторонами, подписывающими данное Положение, является Руководитель организации, и Председатель Профсоюзного комитета, который подписывает документ после обсуждения в заседании Профкома (с указанием номера Протокола и даты заседания).
Шаг 2. Издание приказа о создании Комиссии
На основании подписанного сторонами Положения о стимулирующих выплатах, руководитель предприятия издает административный приказ по предприятию «О создании Комиссии по распределению выплат.
Приказ формулируется в свободной форме. В постановительной части приказа приводится перечень лиц, вошедших в состав комиссии.
После подписания, приказ доводится до лиц, в части касающейся.
Шаг 3. Комиссия по распределению стимулирующих. Начало работы
После согласования и подписания «Положения о порядке распределения стимулирующих выплат», и издания приказа по предприятию, Комиссия, состав которой, с обозначением роли каждого члена комиссии, утверждается Приказом по предприятию, приступает к работе.
Рекомендованная численность комиссии:
- при списочной численности до 300 работников – 5 человек
- свыше 300 человек – по 2 человека на каждые последующие 200 работников.
В состав комиссии включаются представители:
- от администрации,
- член Профкома,
- структурных подразделений.
После формирования комиссии, ее члены разрабатывают Положение о комиссии по установлению стимулирующих выплат, которое утверждается в первом заседании.
По всем вопросам, рассматриваемым в заседании, составляется Протокол заседания комиссии по распределению стимулирующих выплат.
Распределение стимулирующих выплат Комиссией
Заседание комиссии проводится по мере необходимости распределения фонда стимулирования.
После того, как руководителем предприятия будет объявлен размер фонда, и представлены показатели к стимулированию, Комиссия, рассматривая кандидатуры работников предприятия, начинает распределение размера выплат, с учетом личного вклада каждого работника.
Коэффициент личного участия работника может рассматриваться на основании данных представленных администрацией предприятия, либо докладной начальников структурных подразделений.
В ходе заседания составляется Протокол комиссии по распределению стимулирующих выплат, в который вносятся:
- данные о работнике,
- размер определенной Комиссией суммы выплаты (в установленном Положением показателе – баллах, процентах, сумме).
Протокол составляется в двух экземплярах (один – в дело, второй – передается руководителю), подписывается всеми членами Комиссии.
Учитывая нормы, которые предусматривает «Положение о Комиссии по распределению стимулирующих выплат», численность комиссии на момент заседания, не может быть ниже, обусловленной Положением о Комиссии и установочным Приказом по предприятию. В случае отсутствия членов Комиссии по уважительной причине, в ее состав вводятся замещающие кандидатуры, о чем издается дополнительный Приказ по предприятию.
Форма Протокола заседания Комиссии
Унифицированной формы Протокола Комиссии не существует, поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить собственный, наиболее приемлемый для своего документооборота образец протокола заседания комиссии по стимулирующим выплатам, форму которого Комиссия обязана соблюдать и использовать в своей работе.
Однако законодательные нормы определяют наличие основополагающих критериев, которые должны быть включены в форму Протокола, что при разработке собственного стандарта работодатель должен учитывать. К ним относятся:
- дата и порядковый номер протокола;
- информация о членах комиссии (с распределением по ролям – председатель, секретарь, члены комиссии);
- раздел «Слушали», с указанием:
- данных о докладчиках,
- тезисы выступления,
- предложения по распределению выплат,
- конкретизации сумм относительно конкретных кандидатур, с аргументацией по их достижениями и показаниям к получению стимулирующих;
- раздел «Выступили», с указанием:
- данных о докладчиках,
- выдвинутых предложениях по распределению фонда и персонализированному распределению выплат;
- раздел «Постановили», с детальным описанием принятых решений и результатов заседания Комиссии;
- информация о голосовании, с точным указанием распределения голосов.
Оба экземпляра протокола подписываются всеми членами Комиссии, и один из них передается руководителю предприятия, а второй – подшивается в дело.
