Служебная записка на представительские расходы

Можно ли использовать служебную записку для оформления представительских расходов

Налоговый кодекс не устанавливает обязательных документов, форм для оформления представительских расходов (п. 2 ст. 264 НК). Но при этом он обязывает налогоплательщиков обосновывать, подтверждать подобные траты для целей налогообложения (применительно к ст. 252 НК). Если документального подтверждения не будет, такие расходы по НК нельзя учитывать для целей налогообложения прибыли.

Поэтому компании сами выбирают, какие документы в таких случаях использовать, разрабатывают для них формы, закрепляя все это в локальных документах. Служебная записка может быть одним из таких документов, используемых как способ решения конкретных рабочих вопросов. Она является распространенным документом, применяемым во внутренней деловой переписке. Примечательно, что в нее можно включать, по сути, любую рабочую информацию (пояснительную, аналитическую, материального характера, проч.). Пишет ее в общем случае нижестоящее должностное лицо вышестоящему.

Назначение, составление служебной записки при оформлении представительских расходов

В рассматриваемой ситуации служебная записка на представительские расходы имеет материальную направленность, составляется для того, чтобы:

• запросить денежные средства на конкретные цели (представительские расходы на проведение деловой встречи, переговоров, иных официальных мероприятий);
• доказать необходимость запрашиваемых денежных ресурсов, используемых в деловых целях;
• обосновать заявленные размеры данных представительских трат.

Как оформить авансовый отчет по представительским расходам, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Составителем записки чаще всего является сотрудник, который назначен ответственным лицом за подготовку, проведение официального мероприятия. Обычно в этом качестве выступает конкретное должностное лицо (начальник, заведующий отделом, др.). Но составить ее может, по сути, любой сотрудник, который участвует в организации официального мероприятия и совершил траты, связанные с ним. Обычно перечень данных лиц оговаривается в Положении о представительских расходах (ином локальном акте, принятом в организации).

Составитель пишет служебную стандартно на имя главы организации, например директора, который, оценив целесообразность просьбы составителя, одобряет либо не одобряет выделение средств. Одобренная служебная записка передается в бухгалтерию для выдачи денег.

Как написать служебную, каких правил придерживаться

Типовой формы для служебной на представительские расходы не предусмотрено. Составляют ее в произвольной форме. Организация также может разработать специальную форму для такого документа, закрепив ее на локальном уровне. Тогда составителю нужно будет ее попросту заполнить и отдать главе организации на рассмотрение.

При составлении (разработке) следует руководствоваться общими рекомендациями по созданию документа, правилами оформления его реквизитов, обозначенными ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Приказ Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016, послед. ред. от 14.05.2018).

Структура документа

Служебную записку, как и обычный официальный документ, можно условно разделить на три составные части.

Первая: «шапка» документа, включающая его название, дату, место составления, данные составителя и адресата.

Вторая: основная часть, где описывается суть вопроса.

Третья: заключительная, с приобщаемыми документами, подписью составителя, (утверждающей, неутверждающей) визой руководителя организации.

Содержание документа

Текст пишется от первого лица, оформляется в виде обращения к вышестоящему должностному лицу (главе организации), включает просьбы, предложения. Составитель в служебке на представительские расходы должен указать:

• кому адресуется записка (Ф. И. О., должность руководителя организации, к которому он обращается);
• кто ее написал (свои инициалы, должность, отдел);
• развернутое, уточняющее название документа, универсальный вариант - «Служебная записка на представительские расходы»;
• с какой целью написана служебная, просьбы составителя, т. е. перечень расходов, которые потребуются на проведение, обслуживание планируемого мероприятия, и их обоснование (уточняется, на какое именно мероприятие требуются деньги, когда, где оно будет проводиться), просьба выделить на них средства;
• приобщаемые подтверждающие документы (программа мероприятия, смета планируемых расходов, договоры, счета, проч.);
• свою подпись с расшифровкой.

В данном случае речь идет о планируемом в недалеком будущем мероприятии (о грядущих сопутствующих расходах). Составитель записки может передать ее адресату сам либо через уполномоченного работника.

Служебная записка на представительские расходы, образец с условными данными

Допустим, ООО «Василек» планирует официальный прием. Цель приема: поддержание взаимовыгодного сотрудничества, обсуждение, заключение долгосрочного договора поставки с деловым партнером - ООО «Ромашка». В рамках мероприятия планируется ознакомление с ассортиментом продукции ООО «Василек», проведение переговоров, заключение договора.

Во время переговоров предусмотрено буфетное обслуживание, на которое требуются средства. Для целей их выделения начальник отдела (Петров В. Л.), который занимается организацией мероприятия, пишет служебную записку на представительские расходы на имя директора (Иванова И. А.) следующего содержания:

Итоги

Формат служебной записки нередко используется для решения вопросов, связанных с предстоящими представительскими расходами. Ее может написать ответственное за организацию, проведение официального мероприятия должностное лицо. Служебная адресуется главе организации, содержит просьбу о выделении средств под конкретные расходы с их обоснованием.