При расширении своих коммерческих интересов, компании открывают дополнительные подразделения в виде филиалов и представительств, находящиеся отдельно от места их первичной регистрации по юридическому адресу. Такое право есть у них на основании ст. 55 ГК РФ. Обособленные подразделения могут быть открыты в любых регионах страны, других муниципальных образованиях. Главное условие — это территориальная удаленность от местонахождения головного центра и наличие оборудованных рабочих мест, существующих более 1 месяца, о чем прямо сказано в ст. 11 НК РФ.
Если Гражданский Кодекс говорит только о филиалах и представительствах, то в Налоговом Кодексе приводится более расширенное понятие отделений компании. Ими могут быть филиалы, представительства и другие обособленные подразделения.
Какие документы нужны для регистрации обособленного подразделения
Открытие отдельного подразделения со статусом филиала или представительства фиксируется следующими внутренними документами:
- Решение учредителей компании об открытии фирменного филиала или представительства и созданный на его основании Приказ;
- Подписанный договор аренды или купли-продажи расположенной отдельно площади;
- Приказ о назначении руководителя филиала (представительства);
- Оформленная доверенность на имя директора обособленного подразделения;
- Положение о подразделении, уточняющее месторасположение, открытие расчетного счета, расчет зарплаты по персоналу и прочие важные моменты.
Приказ о создании обособленного подразделения является основанием для внесения изменений в учредительные документы. При этом устав, учредительный договор либо переписываются в новой редакции, либо дополняются отдельным документом.
После оформления первичного пакета документации, наступает следующий этап: подача заявления в органы ФНС.
При этом подготавливаются заявления по формам Р13001 и Р13002, где указываются вносимые изменения в учредительные документы в виде открытия филиалов или представительств. К ним прилагаются следующие копии:
- новой редакции устава фирмы или дополнительного документа к уставу;
- положения о филиале (представительстве);
- свидетельства о гос. регистрации компании;
- приказов о назначении руководителей подразделений;
- квитанция или платежное поручение, подтверждающие уплату госпошлины.
Потребуется также последняя выписка из ЕГРЮЛ головного предприятия.
Регистрация филиала или представительства происходит на основании внесения изменений в ЕГРЮЛ.
Подразделение может иметь отдельный расчетный счет, свою печать и выделяться на самостоятельный баланс. В случае, если подразделение наделяется полномочиями начислять заработную плату, и об этом сказано в Положении о филиале, представительстве, то отдельно регистрировать его в органах ПФР и ФСС не нужно: органы ФНС самостоятельно уведомят их об этом.
Документы для регистрации обособленного подразделения без статуса филиала или представительства
Более упрощенный вариант с точки зрения юридической регистрации — открытие обычного подразделения (ОП) без придания ему статуса филиала (представительства). Например, открытие дополнительного магазина, организация отдельного склада и прочее. В этом случае никаких изменений в Устав общества и, соответственно, ЕГРЮЛ вносить не надо, достаточно направить в ИФНС по месту регистрации Сообщение по специальной форме С-09-03-1 о создании обособленного подразделения российской организации (за исключением филиалов и представительств).
Процедура регистрации: куда и в какие сроки подаются сведения
Об открытии всех своих подразделений следует уведомить ФНС не позднее 1 месяца со дня его открытия. Если открывается филиал, то срок отсчитывается с точной даты принятого решения о его создании. Если это обычное ОП, открытое по ст. 11 НК, то срок начинается со дня организации рабочих мест – принятии на работу первого сотрудника.
При смене наименования или адреса подразделения, необходимо уведомить органы ФНС в течение 3 рабочих дней после регистрации данных фактов.
Сообщение об открытии ОП с приложенными документами подается в налоговый орган по юридическому адресу регистрации фирмы. Здесь возможны варианты представления:
- электронно – через провайдера ТКС;
- заказным ценным письмом с описью вложения;
- через портал Госуслуг или в личном кабинете на сайте ФНС;
- путем посещения налоговой инспекции, в этом случае для представителя организации потребуется доверенность.
ИФНС по месту регистрации без участия налогоплательщика передает сведения в налоговую службу по месту открытия подразделения. Подразделение регистрируется с тем же ИНН, что и у самой организации, но с отдельным КПП. Уведомление о регистрации ОП можно будет получить в ФНС, зарегистрировавшем его спустя 5 рабочих дней: столько времени по законодательству отводится на регистрацию.
