Как учесть опоздавшую первичку и признать расходы

08.07.2022
0
Нередко первичные документы, подтверждающие расходы, доходят до бухгалтерии с опозданием. Такое случается по вине, как самих работников, так и контрагентов. Что делать, если бухгалтерия к этому моменту уже отчиталась? Как учесть опоздавшую первичку и признать расходы? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.

Особенности бухучета при опоздании первичной документации

Все факты хозяйственной жизни нужно оформлять соответствующими первичными учетными документами. На это указывает п. 1 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2022. Сведения, зафиксированные в учетной документации, подлежат своевременному отображению по регистрам бухучета, причем вне зависимости от времени поступления подтверждающего факт документа (основание – п. 1 ст. 10 ФЗ № 402).

Из приведенных выше норм следует, что если подтверждающий документ запаздывает, требуемую запись в регистрах делают на основании иных допустимых документов, которые имеются. Это может быть, к примеру, бухгалтерская справка и локальный акт, оформленный на основании данных из договора, а также по скан-образам первичной документации.

Если впоследствии при поступлении оригинала подтверждающего документа обнаружатся несоответствия с тем, что было отображено на бухрегистрах, в учете нужно будет делать корректировки (изменение оценочных значений). Дальнейшие действия предпринимаются с учетом того, когда именно, насколько поздно поступил документ. Рассмотрим 4 ситуации, связанные со временем поступления документа, подтверждающего отображаемую операцию:

1. Первичная документация поступила тогда, в том же году, когда проводилась операция. Тогда корректировочные правки следует отображать:

  • там же, на тех же счетах, где отображали операцию;
  • на месяц поступления документации.

2. Первичная документация поступила после завершения отчетного года, но до даты сдачи бухотчетности. Тогда при выявлении несоответствий корректировать их следует декабрем соответствующего отчетного года, как заключительные обороты. Причем с использованием тех же счетов, что и для операции.

3. Первичная документация поступила после завершения отчетного года и после сдачи бухотчетности (в ИФНС, банк, проч.). Но собственником она пока не утверждалась. Тогда при выявлении значительных несоответствий корректируют их так же, как и в предшествующей, второй ситуации. Бухотчетность, которая сдана, нужно везде пересдать. Если несоответствия несущественные, тогда корректировку отображают так, как описано далее (см. ситуацию 4).

Пересмотренную бухотчетность следует вновь сдать по месту своего нахождения в ИФНС до 31.07 того года, который идет вслед за отчетным. Для АО по отчетности установлен срок – до 30.06 (тоже после отчетного года), а для ООО – до 30.04 (соответственно, после отчетного года).

4. Первичная документация поступила после того, как собственник утвердил бухотчетность. Тогда пересматривать ее не требуется, а корректировки нужно отображать в сопутствующей отчетности текущего года, в котором данная документация поступала. Для этих целей используют сч. 91 «Проч. доходы, расходы» вкупе со соответствующими счетами меняющихся активов (обязательств).

Пример

Март: исполнитель оказал услуги заказчику, но подтверждающий документ вовремя не пришел. Бухгалтерия заказчика оформила на основе сведений из договора бухгалтерскую справку. Бухучет: показана стоимость услуг 100 тыс. р. (с НДС 20 тыс. р. = 120 тыс. р.).

Акт об оказанных услугах с суммой 101 тыс. р. (с НДС – 121 200 р.) бухгалтерия получила лишь в июне. С учетом этого отображают:

1. Март, по справке:

  • Дт 20 Кт 60 – цена предоставленных услуг (100 тыс.);
  • Дт 19 Кт 60 – входной НДС (20 тыс.).

2. Июнь, по полученному акту:

  • Дт 20 Кт 60 – СТОРНО, скорректированная цена предоставленных услуг (100 тыс.);
  • Дт 19 Кт 60 – СТОРНО, скорректированный входной НДС (20 тыс.);
  • Дт 20 Кт 60 – отображение стоимости предоставленных услуг (101 тыс.);
  • Дт 19 Кт 60 – отображение входного НДС (20 200).

Особенности налогового учета по «поздним» документам

Рассмотрим особенности учета для налога на прибыль и УСН (Доходы – расходы).

Налог на прибыль

Учет расходов без первичной учетной документации для целей налога на прибыль не допускается. На это указывает п. 1 ст. 252 НК. Поэтому расходные операции, которые подтверждаются «задержавшимися» документами, отображают как обнаруженную ошибку в том периоде, к которому причисляют данные расходы.

Соответственно, если тот либо иной подтверждающий документ пришел после завершения периода (отчетного, налогового) и сдачи декларации, требуется:

  • внести правки в налоговые регистры соответствующего периода;
  • скорректировать, пересмотрев, базу налога;
  • сдать уточенную декларацию за данный период.

Что делать, если после пересчета налоговой базы возникла переплата налога на прибыль? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демодоступ бесплатно.

Три стандартные ситуации учета по «запоздавшим» документам

1. Предположим, счет-фактура по продукции, учтенной во 2 кв., поступила июлем, до 25 числа. Тогда вычет по НДС можно заявить в декларации, подаваемой за 2 кв.

2. Если не отображение расходов в периоде, к которым они причисляются, стало причиной переплаты налога на прибыль, то операции, подтвержденные запоздавшей документацией, можно показать в текущем периоде, т. е. когда она поступила, на следующих условиях:

  • декларация за текущий период не является убыточной (прибыльна);
  • на дату ее сдачи со дня уплаты налога согласно декларации, где пропущена операция, не прошло 3 года.

Тогда корректировать налоговые регистры и базу налога, а также сдавать уточненку не требуется.

3. Документ, удостоверяющий расходы уже за завершившийся период, оформлен после его завершения, но до сдачи декларации. Его учитывают в том периоде, к которому причисляют расходы, и включают в сдаваемую декларацию. Так, если акт об оказанных в марте услугах оформлен и поступил до 05.04, его учитывают, включают в декларацию за 1 кв.

УСН (Доходы – расходы)

Расходы по УСН следует подтверждать соответствующими документами и признавать после фактической оплаты. При оплате стоимости продукции, приобретенной для целей перепродажи, действует обязательное условие: расходы надлежит признавать по мере реализации продукции.

Расходы учитывают в периоде, когда поступили запоздавшие документы, если:

  • переплата налога по УСН вызвана не отображением расходов в периоде, к которому их причисляют;
  • декларация за текущий период не убыточна;
  • со времени периода, к которому причисляются расходы, прошло не больше 3 лет.

Тогда базу налога не корректируют, а уточненку не сдают. В других ситуациях для точного учета расходов по запоздавшим документам нужно делать правки в КУДиР и сдавать уточненку по УСН.

Как учесть НДС по документам, поступившим с опозданием

Как свидетельствует пп. 1, 1.1 ст. 172 НК, входной НДС принимается к вычету при наличии счета-фактуры. По запоздавшим документам вычет применяется по специальной норме:

  1. Счет-фактура поступила от продавца после завершения отчетного квартала, когда учитывались услуги, работы, продукция, но до 25-го месяца, следующего за данным кварталом.
  2. Тогда входной НДС заявить к вычету можно на протяжении 3 лет и именно с того квартала, в котором учтены услуги, работы, продукция.

Наглядный пример. Допустим, в марте оказаны услуги, счет-фактура пришла 08.04. Тогда счет регистрируют в книге покупок за 1 кв. и за него же заявляют вычет по налогу.

Далее, если декларация по НДС сдана 20.04, а счет по оказанным услугам поступил 22.04, его регистрируют в дополнительном листе книги за 1 кв., и сдают уточненку по НДС.

Входной НДС по авансовому счету принимают к вычету исключительно на период поступления данного счета и никак не раньше.

Когда отгрузочный счет поступает после завершения срока сдачи декларации, входной НДС к вычету можно принять в любом квартале, начиная с того, когда собственно и поступил счет, на протяжении 3 лет после учета услуг, работ, продукции.

Организации, ИП на УСН (Доходы – расходы) учитывают данный налог в расходах вкупе с признанием расходов, к которым причисляют налог.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

Посмотрите другие статьи и образцы документов раздела: Первичные документы
Оставить комментарий